4 Cara Mengurangi Biaya Material Ini Bisa Mendongkrak Gross Profit

4 cara mengurangi biaya material produksi ini meliputi optimasi pemakaian material produksi, mendapatkan pemasok material termurah dengan kualitas tinggi, menghilangkan inventory berlebihan dan berhenti membuat reject maka bisa mendongkrak angka gross profit perusahaan jika diterapkan tetapi pertanyaan awal tertuju kepada penanggung jawab pengelolaan material ini, apakah pemakaian material baik material utama, material pendukung maupun waste oleh produksi saat ini sudah benar - benar optimal?

Sebagai bagian variable cost, biaya material mencakup biaya material utama dan material pendukung serta biaya waste material, baik waste material sebagai pengganti produk cacat ketika proses produksi maupun waste material sisa proses. Perlakuan terhadap ketiga kelompok ini sama yaitu harus bisa dihemat pemakaiannya dan dikelola sesuai aturan manajemen persediaan bahan.

Manajemen persediaan bahan, metodologi pengelolaannya mengikuti aturan baku manajemen gudang yaitu menerapkan perhitungan standar inventory diantaranya safety stock, reorder point (ROP), purchase quantity, lead time dan Economic Order Quantity (EOQ).

Proses bisnis persediaan bahan adalah pemasok, supply chain, purchasing, produksi dan direksi. Hubungan kurang serasi salah satu proses bisnis ini berakibat kerugian finansial. Contohnya pemasok mencampur material utama antara kualitas tinggi dan kualitas rendah dan diterima purchasing, dikemudian hari akan menyebabkan kerugian perusahaan.

Berikut ini 4 cara mengurangi biaya material produksi baik material utama, material pendukung maupun waste agar bisa mendongkrak gross profit:
  1. Optimasi proses pemakaian material produksi
  2. Mendapatkan pemasok material termurah dengan kualitas tinggi
  3. Menghilangkan inventory berlebihan
  4. Berhenti membuat reject
4 cara mengurangi biaya material

1. Optimasi proses pemakaian material produksi

Penghematan belanja material produksi menjadi tugas dan tanggung jawab departemen supply chain. Metode penghematan berupa akurasi pemakaian bahan baku oleh user seperti ketepatan dan kesesuaian jumlah ke user dibandingkan aktual yang diperlukan user sesuai order proses sebenarnya.

Contoh:
Industri pengolahan kaca, arcrilic dan furniture bentuk bahan baku utamanya berupa lembaran seperti kaca, particle board, MDF, HDF, arcrilyc dan sejenisnya. Ketika produksi akan melakukan proses pemotongan memakai mesin potong auto seperti mesin panel saw atau mesin CNC, produksi akan membuat pola pemotongan otomatis dengan cara menggambar pola potongan pada software gambar seperti autocad. Besar kemungkinan sisa pemotongan tidak terkendali sehingga jumlah hasil pemotongan dalam setiap lembar bahan baku tersebut menjadi kurang optimal karena boros.

Peran departemen supply chain supaya membuat optimasi pemotongan sehingga hasil potong menjadi maksimal dan sisa potongan sedikit. Supply chain melalui technical research mengembangkan pola optimasi pemotongan sehingga akhirnya akan dijadikan sebagai standar pemotongan lembaran bahan baku untuk setiap jenis produk. Selanjutnya supply chain dapat menghitung besarnya penurunan biaya material setiap order proses produk.

Bentuk optimasi sesuai JIT bisa berupa pengukuran atau penimbangan material produksi memakai parameter batch dan lot. Warehouse mengeluarkan material produksi ketika kanban telah diterima. Komposisi setiap batch dan lot material produksi sudah tertuang pada kanban tersebut sekaligus sebagai informasi batch.

2. Mendapatkan pemasok material termurah dengan kualitas tinggi

Tugas purchasing membantu supply chain guna mengurangi biaya material adalah mencari dan mendapatkan pesaing dari pemasok saat ini dengan target minimal 2 pemasok material. Kemudian purchasing membuka tender dan masing - masing pemasok diharuskan mengajukan penawaran berikut tercantum harga penawarannya.

Pemasok material terpilih yaitu pemasok yang menawarkan harga termurah diantara pesaingnya tetapi material memiliki kualitas tinggi berikut jaminan / garansi kualitas. Penawaran - penawaran mereka termasuk dari penawaran pemasok saat ini merupakan data penting untuk dipakai menghitung berapa besar biaya material produksi yang bisa dikurangi dengan cara ini.

Kontrol terhadap aktivitas purchasing ketika pengadaan material produksi yaitu membuat atau menggunakan formulir prosedur penerimaan dan pemeriksaan material oleh user (produksi). Hal ini tidak diartikan sebagai bentuk ketidak percayaan kepada purchasing tetapi lebih kepada safety prosedur perusahaan. Selama user belum menyetujui form tersebut maka pembayaran kepada pemasok atau vendor belum bisa dilakukan.

Contoh formnya adalah form "Inspection of Incoming Material and Services Completion Report". Garis besar isi form ini meliputi identitas pemasok, invoice, PO, shipper / carrier, inspeksi fisik, nama material, spesifikasi, jumlah, surface appearance, packaging, sertifikat, katalog, tes laboratorium, lokasi penyimpanan, tanggal dan waktu diterima.

Selain itu terdapat baris persetujuan dalam bentuk tanda tangan antara purchasing dan user. Jika user tidak menyetujui form ini karena menemukan ketidak sesuaian material produksi maka user wajib menuliskan alasannya di form tersebut (remark when rejected).

3. Menghilangkan inventory berlebihan

Inventory berlebihan merupakan salah satu dari 7 pemborosan pabrik dan harus segera dihentikan karena secara tidak langsung menggerogoti keuntungan perusahaan. Inventory berlebihan sama dengan telah mengabaikan sistem manajemen persediaan bahan yang semestinya tidak terjadi terkait ketika perhitungan persediaan dimulai seperti rencana kebutuhan material dan estimasinya (Material Requirement Planning and Forcasting), maka jumlah material produksi sesuai kebutuhannya dan pasti terpakai habis pada interval waktu tertentu.

Inventory berlebihan mengakibatkan pembengkakan biaya material berupa penyimpanan material. Bayangkan bahwa material produksi bisa mengalami kerusakan ketika terlalu lama disimpan.

Contohnya seperti material biji plastik PP (Poly Profilene) jika terlalu lama disimpan di gudang maka bisa berubah warna menjadi kekuning - kuningan sebagai tanda penurunan kualitas.

Gunakan perhitungan - perhitungan manajemen persediaan bahan berupa perhitungan EOQ (Economic Order Quantity) dan turunannya seperti ROP, PQ dan PR. Lebih maju lagi, optimalkan penggunaan software ERP baik gratisan maupun berbayar sehingga proses bisnis "back office" terintegrasi secara efektif dengan tetap menjaga pencapaian target zero stock out dari pengelolaan gudang sehingga operasional plant terus berjalan.

4. Berhenti membuat reject

Produk cacat mutu selama proses produksi tidak boleh dijual ke umum ataupun ke para karyawan. Perusahaan harus menjaga citra produk dan jangan membiarkan persepsi produk rendahan di mata konsumen. Otomatis produk cacat ini menjadi waste yang tidak bisa digunakan kembali kecuali dijual ke limbah atau ke produsen pendaur ulang.

Sumber penyebab waste material:
  1. Waste karena kegagalan kualitas selama proses produksi
  2. Waste karena setting mesin
  3. Waste karena pembuangan bagian tertentu dari WIP
Semua waste material harus tergantikan dengan material baru melalui permintaan waste dari user ke supply chain. Ini artinya telah terjadi penambahan material diluar material produksi sebelumnya untuk produk sama.

Otomatis tambah material sama dengan tambah biaya sekaligus memperbesar ongkos produksi produk tersebut. Maka jangan sampai terjadi "kerja bakti" membuat produk yang sebenarnya tidak untung bahkan mungkin saja rugi.

Bagaimana caranya agar user tidak menghasilkan waste material ini bisa dilihat dalam artikel sebelumnya tentang mempertahankan mutu dan pencegahan reject berulang. Solusi lain bisa dengan cara yang lebih keras berupa teguran untuk individu yang terbukti menjadi sumber pertama penyebab waste, misalnya operator mesin bor salah melakukan proses bor terkait kelalaiannya membaca gambar / pola lubang bahan produksi.

Team QC harus memainkan peranannya mengendalikan kualitas. Tim QC bahkan mengantongi AQL (Accetable Quality Level) sebagai panduan menentukan standar kualitas produk. AQL ini akan memperjelas dan memudahkan katagori reject produk baik dilihat dari kaca mata standar mutu baku maupun dari kaca mata pelanggan.

Namun ada kalanya posisi QC dalam melakukan kotrol berada pada posisi kurang tepat seperti melakukan inspeksi saat barang sudah dikemas. Ini salah besar, pencegahan reject seharusnya dimulai dari awal proses sehingga lebih menghemat material dan time base. Mungkin alasannya karena kekurangan SDM sehingga muncul kesalahan posisi inspeksi QC tersebut atau ada pelanggan tertentu yang menghendaki kondisi seperti itu.

Sebaiknya tidak melakukan hal ini!

Ketika Anda dituntut mengurangi biaya material, jauhi tindakan mengelabui konsumen karena suatu ketika akan tercium oleh konsumen itu sendiri, kualitas hasil produksi menurun dan bisa masuk ke dalam kategori kriminal karena ada unsur penipuan. Anda akan berhadapan ketentuan Undang - Undang Perlindungan Konsumen (UUPK) No. 8 Tahun 1999.

Contohnya adalah tindakan "mixing" berupa mencampur antara bahan baku berkualitas tinggi dan bahan baku berkualitas rendah.

Pada saat awal akan membuat produk merupakan hasil kesepakatan akhir antara produsen bersama konsumen untuk memenuhi permintaan konsumen. Detail kesepakatan salah satunya menyebutkan spesifikasi material yang wajib digunakan untuk menghasilkan barang sesuai permintaan konsumen. Produsen tidak dibenarkan untuk merubah spesifikasi material produksi tersebut dan jika melanggar akan berujung sanksi tertentu yang dituntut oleh konsumen.

0 Comments