SOP Perbaikan Mesin Produksi Membuat Perhitungan Downtime Mesin Lebih Akurat

Table of Contents

Pelaksanaan SOP Perbaikan Mesin Produksi ini akan membuat perhitungan downtime mesin lebih akurat karena meliputi prosedur perbaikan mesin produksi jika terjadi downtime mesin akibat kerusakan mesin yang tidak bisa dioperasikan dan prosedur perbaikan tanpa downtime mesin karena mesin produksi masih bisa beroperasi pada standar kapasitas produksi rendah, menghasilkan reject dan error sesaat.

SOP Perbaikan Mesin Produksi dibuat departemen Maintenance mengacu kepada standar mutu ISO 9001 maupun integrasi dengan standar mutu ISO 14001 dan OHSAS 18001 dan standar khusus lain sesuai kategori bisnis perusahaan dan perkembangan global seperti standar Jaminan Produk Halal HAS 23000.

Pelaksana SOP Perbaikan Mesin Produksi adalah Maintenance, Produksi dan departemen lain karena memiliki mesin khusus.

Contoh mesin khusus diluar departemen produksi yaitu mesin laboratorium RND, mesin untuk pekerjaan kantor, mesin utility dan mesin bengkel. Departemen selain produksi bisa menggunakan SOP Perbaikan Mesin Produksi untuk perbaikan kerusakan mesin.

Form catatan mutu dokumen level IV menginduk pada SOP Perbaikan Mesin Produksi meliputi:

1. Form permintaan perbaikan contohnya form Repaire Job Order (RJO), Maintenance Job Order (MJO), Laporan Kerusakan Aset (LKA), Permintaan Perbaikan (PP), Engineering Job Order (EJO) dan Work Order (WO). Form ini dibuat rangkap untuk keperluan Produksi dalam perhitungan downtime mesin dan keperluan Maintenance untuk perhitungan availability mesin, MTTR, MTBF, analisa kinerja mesin, perhitungan downtime mesin dan arsip.
2. Form History Mesin yaitu catatan setiap kejadian mesin produksi dari waktu ke waktu. History mesin digunakan sebagai dasar analisa preventive dan predictive maintenance.

MTTR (Mean Time To Repaire) adalah waktu rata - rata untuk memperbaiki kerusakan mesin berulang dan identifikasi sama. MTTR disebut baik ditunjukan dengan statistik MTTR menurun.

MTBF (Mean Time Between Failure) adalah waktu rata - rata interval kerusakan mesin berulang dan identifikasi sama. Semakin besar MTBF maka semakin baik dan digambarkan dengan kenaikan data statistik MTBF.

Aplikasi teknologi Internet Of Things IOT di era revolusi industri 4 saat ini memungkinkan kedua form ini tergantikan sehingga metode kerja lebih cepat dan lebih efisien serta membuat pola kerja paperless.

Pelaksanaan SOP Perbaikan Mesin Produksi.

Operator produksi membuat permintaan perbaikan mesin produksi pada form permintaan perbaikan. Agar diagnosis Maintenance lebih mudah dan cepat, permintaan perbaikan kerusakan mesin ditulis detil apa saja kerusakan mesin dan usaha apa yang sudah dilakukan operator produksi sebelum diajukan permintaan perbaikan. Termasuk kondisi mesin seperti tidak bisa hidup atau hidup tidak normal.

Form permintaan perbaikan sebelum diserahkan ke Maintenance terlebih dulu sudah mendapatkan persetujuan minimalnya pengawas unit kerja mesin produksi bermasalah.

Tugas admin maintenance adalah menerima permintaan perbaikan operator produksi. Registrasi permintaan perbaikan mesin pada Log permintaan perbaikan mesin di Administrasi Maintenance untuk mendapatkan nomor registrasinya. Contohnya penomoran registrasi permintaan perbaikan: 04/PP/MTC/2018.

Operator produksi menerima salinan 1 lembar form permintaan perbaikan teregistrasi. Form ini digunakan untuk perhitungan downtime mesin produksi dan mendorong departemen maintenance agar segera menindak lanjuti permintaan perbaikan tersebut.

Admin maintenance menyerahkan form permintaan perbaikan mesin teregistrasi kepada assistant / manager maintenance maupun supervisor jika assistant / manager maintenance sedang tidak ditempat.

Form permintaan perbaikan dipilah sesuai jenis pekerjaan perbaikan. Diserahkan kepada supervisor mekanik jika jenis pekerjaan perbaikan mekanik dan kepada supervisor electric jika jenis pekerjaan perbaikannya electric.

Perbaikan bersifat mekanik adalah perbaikan kerusakan mesin produksi pada sistem gerak mesin, sistem hydraulic dan sistem pneumatic. Perbaikan bersifat electric adalah perbaikan kerusakan mesin produksi pada instalasi listrik di dalam mesin dan sistem kontrol instrumentasi seperti perbaikan PLC, motor drive, inverter dan sejenisnya.

Sebagian industri memiliki lebih dari 2 gugus tugas maintenance yaitu electric, mekanik, instrument, fabrikasi, workshop dan IT.

Supervisor segera menugaskan operator maintenance melaksanakan perbaikan mesin produksi sesuai permintaan Produksi. Tanggal dan jam mulai perbaikan segera diisi supervisor sesaat sebelum form permintaan perbaikan diterima operator maintenance.

Perbaikan pekerjaan pengelasan oleh welder seperti bagian mesin patah, crack dan modifikasi kontruksi mesin mengikuti SOP pengelasan berdasarkan safety.

Waktu permulaan perbaikan digunakan sebagai basis data perhitungan MTTR dan MTBF. Semakin detil penulisan waktunya semakin akurat perhitungan MTTR dan MTBF. Data waktu permulaan perbaikan dipakai perhitungan downtime mesin akibat breakdown mesin dan pembanding laporan downtime oleh produksi.

Breakdown mesin merupakan salah satu penyebab besarnya angka downtime mesin selain preventive dan predictive maintenance.

SOP Perbaikan Mesin Produksi era revolusi industri jilid 4 akan menghilangkan proses dari pengajuan permintaan perbaikan mesin sampai delegasi tugas ke operator maintenance. Ponsel dengan paket data milik operator produksi bisa akses program permintaan perbaikan kerusakan mesin dan tunggu operator maintenance tiba di lokasi kerusakan mesin.

Revolusi industri jilid 4 ditandai penerapan 5 teknologi baru yaitu artifcial intelegent AI, internet of things IOT, robotic, virtual reality VR dan printer 3D. Industri sebaiknya menerapkan teknologi revolusi industri jilid 4 agar selalu dapat memenangkan persaingan bisnis.

Operator maintenance bagian electric, mekanik serta gugus tugas maintenance lainnya segera melakukan perbaikan kerusakan mesin.

Perbaikan terhadap kerusakan mesin produksi sering diikuti penggantian sparepart baru dibawah tanggung jawab warehouse merujuk SOP gudang sparepart. Form permintaan perbaikan ditunjukan kepada admin gudang sparepart setelah mekanik / electric menuliskan kebutuhan sparepart di form permintaan perbaikan.

Tugas admin gudang sparepart menerima 1 salinan form permintaan perbaikan. Jika gudang sparepart menyediakan form BPB (Bukti Pengambilan Barang) maka kebutuhan sparepart dijelaskan dalam BPB. Jika tidak ada BPB maka pihak admin gudang sparepart mendata pengeluaran sparepart pada Log pengeluaran barang gudang sparepart.

Admin gudang sparepart wajib mebuat transaksi potong stock barang setiap terjadi pengeluaran sparepart berikut jumlahnya.

Jika sparepart tidak tersedia maka:

• Gudang sparepart telah terjadi stockout. Pembenahannya dengan meningkatkan disiplin dan kecermatan perhitungan inventory gudang sparepart seperti perhitungan ROP, safety stock, purchase request dan EOQ.
• Proses perbaikan mesin oleh operator maintenance terhenti dengan status tunggu sparepart. Perbaikan akan dijadwalkan dengan diketahui bersama antara Maintenance, Produksi, Purchasing dan bagian gudang sparepart dan jadwal perbaikan ini masuk task list maintenance yang dipresentasikan setiap bulan saat laporan bulanan manajemen.
• Jika sparepart baru pertama diperlukan maka maintenance mengajukan permintaan barang kepada Purchasing
• Jika sparepart repeat order maka pihak gudang sparepart mengajukan permintaan barang ke Purchasing dengan catatan tidak ada transaksi seperti kondisi ini.
• Jika sparepart sudah diajukan dan telat datang maka gudang sparepart mengejar Purchasing untuk pengadaannya.

Operator menerima sparepart untuk mengganti sparepart aus penyebab kerusakan mesin.

Test running mesin setelah diperbaiki. Test 1 mesin dijalankan tanpa proses produksi. Test 2 mesin dijalankan dengan proses produksi. Hasil test 2 memastikan operasional mesin berjalan lancar sesuai kapasitas produksinya dan menghasilkan produk tanpa cacat. Test 2 dilakukan bersama operator produksi. Perbaikan kerusakan mesin telah selesai dan selanjutnya closing.

Proses Closing:

Operator maintenance menuliskan di form permintaan perbaikan tanggal dan waktu penyelesaian, penyebab kerusakan, tindakan perbaikan dan sparepart terpakai.

Salinan form permintaan perbaikan yang sebelumnya telah diambil Produksi 1 lembar, diminta sementara oleh operator maintenance untuk dirangkap supaya data pekerjaan berikut waktu penyelesaian perbaikan mesin tercopy.

Operator produksi menyetujui selesainya perbaikan dengan membubuhkan tanda tangan pada form permintaan perbaikan.

Operator produksi mendapatkan kembali salinan form permintaan perbaikan dan diserahkan ke administrasi produksi untuk kepentingan perhitungan data downtime mesin dan perhitungan data kerusakan mesin yang mempengaruhi perhitungan KPI Produksi. Contoh KPI produksi adalah output value, carry over, quality defect, waste, over time dan kecelakaan kerja.

Downtime yang dibuat produksi adalah real time yang akurat berdasarkan data dari form permintaan perbaikan.

Operator maintenance menyerahkan form permintaan perbaikan ke administrasi maintenance baik yang closing maupun status tunggu sparepart atau tunggu perbaikan teknisi luar pabrik.

Status tunggu perbaikan teknisi luar pabrik terjadi jika maintenance belum mampu dalam memecahkan perbaikan terhadap kerusakan mesin. Teknisi luar berasal dari agen resmi penjualan merk mesin atau vendor lain yang dipercaya sehingga harganya lebih murah dari vendor resmi.

Tugas admin maintenance untuk membuat report perbaikan maintenance. Entry data report pada database komputer yang sudah diprogram untuk menampilkan hasil query atau filter tertentu. Contohnya menampilkan data downtime mesin, data MTTR, data MTBF dan history mesin tergantung permintaan.

Form permintaan perbaikan status closing disimpan sebagai arsip untuk kepentingan audit internal dan audit eksternal setiap 6 bulan. Masa simpan arsip rata - rata 2 tahun dan setelah itu dimusnahkan dengan diberi label uncontrolled document dari MR.

Form perbaikan status belum closing dipegang gugus tugas maintenance untuk pemantauan closing.

Contoh program komputer gratis yang dapat diprogram dan menyimpan database adalah microsoft acess dan Microsoft Dynamics NAV versi gratis. Software microsoft dynamics NAV adalah software ERP Enterprise Resource Planning buatan Microsoft. Ini merupakan penyempurnaan dari MRP yang mengintegrasikan keseluruhan departemen sampai tingkat sales.

Operator maintenance update data kartu history mesin. History mesin meliputi softcopy di program database dan hardcopy ditempel di body mesin. Kartu history mesin sebagai catatan mutu level IV termasuk form audit sehingga harus selalu update dan kondisi bersih.

SOP Perbaikan Mesin Produksi akan membuat perhitungan downtime mesin lebih akurat. Produksi dan Maintenance menghitung downtime mesin dari sumber data yang sama dan proses munculnya data diketahui bersama.

Study kasus:
Target produksi tidak tercapai yang disebabkan kerusakan mesin sehingga mengganggu proses produksi.

Pertanyaanya apakah benar kegagalan dalam mencapai target produksi adalah 100% dari kerusakan mesin?

Perhitungan target produksi menyatakan bahwa target produksi berbanding lurus dengan kapasitas produksi yang dipengaruhi time base mesin dan time base manual. Time base mesin dapat diukur pasti. Jika kerusakan mesin hanya sekian persen dari availability mesin maka sebenarnya kegagalan produksi tidak 100% dari masalah kerusakan mesin.

Produksi harus cermat, ketika time base mesin terganggu maka upayakan mempercepat time base manual.

Kegagalan pencapaian target produksi bisa disumbang juga dari penurunan performance mesin disebabkan terjadinya error sesaat dan kecepatan mesin rendah sehingga time base mesin turun. Kedua faktor ini bagian dari six big losses yang mempengaruhi penurunan kapasitas produksi dan faktor yang mempengaruhi nilai performance mesin dalam rumus perhitungan OEE.

Segera lakukan upaya menghilangkan kecepatan rendah dan error sesaat melalui langkah sesuai SOP Perbaikan Mesin Produksi.

Dan inilah kegunaannya adanya penulisan status mesin ketika diajukan perbaikan yaitu apakah mesin dalam keadaan tidak bisa hidup atau hidup tapi tidak normal. Status pada form permintaan perbaikan mesin dalam kondisi tidak hidup artinya masuk katagori ke perhitungan downtime dari breakdown.

Status pada form permintaan perbaikan mesin dalam kondisi hidup tapi tidak normal artinya tidak masuk kategori ke perhitungan downtime dari breakdown. Ini akan masuk pada perhitungan Performance Rate, perhitungan time base mesin dan perhitungan kapasitas produksi revisi.

Perhitungan downtime mesin yang akurat. Menjadi jelas mana yang masuk downtime dari breakdown dan mana yang bukan downtime mesin.

Data lose time diambil dari kondisi mesin rusak dan status tidak bisa hidup. Ini disebut downtime mesin dari breakdown mesin dan mempengaruhi availability mesin.

Breakdown mesin adalah jenis downtime mesin yang tidak disengaja. Downtime mesin yang sengaja diciptakan adalah preventive maintenance dan predictive maintenance sebagai program kerja departemen maintenance.

Tujuan diadakannya preventive maintenance dan predictive maintenance adalah agar breakdown tidak ada tetapi dengan adanya preventive dan predictive maintenance malah menambah downtime mesin.

Jadi bagaimana supaya program dari departemen maintenance ini tidak menjadi atau mengurangi downtime mesin dan upaya apa agar downtime keseluruhan menjadi turun?