Manajemen Aset Bergerak

Manajemen aset bergerak dimaksudkan pada pemakaian aset diantaranya seperti movable diesel compressor, pompa diapragma, manifold, exhaus, selang angin, air winch, breathing apparatus dan alat berat seperti forklift yang digunakan untuk pekerjaan di luar area pabrik mengikuti proyek pekerjaan tetapi aset tersebut disimpan serta dirawat di lokasi pabrik ketika tidak sedang digunakan atau sudah selesai pekerjaan proyeknya sehingga harus terdapat serah terima yang jelas dan lengkap ketika aset bergerak dikirim ke proyek dan ketika dikembalikan ke penyimpanannya.

Melihat kondisi ini diperlukan minimal 1 orang tenaga maintenance sebagai pelaksana perawatan aset bergerak ini ketika berada di pabrik serta mengetahui kondisi terakhir aset bergerak ini. Pelaksana ini biasa di sebut field maintenance officer dan dilibatkan saat pelaksanaan proyek di site plant. Field maintenance officer hanya bertangung jawab kepada departemen maintenance di pabrik, bukan ke departemen proyek.

Apa saja peralatan katagori aset bergerak ini?

Tergantung bidang jasa perusahaan masing - masing. Sebagai contoh perusahaan penyedia jasa perbaikan jalan raya atau jalan layang, maka peralatan aset bergerak diantaranya wheel loader, excavator, movable compressor, hammer jig dan peralatan lain penunjang pekerjaan proyek tersebut.

Contoh lain berdasarkan pengalaman penulis di perusahaan jasa lingkungan hidup, katagori aset bergerak dibidang pekerjaan pembersihan tank kapal pengangkut minyak bumi milik perusahaan nasional terbesar, maka aset bergerak diantaranya movable diesel compressor, pompa diapragma, manifold, exhaus, selang angin, air winch sampai dengan breathing apparatus, bahkan alat berat bisa masuk ke dalam katagori ini.

Berikut proses serah terima aset bergerak antara general affair, maintenance dan proyek

Pengiriman aset bergerak

Mendata pengiriman aset bergerak apa saja sesuai permintaan departemen proyek melalui pemberitahuannya minimal 1 minggu sebelum hari pengiriman peralatan karena biasanya tidak semua aset bergerak tersimpan di pabrik minta dikirimkan ke proyek sehingga mengurangi biaya transportasi dan akomodasi aset bergerak.

Informasi permintaan dikirim minimal 1 minggu sebelum pelaksanaannya dimaksudkan supaya memberikan kesempatan kepada:
  1. Departemen general affair mempersiapkan pemberangkatan aset bergerak ini, tidak menutup kemungkinan perlu mobilisasi alat berat seperti forklift dan crane ketika proses muat barang.
  2. Departemen transportasi mempersiapkan armada pengiriman berikut dokumen manifest, kendaraan, supir dan uang jalan.
  3. Departemen maintenance melakukan pengujian akhir peralatan agar mencegah adanya kerusakan saat dioperasikan di lapangan dan mempersiapkan sparepart jika terjadi kerusakan selama pemakaian di proyek.
manajemen aset bergerak

Daftar aset bergerak dimasukan dalam form pengiriman dan penerimaan aset bergerak beserta jumlah dan spesifikasinya dan aset bergerak tersebut segera dilakukan pengemasan agar terpisah dari aset bergerak lain yang tidak diperlukan.

Melakukan serah terima aset bergerak kepada departemen proyek dengan menanda - tangani form pengiriman dan penerimaan aset bergerak tetapi sebelumnya departemen proyek sudah memastikan juga secara fisik aset bergerak tersebut.

Form serah terima aset bergerak dibuat rangkap, salah satunya dipegang field maintenance officer sebagai catatan daftar alat dan sebagai surat jalan pendukung manifest.

Dokumentasikan aset bergerak terkirim sehingga bisa menjadi gambaran kondisi fisik aset bergerak saat sebelum dan sesudah dipakai proyek.

Penerimaan aset bergerak

Departemen proyek memberikan informasi perihal pengiriman balik aset bergerak melalui pemberitahuan minimal 1 hari sebelum hari kedatangannya aset bergerak. Pemberitahuan ini disampaikan secara resmi melalui email perusahaan mengetahui direksi.

Jika ada kendala penerimaan di pabrik misalnya belum ada alat berat proses pembongkaran atau personel sedang berhalangan hadir dan kendala lainnya maka pihak pabrik melalui general affair akan mengajukan permohonan penundaan waktu pengiriman balik aset bergerak. Delay ini akan menimbulkan biaya sewa tempat dan biaya operasional proyek.

General affair, maintenance dan proyek bersama - sama melakukan pendataan aset bergerak. Depertemen proyek memberikan keterangan di kolom keterangan bagi aset bergerak rusak atau jumlahnya tidak sesuai dibandingkan jumlah saat pengiriman dan segera dibuatkan berita acara. Penanggung jawab berita acara adalah departemen proyek.

Ketika terjadi kehilangan dan kerusakan aset bergerak bukan disebabkan karena kelalaian, maka segera dibuatkan pengajuan pembelian mengganti aset rusak atau hilang tersebut.

Bersama - sama menanda tangani form pengiriman dan penerimaan aset sebagai bentuk closing

Proses pengiriman dan penerimaan aset bergerak untuk keperluan pekerjaan proyek diluar pabrik semuanya harus terdokumentasi dengan baik dan mengikuti prosedur standar terkait tingginya resiko aset bergerak tersebut hilang selama masa proyek berlangsung, sehingga pada saat kembali ke penyimpanan di pabrik sudah terindikasi dengan baik oleh masing - masing bagian.

Field maintenance officer tetap melaksanakan tugasnya. Aset bergerak setelah selesai pendataan maka segera dilakukan pencucian untuk menghilangkan pengaruh lingkungan proyek seperti kontaminasi garam laut atau cairan asam. Selanjutnya untuk aset bergerak kategori bukan mesin dilakukan pelumasan dengan oli atau rust remover supaya tidak korosif selama penyimpanan di pabrik.

Aset bergerak kategori mesin seperti diesel kompresor diperlakukan berbeda karena
  • Perlu perawatan berkala.
  • Perbaikan saat terjadi kerusakan di proyek
  • Perawatan berupa pemanasan setiap hari.
Keseluruhan aset bergerak wajib mengantongi ijin operasional termasuk ijin KLHK bagi yang bergerak di sektor lingkungan hidup dan wajib memperpanjang ijin setiap tahun agar selalu bisa beroperasi.

Kecuali untuk jenis alat berat seperti forklift, wheel loader dan excavator, izin operasionalnya adalah SILO (Surat Izin Laik Operasi) yang dikeluarkan Dinas Ketenaga Kerjaan dan Transmigrasi, dengan perpanjangan izin SILO dilakukan setiap tahun / diperbaharui.

Termasuk juga operator - operator yang menjalankan aset bergerak ini wajib mengantongi Surat Izin Operasi (SIO). Pelanggaran terhadap operator karena tidak memiliki SIO akan terbitnya SWO (Stop Work Operational) oleh safety officer pemilik proyek. Untuk itu, izin - izin tersebut harus ada dan selalu diperbarui setiap tahunnya dengan dikoordinasikan oleh staff legal pabrik. Bukti pemeliharaan serta daftar aset bergerak juga diperlukan saat pengajuan perpanjangan ijin operasional.

0 Comments