Manajemen Gudang Sparepart

Manajemen gudang sparepart bertujuan mencegah adannya stock out sparepart dan menjamin ketersediaan sparepart saat diperlukan sehingga kelancaran proses perbaikan peralatan dapat berjalan efektif melalui pengelolaan dibawah kewenangan departemen PPIC atau departemen Supplay Chain tetapi tidak menutup kemungkinan kewenangannya berada di departemen Maintenance tergantung tinjauan kepentingan operasional pada stuktur organisasi pabrik, diawasi seorang penyelia lapangan (supervisor).

Manajemen gudang sparepart memiliki hubungan langsung ke bagian pembelian sparepart dan bagian keuangan perusahaan. Permintaan pengadaan sparepart dibuat oleh user seperti operator mesin produksi, operator alat berat, supir kendaraan pengangkut dan bagian lainnya seperti departemen general affair dan HRD.

Fungsi supervisor gudang sparepart secara garis besar adalah menjaga ketersediaan barang / sparepart saat perbaikan dan perawatan aset perusahaan. Ukuran keberhasilan supervisor gudang sparepart adalah tidak terjadi stock out yaitu kondisi pada saat aktual sparepart jumlahnya di bawah minimum stock.

Supaya lebih jelas lagi gambaran mengenai tanggung jawab supervisor gudang sparepart sebagai berikut:
  1. Memeriksa dan menerima sparepart pembelian purcashing. Setelah sparepart dinyatakan sudah sesuai spesifikasi dan jumlah permintaan user, selanjutnya memasukan data sparepart ke dalam transaksi stock sebagai penambahan jumlah stock.
  2. Membuat data ketersediaan stock dan membuat permintaan pengadaan sparepart pada saat stock akhir sparepart mendekati stock minimum.
  3. Mengeluarkan sparepart pada perbaikan dan perawatan mengikuti prosedur.
  4. Membuat laporan posisi stock setiap bulan.
Terkait poin nomer 3 prosedur mengeluarkan sparepart, berikut contoh cara mengeluarkan sparepart pada perbaikan dan perawatan dan pernah diterapkan oleh penulis di salah satu perusahaan, bisa dijadikan referensi pembuatan SOP gudang sparepart:
  1. Mengeluarkan barang dari gudang sparepart menggunakan PKB (Perintah Kerja Bengkel)
  2. Mengeluarkan barang dari gudang sparepart menggunakan WO (Work Order)
manajemen gudang sparepart

1. Mengeluarkan barang dari gudang sparepart menggunakan PKB (Perintah Kerja Bengkel)
  1. Operator mesin produksi, operator alat berat dan supir kendaraan mengajukan permintaan perbaikan kepada bagian administrasi departemen maintenance dengan bukti diterbitkannya PKB yang ditanda tangani oleh admin departemen maintenance dan operator.
  2. PKB tertera masalah berikut kemungkinan keperluan sparepartnya serta data hour meter maupun kilo meter saat dilakukan perbaikan.
  3. PKB diterima mekanik dan segera dilakukan perbaikan.
  4. Mekanik akan meminta sparepart ke gudang sparepart baik data sparepart sudah tertulis di PKB maupun sparepart tambahan hasil analisa mekanik sendiri tetapi sparepart tambahan ini belum dituliskan di PKB.
  5. Ketika didapati ada sparepart tertentu tidak tersedia di gudang sparepart maka akan segera dibuatkan pengajuan pembelian ke bagian pembelian.
  6. Memotong jumlah stock atas pengeluaran sparepart tersebut.
2. Mengeluarkan barang dari gudang sparepart menggunakan WO (Work Order)
  1. User mengajukan permintaan perbaikan maupun pengadaan sarana / fasilitas peralatan yang tidak terdapat hour meter maupun kilometer, pengajuan permintaan perbaikan dialamatkan ke administrasi departemen maintenance serta dituangkan dalam bentuk WO.
  2. WO ini didistribusikan ke bagian terkait seperti bagian welding / fabrikasi dan bagian electric agar segera ditindak lanjuti.
  3. Welder atau electric akan meminta ke gudang sparepart, apa saja keperluan sparepartnya baik tertulis di WO maupun belum dituliskan di WO.
  4. Petugas gudang sparepart segera memenuhi permintaan tersebut dan memberikan sparepart kepada welder / electric, atau segera membuat pengajuan pembelian sparepart ke bagian pembelian jika sparepart tersebut tidak tersedia.
  5. Petugas gudang sparepart akan memotong stock atas pengeluaran sparepart tersebut.
PKB dan WO adalah form baku terdaftar dalam catatan mutu digunakan untuk mengajukan permintaan perbaikan atau pengadaan sarana. PKB dipakai untuk peralatan yang memiliki hourmeter atau kilometer sedangkan WO dipakai untuk peralatan yang tidak memiliki 2 alat pengukur tersebut. Bahasa lain untuk PKB atau WO di perusahaan berbeda diantaranya RJO (Repaire Job Order), EJO (Engineering Job Order), LKA (Laporan Kerusakan Aset).

Stock opname dilakukan sebulan sekali dengan diawasi langsung dari bagian keuangan, sebagai auditor untuk audit sparepart. Auditor secara random mengambil contoh sparepart dan memeriksa lalu lintas transaksi stock sparepart tersebut. Jika ditemukan adanya ketidak sesuaian antara jumlah aktual tersimpan di rak gudang sparepart dengan pelaporan database maka auditor berwenang mendapatkan penjelasan supervisor gudang sparepart dan manager terkait.

Berapa jumlah orang bekerja di gudang sparepart?

Umumnya, selain supervisor gudang sparepart, masih ada lagi 1 orang administrasi, 1 orang menyusun dan merapikan barang - barang sesuai tempatnya dan 2 orang melayani penerimaan dan pengeluaran sparepart. Jadi total sekitar 5 orang berikut sudah termasuk petugas pelaksana penggantian sparepart ban bagi plant pemilik armada transportasi dalam jumlah besar.

Layout gudang sparepart terdiri dari beberapa rak besi / gondola. Penempatan sparepart fast moving ada di gondola paling dekat pintu keluar. Keseluruhan sparepart dikelompokan berdasarkan spesifikasi dan peruntukannya. Penataan gudang sparepart dibuat serapi mungkin memudahkan pencarian sparepart permintaan user serta memudahkan penyimpanan.

0 Comments