2 Tahap Pemeriksaan Kuantitas Material

Pentingnya pemeriksaan kuantitas material kiriman pemasok sebelum masuk gudang sehingga harus dilakukan 2 tahap pemeriksaan kuantitas material agar tidak terjadi kekurangan bahan proses produksi meliputi tahap pertama oleh QC incoming material dengan penimbangan tanpa berdasarkan keterangan surat jalan dan tahap kedua oleh QC incoming material bersama user untuk mengolah data hasil pemeriksaan kuantitas material tahap pertama berikut perhitungan manual.

Lebih cepat dan lebih mudah melakukan pemeriksaan kualitas dibandingkan kuantitas material kiriman pemasok tetapi bukan berarti pemeriksaan kuantitas material dilewatkan dan hanya percaya pada jumlah yang tertera di surat jalan maupun packing list, pemeriksaan kuantitas material wajib dilakukan terhadap seluruh material tidak seperti pemeriksaan kualitas material berdasarkan sampling mengikuti standar AQL
  • Pemeriksaan kualitas : sampling sesuai standar AQL
  • Pemeriksaan kuantitas : 100% seluruh material.
Form pemeriksan kualitas material disebut incoming material report atau feeding inspection report sedangkan form pemeriksaan kuantitas material masih belum baku dibuat internal hanya berdasarkan persetujuan user pada surat jalan atau IOI (Inspection Of Incoming) yang memiliki sisi kelemahan yaitu diterbitkannya oleh purchasing tidak pada saat unloading material.

Bukankah seharusnya purchasing segera menerbitkan IOI tepat ketika unloading material?

Seharusnya seperti itu, tetapi pemeriksaan material oleh user biasanya lebih alot dibandingkan pemeriksaan dalam bentuk feeding incpection report atau incoming material report oleh QC yang hanya memastikan kualitas material menggunakan sampling sesuai AQL.

User memastikan kualitas berikut kuantitasnya apakah sudah sesuai PO dan proses ini membutuhkan waktu tersendiri sehingga IOI tidak bisa langsung disetujui user. Tanpa IOI, pembayaran kepada pemasok tidak bisa diproses lebih lanjut.

Tetapi tidak berarti membiarkan kondisi ini berlangsung terus menerus, perlu suatu solusi berupa metode agar QC dapat melakukan fungsinya untuk pemeriksaan kualitas dan kuantitas material secara bersamaan dan bukan user yang menjadi garda terdepan dalam pemeriksaan ini.

Pemeriksaan kuantitas material meliputi pemeriksaan kuantitas material tahap pertama oleh QC incoming material dan pemeriksaan kuantitas material tahap kedua oleh QC incoming material bersama user.

1. Pemeriksaan kuantitas material tahap pertama

Surat jalan pengiriman material melingkupi keterangan berat atau volume material berdasarkan timbangan awal di tempat pemasok dan timbangan Dishub saat perjalanan. Tetapi QC harus memastikan lagi kuantitas material ini menggunakan jembatan timbang secara langsung.

Berat bersih untuk material yang diperoleh dari pengukuran jembatan timbang selanjutnya dikonversi ke volume jika material berbentuk cairan.

Bagaimana jika tidak memiliki jembatan timbang?

QC tetap harus melakukan pemeriksaan kuantitas material ini bagaimanapun caranya, salah satunya penimbangan dilakukan di jembatan timbang Dishub terdekat dan QC menyaksikan penimbangan ini secara langsung.

Jika pemasok sendiri tidak memiliki jembatan timbang maka jangan membuat kerja sama bisnis dengan pemasok ini atau pemasok memiliki metode lain sehingga bisa melakukan pengukuran kuantitas materialnya dan dapat dipertanggung-jawabkan. Tetapi QC harus tetap melakukan penimbangan ulang di tempat.

Jadi pemeriksaan kuantitas material melalui penimbangan:
  1. Penimbangan di tempat pemasok
  2. Penimbangan jembatan timbang Dishub selama perjalanan cukup 1 kali penimbangan
  3. Penimbangan di tempat atau jembatan timbang Dishub terdekat
Sampai disini surat jalan sudah dapat ditanda-tangani dan pemeriksaan kuantitas material tahap pertama selesai

2. Pemeriksaan kuantitas material tahap kedua

2 tahap pemeriksaan kuantitas material

Berikutnya setelah penimbangan ini QC incoming material bersama user sekali lagi harus memastikan bahwa kuantitas material benar - benar sesuai jumlahnya yaitu mengolah data dari hasil pemeriksaan kuantitas tahap pertama:
  1. Perhitungan berat bersih material padat dengan jumlahnya banyak yaitu sampling berat dibandingkan master sampling dikali keseluruhan berat hasil pemeriksaan pertama dikurangi berat kemasan maupun palet yang menyertainya.
  2. Pengukuran pada tangki penyimpanan material cair, dihitung dengan cara level akhir dikurangi level awal dan dikonversikan ke berat.
Pemeriksaan kuantitas material tahap 2 ini dilakukan sesaat setelah pemeriksaan tahap pertama selesai dan diupayakan selesai pada hari yang sama.

Contoh

Unloading material 1 kontainer 40 feet berupa kemasan dalam karton terdiri dari 700 pcs raw material per karton dan 1 dus teridiri dari 10 karton. Sesuai maksud artikel ini maka kita kesampingkan data kuantitas surat jalan walaupun tercantum jumlahnya.

Hasil perhitunan di jembatan timbang Dishub terdekat dengan biaya dibebankan ke pemasok dan konversi berat ke pcs didapatkan angka 59.921 pcs (di surat jalan tertera 60.000 pcs).

Dan tidak mungkin menghitung 60.000 pcs satu per satu walaupun pemeriksaan kuantitas material mengharuskan 100% total kuantitas.

Maka caranya untuk memastikan apakah terdapat selisih antara keterangan di surat jalan dan aktual adalah persiapkan terlebih dulu master sampling berat untuk 1 dus (jika master sampling 1 karton terlalu banyak).

Bandingkan berat setiap dus dengan master sampling sehingga didapatkan nilai mendekati master sampling berat dalam batas toleransi. Jika deviasinya terlalu jauh, pisahkan dulu dus tersebut untuk selanjutnya di cek manual berapa jumlah aktualnya.

Sama halnya pemeriksaan kualitas, pemeriksaan kuantitas material pun hasilnya terbagi pada 4 kategori:
  • Qualified
  • Return of goods
  • Conformity resume records
  • Concession receipt
Jika hasil pemeriksaan tahap kedua terdapat ketidak-sesuaian PO maka user segera membuat report ke purchasing dan menahan persetujuan IOI

3 Tugas Supervisor Produksi

3 tugas supervisor produksi adalah melakukan fungsi pengawasan tenaga kerja, mesin produksi dan bahan baku agar mendapatkan hasil produksi sesuai target disertai fungsi pengawalan terhadap pelaksanaan metode proses terbaik hasil ketetapan manajemen dan fungsi pencegahan timbulnya reject dan rework dari faktor 6M berikut yang wajib diketahui supervisor produksi tentang cara mengatasi penurunan motivasi kerja penyebab tidak berjalannya metode terbaik proses produksi.

A. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawasan

Meliputi tugas pengawasan tenaga kerja, mesin produksi dan bahan baku (bahan baku utama dan bahan baku pendukung). Berikut perincian pelaksanaan tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawasan.

A1. Tenaga kerja:
  1. Breafing awal kerja berdurasi 10 menit sekaligus mengetahui jumlah ketidak hadiran karyawan. Materi briefing terutama mengenai rencana kerja hari ini, evaluasi kerja sebelumnya dan briefing untuk membangkitkan semangat memulai kerja.
  2. Mengawasi aktivitas setiap karyawan tetap produktif sampai akhir kerja.
  3. Membuat alokasi tenaga kerja pada area yang mengalami kemacetan proses atau karena mesin produksi sedang rusak.
A2. Mesin produksi
  1. Tugas supervisor produksi memastikan sebelum mulai pekerjaan dan sebelum mulai briefing awal kerja bahwa mesin produksi dalam kondisi siap dan sudah dipanaskan (jika terdapat sistem pemana di mesin) berikut seting parameter produksi untuk barang proses sudah sesuai serta memastikan utility tidak terdapat masalah seperti angin kompresor, listrik dan air dari cooling tower.
  2. Mengawasi dan memberi contoh pelaksanaan autonomous maintenance
  3. Ketika mesin produksi mengalami kerusakan sampai berhenti beroperasi atau terdapat kinerja mesin produksi dibawah standar maka tugas supervisor produksi untuk segera meminta perbaikan maintenance agar mesin produksi tersebut kembali beroperasi atau membuat alternatif penggunaan mesin produksi lainnya jika tersedia.
A3. Bahan baku
  1. Mengawasi ketersediaan bahan baku utama dan bahan baku pendukung telah tersedia sebelum pekerjaan dimulai. Agar tidak terjadi masalah stock bahan baku kososng saat awal kerja maka sehari sebelumnya harus sudah disiapkan bahan baku sesuai order proses hari ini.
  2. Tugas supervisor produksi agar bahan baku sudah memenuhi jumlah dan standar kualitasnya baik diketahui dari hasil QC incoming material report maupun melakukan uji standar kualitas pada setiap batcth secara sampling.
B. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawalan pelaksanaan metode proses terbaik

Metode proses terbaik hasil ketetapan manajemen bertujuan mendapatkan produktivitas tinggi, efektif dan efisien dan pengawalan pelaksanaan metode proses terbaik ini menjadi tugas supervisor produksi.

Metode ini berkaitan dengan sistem improvement terakhir atau dianggap terbaik yang digunakan seperti lean manufacturing berikut penerapan sistem provement lainnya

Tetapi sebagus apa pun metode jika tidak dijalankan secara benar oleh karyawan karena menurunnya motivasi kerja maka metode terbaik tersebut menjadi biasa saja.

Tugas supervisor produksi mengawal metode terbaik ini terlaksana, salah satu caranya dengan tetap menjaga motivasi kerja karyawan. Untuk itu seorang supervisor produksi wajib mengetahui terlebih dulu penyebab menurunnya motivasi kerja, diantaranya karena:
  1. Tekanan terlalu tinggi
  2. Kritik terlalu tajam
  3. Standar terlalu tinggi
  4. Kurang memahami tujuan pekerjaan
  5. Disiplin berkurang
  6. Menurunnya peranan kepeminpinan
  7. Peralatan dan kondisi tidak memadai
  8. Tidak cukup kontak dengan manajemen
B1. Tekanan terlalu tinggi

Bekerja dalam kondisi tekanan memang cukup membuat produktivitas tinggi tetapi tekanan sangat tinggi bisa menyebabkan tekanan batin. Ketahui adanya tekanan terlalu tinggi dari tanda berikut:
  • Keluhan - keluhan sering muncul tentang pekerjaan
  • Banyak permintaan untuk pindah pekerjaan.
  • Bergerak dan berpindah - pindah secara gelisah dalam pekerjaan.
  • Muncul ketegangan diantara karyawan.
  • Mudah tersinggung saat penugasan baru
Cara mengatasi tekanan sangat tinggi ini membuat situasi seorang pimpinan manajemen untuk menjadi sedikit hadir di mana-mana dan mendelegasikan tugas lebih banyak dari pada turun langsung ke lapangan.

B2. Kritik terlalu tajam

Kritik bisa membangun karyawan untuk lebih maju asal kritik konstruktif. Tetapi kritik terlalu tajam dapat menghilangkan semangat bekerja tanpa diseimbangkan secukupnya dengan pujian. Ketahui adanya kritik terlalu tajam dari tanda berikut:
  • Pelaksanaan pekerjaan "menurut peraturan"
  • Pengelakan berbicara terhadap atasan
  • Sulit mengatasi permasalahan
  • Sangat mudah tersinggung dan tegang.
Cara mengatasi kritik terlalu tajam ini buatlah evaluasi sudah berapa banyak memuji atau menghargai para karyawan. Apakah Anda mencari kesempatan untuk menghargai dan menepuk punggung para karyawan disaat bekerja?

B3. Standar terlalu tinggi

Karyawan bekerja terus menerus namun belum mencapai target kerja karena target tersebut sangat tinggi, maka akhirnya menjadi frustasi dan kecewa sehingga berujung pada berkurangnya semangat bekerja. Ketahui adanya standar terlalu tinggi dari tanda berikut:
  • Pernyataan sikap "apa bedanya"
  • Mengabaikan kualitas standar.
  • Kurangnya kemauan untuk bekerja sama.
  • Reaksi berlebihan terhadap perintah atau permintaan.
  • Menutup-nutupi kesalahan
Cara mengatasi standar sangat tinggi ini adalah coba lihat lagi mengenai standar pelaksanaan serta pastikan bahwa setiap karyawan mempunyai tujuan-tujuan jangka pendek dalam jangka waktu tertentu.

B4. Kurang memahami tujuan pekerjaan

Banyak karyawan belum mengetahui apa yang diharapkan dari mereka atau kalau mereka belum mempunyai standar pelaksanaan jelas maka pekerjaan akan mundur sekali.
  • Kurangnya rasa hormat terhadap supervisor.
  • Dalih "Belum ada pemberitahuan hal itu kepada saya..."
  • Mundurnya usaha
  • Berdebat mengenai prosedur
  • Pertanyaan-pertanyaan tanpa ujung pangkal mengenai apa pekerjaan berikutnya.
Cara mengatasi kurangnya memahami tujuan pekerjaan ini duduk dan pertimbangkanlah setiap karyawan dan setiap pekerjaan. Pikirkan dan jelaskan buat diri sendiri apa saja standar-standar dan harapan-harapan. Selanjutnya komunikasikan standar-standar dan harapan-harapan itu kepada karyawan.

B5. Disiplin berkurang

Jika peraturan-peraturan tertentu pelaksanaannya longgar maka hasilnya sering kali menjadi suatu pandangan remeh akan kebijaksanaan dan prosedur.
  • Salah memakai peralatan
  • Terlalu banyak bermain-main atau mondar-mandir
  • Sering berbuat kesalahan dan kelalaian
  • Banyak sekali terlambat dan mangkir
  • Kondisi acak-acakan
Cara mengatasi disiplin berkurang ini adalah peninjauan aturan-aturan. Jika beberapa aturan sulit dijalankan maka hilangkanlah. Usahakan agar setiap orang mengetahui lewat perkataan dan contoh bahwa peraturan akan dijalankan secara adil dan konsisten.

B6. Menurunnya peranan kepemimpinan

Para karyawan menginginkan seorang supervisor dan pimpinan yang baik dan jika supervisor tidak menjadi seorang pemimpin yang baik akan timbul permasalahan besar.
  • Munculnya pemimpin-pemimpin informal
  • Perdebatan mengenai hak-hak istimewa
  • Pembentukan kubu
  • Hilangnya sikap hormat terhadap otoritas supervisor.
  • "Melupakan" instruksi, komentar dan pendapat supervisor
  • Menentang perubahan.
Cara mengatasi menurunnya peranan kepemimpinan ini adalah tegakanlah kepemimpinan bukan dengan menyatakannya tetapi menunjukannya dengan contoh. Tentukan tujuan-tujuan dan pastikan bahwa tujuan itu jelas buat setiap orang kemudian teruslah dorong mereka untuk melaksanakannya.

B7. Peralatan dan kondisi tidak memadai

Para karyawan sulit menerima apa yang dianggap sebagai penghalang dan dibebankan kepada mereka karena kekikiran perusahaan terhadap kondisi kerja.
  • Keluhan sering muncul
  • Melihat bahwa orang di departemen lain lebih baik.
  • Kekalutan dan penundaan-penundaan..
  • Kurang hati-hati menjaga peralatan dan material.
  • Gagal membuat penyesuaian kecil.
  • Sering membutuhkan perbaikan dan konsultasi.
mesin rusak masih dipakai

Cara mengatasi situasi ini adalah perhatikan keadaan peralatan dan kondisi kerja dari tingkat atas sampai bawah. Bandingkanlah situasi sama di dalam perusahaan dan di luarnya. Jika diperlukan perubahan-perubahan dan jika sudah memperjuangkannya sampai ke atasan, usahakan agar karyawan mengetahui bahwa hal ini sudah diperjuangkan.

B8. Tidak cukup kontak dengan manajemen

Jika para karyawan sedikit mempunyai hubungan dengan atasan maka mereka mulai mempunyai perasaan bahwa tidak ada orang di atas sana betul-betul memperhatikan.
  • Sedikit karyawan datang menemui.
  • Instruksi-instruksi manajemen tampaknya sengaja disalahartikan.
  • Kabar angin dan desas-desus bermunculan.
  • Orang bicara menyakitkan hati atau menertawakan kerja.
  • Bawahan mengelakkan atau seperti kurang peduli.
Cara mengatasi sedikitnya kontak dengan manajemen ini adalah tunjukan suatu perhatian lebih besar terhadap masalah dan minat orang di dalam dan di luar pekerjaan. Jumpai dan lihatlah bagaimana mereka bekerja serta beri perasaan dan perhatian besar terhadap mereka.


C. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pencegahan timbulnya reject dan rework

Penyebab terjadinya reject karena faktor 6M adalah:
  1. Bahan baku utama dan bahan baku pendukung dibawah standar kualitas
  2. Mesin produksi tidak normal
  3. Operator salah seting
  4. Pengukuran tidak akurat
  5. Metode kerja kurang sesuai
  6. Faktor lingkungan
Tugas supervisor produksi untuk lebih peka terhadap munculnya reject selama proses produksi melalui upaya pencegahan penyebab reject tersebut diantaranya:
  1. Memastikan sample pertama (First Living Sample) awal proses sudah memenuhi standar kualitas dan opertator akan melanjutkan ke proses masal setelah sample pertama tersebut disetujui supervisor.
  2. Secara acak mengambil contoh barang jadi maupun WIP untuk di cek kualitasnya
  3. Kontrol form monitoring harus diisi operator mesin setiap 2 jam
Termasuk rework akibat adanya fail oleh QC outgoing material maupun eksternal fail. Jika memungkinkan, pada barang NG dicoba dilakukan perbaikan (servis) untuk memperkecil jumlah rework.
SO Bahan Baku Dan Barang Jadi

SO Bahan Baku Dan Barang Jadi

SO (Stock Opname) bahan baku dan barang jadi untuk mengetahui kesesuaian jumlah fisik bahan baku utama, bahan baku pendukung, WIP (Work In Progress) dan barang jadi dari mulai gudang bahan baku, proses produksi sampai gudang barang jadi, dijalankan oleh Produksi dan Gudang (gudang bahan baku dan gudang barang jadi) dengan auditor bagian Akunting /Finance dilakukan setiap akhir bulan kalender.

Akunting / Finance mencocokan hasil perhitungan fisik dengan data pembukuan akunting sebagai pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal (SPI).

Industri apa saja yang bisa dilakukan SO bahan baku dan barang jadi?

SO bahan baku dan barang jadi bisa dilakukan pada industri penghasil barang jadi ukuran kecil seperti contoh perhitungan SO disini untuk komponen elektronik tetapi tidak menutup kemungkinan barang jadi ukuran besar pun bisa dilakukan SO bahan baku dan barang jadi ini jika kondisinya memungkinkan.

Persiapan Produksi dan Gudang (bahan baku dan barang jadi) menghadapi SO:
  1. Pendataan serah terima bahan baku utama dan bahan baku pendukung antara gudang bahan baku dan produksi berbentuk batch, lot atau plant order disertai identifikasi setiap batch, lot atau plant order dengan jumlah, spesifikasi, date code dan hasil pemeriksaan kualitas bahan baku utama dan bahan baku pendukung sebagai quality incoming material report untuk proses produksi.
  2. Pendataan serah terima barang jadi antara produksi dan gudang barang jadi dengan batch, lot atau plant order sama dengan ketika diserahkan dari gudang bahan baku ke produksi disertai identitas jumlah, spesifikasi, date code dan hasil pemeriksaan kualitas barang jadi oleh QC outgoing finish goods report sebagai lampiran surat jalan delivery ke pelanggan.
  3. Pendataan jumlah reject, serah terima dan pertukaran antara barang reject (waste) dengan bahan baku pengganti.
  4. Pencegahan kehilangan bahan baku dan finish goods baik tidak disengaja maupun disengaja oleh orang tidak bertanggung jawab.
Pelaksanaan SO bahan baku dan barang jadi

SO bahan baku dan barang jadi adalah pekerjaan perhitungan fisik terhadap persediaan bahan baku dan barang jadi untuk mengetahui kesesuaian fisik terhadap data pembukuan akunting.

SO merupakan bagian dari pekerjaan produksi dan gudang dan pekerjaan SO bisa menyita waktu lama bahkan sehari sehingga pilihan pelaksanaan SO bahan baku dan barang jadi dilakukan ketika:
  1. Setelah selesai pekerjaan non shift di hari Jumat terakhir bulan kalender dan tidak aktivitas pekerjaan produksi maupun gudang.
  2. Setelah selesai pekerjaan shift di akhir pekan terakhir bulan kalender pada hari Sabtu siang
Kompensasi bagi pelaksana SO bisa beberapa alternatif::
  1. Ganti hari
  2. Dibayar lembur atau kompensasi lainnya
Apakah semua bahan baku utama, bahan baku pendukung dan barang jadi dihitung fisiknya?

Betul. Semua bahan baku utama, bahan baku pendukung dari mulai gudang bahan baku, area persiapan produksi dan WIP serta semua barang jadi baik yang masih berada di area produksi maupun di gudang barang jadi dilakukan perhitungan fisik.

Termasuk perhitungan fisik pada reject bahan baku (utama dan pendukung), reject barang jadi, kekurangan jumlah suplay bahan baku dari pemasok, bahan baku yang dipinjam bagian lain dan barang jadi untuk display maupun permintaan pelanggan.

Ketika menemukan kesulitan cara perhitungan fisik untuk suatu barang ukurannya sangat kecil dengan jumlah jutaan, maka mengatasinya melalui penggunaan timbangan digital dengan cara konversi dari berat ke jumlah fisik barang yaitu:
  1. Tentukan master sample berat yang masih baru (belum dibuka dari saat pengiriman pemasok) dan data identifikasi jumlahnya.
  2. Kalibrasi timbangan digital pada master sample berdasarkan jumlah di master sample.
  3. Timbang barang dan lihat jumlahnya yang tertera pada display timbangan digital.
Hasil SO bahan baku dan barang jadi

Sesuai tujuan SO ini, hasil yang diharapkan adalah kesesuaian jumlah fisik bahan baku dan barang jadi terhadap data pembukuan Akunting / Finance.

Jika ditemukan hasil perhitungan fisik kurang dari data pembukuan maka terdapat pilihan berikut:
  1. Pembebanan kepada PIC produksi dan gudang mempertanggung-jawabkan kekurangan melalui sanki administrasi atas kelalaian dalam menjaga bahan baku dan barang jadi atau pemotongan upah untuk penggantian harga selisih kurang tersebut, atau
  2. Akunting / Finance menerbitkan Jurnal Penyesuaian atas persetujuan direksi.
Jika ditemukan hasil perhitungan fisik lebih dari data pembukuan maka perlu dilakukan perhitungan ulang memastikan kemungkinan transaksi belum terdata diantaranya:
  1. Memastikan transaksi delivery sesuai PO pelanggan
  2. Memastikan hasil incoming material sesuai PO
  3. Memastikan tidak ada kesalahan saat packaging yaitu tidak ada kekurangan jumlah komponen masuk packaging.
Tetapi bila setelah dipastikan tidak terdapat transaksi belum terdata maka Akunting / Finance akan membuat jumlah kelebihan ini sebagai stock awal bulan berikutnya karena tidak bisa mengajukan Jurnal Penyesuaian atas kelebihan fisik barang kecuali atas permintaan direksi.

Kenyataannya bahwa hasil SO bahan baku dan barang jadi sangat sulit menyesuaikan angka akurat sesuai data pembukuan akunting sehingga perusahaan akan mengeluarkan toleransi jumlah plus minus yang dianggap jumlah toleransi.

Serah terima bahan baku (bahan baku utama dan bahan baku pendukung) antara gudang bahan baku dengan produksi bila tidak dilakukan secara tepat akan menimbulkan masalah selisih jumlah yang ada di produksi dengan jumlah perhitungan gudang bahan baku baik selisih kurang maupun selisih lebih ditambah adanya perbedaan parameter pengukuran antara gudang bahan baku yang berpatokan pada identitas label kemasan, packing list dan surat jalan sedangkan produksi berdasarkan parameter satuan pcs, panjang dan berat.

Faktor penyebab terjadinya selisih kurang setelah serah terima bahan baku:
  1. Jumlah bahan baku yang diserahkan gudang bahan baku kurang dari seharusnya
  2. Kesalahan pendataan serah terima bahan baku oleh gudang bahan baku.
  3. Jumlah bahan baku dari pemasok kurang dan lolos QC incoming material saat serah terima bahan baku
  4. Kehilangan akibat pencurian maupun tidak sengaja terbuang.
Faktor penyebab terjadinya selisih lebih setelah serah terima bahan baku:
  1. Jumlah bahan baku yang diserahkan gudang bahan baku lebih dari seharusnya
  2. Kesalahan pendataan serah terima bahan baku oleh gudang bahan baku
  3. Jumlah bahan baku dari pemasok lebih dan lolos QC incoming material saat serah terima bahan baku
  4. Kelebihan akibat terdapat transaksi terlewatkan
  5. Pengiriman jumlah barang jadi ke pelanggan kurang dan lolos QC outgoing material.
Serah terima bahan baku secara tepat dapat mencegah terjadinya selisih kurang dan selisih lebih ini.

Berikut metode serah terima bahan baku versi seputarpabrik.com meliputi:
  1. Memastikan kesesuaian jumlah serah terima bahan baku
  2. Memastikan kesesuaian jumlah bahan baku dari pemasok dan barang jadi ke pelanggan
  3. Pengamanan
  4. Keterbukaan data
1. Memastikan kesesuaian jumlah serah terima bahan baku

Gudang bahan baku menyerahkan bahan baku secara fisik berupa lot / batch / plant order berdasarkan kebutuhan schedule produksi baik harian maupun mingguan atau berdasarkan permintaan produksi untuk penggantian barang NG dan waste.

Gudang bahan baku wajib melakukan transaksi out dengan jumlah sesuai pengiriman fisik bahan baku dan menyertakan data jumlah tersebut pada form serah terima bahan baku. Form serah terima bahan baku menggunakan continuous form rangkap.

Produksi mengambil salinan form rangkap serah terima paling atas (biasanya warna putih) selanjutnya memeriksa kualitas bahan baku dengan melakukan pemeriksaan kualitas awal secara sampling (pra investasi) sekaligus menghitung jumlah bahan baku sesuai kebutuhan proses dibandingkan dengan data pada form serah terima bahan baku.

Salinan lainnya rangkap ke-2 dikembalikan ke PPIC untuk dibuatkan label identitas barang jadi sekaligus sebagai kontrol PPIC terhadap hasil dari schedule produksi yang telah disusun PPIC.

Form serah terima bahan baku berbeda dari kanban atau kartu pengantar proses produksi tetapi data quantity di kanban harus sama dengan data quantity di form serah terima bahan baku. Form serah terima bahan baku langsung diterbitkan / disetujui PPIC.

Jika terdapat kesulitan menghitung jumlah bahan baku karena bahan baku terlalu banyak, terlalu kecil atau terlalu panjang maka tentukan sebuah pola pengukuran master sample atau menggunakan peralatan penghitung otomatis.

Contoh:

Suatu bahan baku di dalam kemasan karton dengan identitas pada label menunjukan bahwa jumlahnya 2000 pcs, maka gudang bahan baku akan mendata 2000 pcs dalam pembukuannya. Tetapi belum tentu dalam kemasan tersebut jumlah sebenarnya adalah 2000 pcs. Jika ternyata kurang dari 2000 pcs maka akan terjadi selisih kurang di produksi dan menjadi tanggung jawab produksi untuk menutupi kerugian perusahaan ini.

Bagaimana memastikan bahwa jumlah dalam kemasan tersebut benar - benar 2000 pcs?

a. Hitung manual satu per satu tetapi metode ini memboroskan waktu dan biaya serta memperlambat proses produksi.

b. Gunakan timbangan digital dengan konversi antara berat bahan baku menjadi jumlah satuan. Tetapi hal ini kurang sesuai jika terdapat variasi perbedaan berat setiap pcs bahan baku karena bisa jadi hasil konversi kurang atau lebih dari aktual.

c. Gunakan counter conveyor sehingga bisa menghitung satu per satu setiap bahan baku di atas conveyor.

d. Metode lainnya yang lebih akurat dan cepat.

Jadi semua bahan baku harus benar - benar terhitung jumlahnya dengan cara apa pun untuk mendapatkan data perhitungan tersebut.

2. Memastikan kesesuaian jumlah bahan baku dari pemasok dan barang jadi ke pelanggan

Menjadi tugas QC incoming material untuk memeriksa kualitas bahan baku sekaligus memastikan jumlahnya ketika bahan baku unloading.

Bukan menjadi alasan untuk tidak melakukan pemeriksaan ini akibat kesibukan, keterbatasan man power, bahan baku jumlahnya sangat banyak dan kehendak pengirim untuk segera selesai proses unloading.

Begitupun saat barang jadi akan disimpan di gudang barang jadi atau langsung dikirim ke pelanggan, harus melalui pemeriksaan ketat oleh QC terhadap kualitas dan jumlahnya.

Jika terdapat bahan baku kurang atau lebih dari pengiriman oleh pemasok, segera ajukan komplain dengan membuat rekaman video dan report ketidaksesuaian jumlah tersebut agar segera ditindak-lanjuti pemasok.

3. Pengamanan

Untuk memastikan tidak adanya pencurian maupun ketidaksengajaan bahan baku terbuang dengan meningkatkan pengamanan diantaranya pemasangan CCTV, pemeriksaan karyawan oleh security ketika meninggalkan tempat kerja dan pengawasan proses produksi oleh pengawas.

4. Keterbukaan data

Baik gudang bahan baku maupun produksi harus saling terbuka dalam penyajian data perhitungan bahan baku. Ketika terjadi selisih lebih, produksi selain memeriksa ulang perhitungan pemakaian bahan bakunya juga dapat memeriksa pola perhitungan bahan baku yang dilakukan gudang bahan baku begitupun sebaliknya gudang bahan baku bisa memeriksa pola perhitungan pemakaian bahan baku produksi sehingga tidak ada satupun transaksi bahan baku yang terlewatkan.

Cara Membuat Anggaran Dasar Koperasi

Cara membuat anggaran dasar koperasi wajib mengikuti standar perkoperasian sehingga koperasi menjadi tertib organisasi dan tertib administrasi serta dapat dipertanggungjawabkan karena anggaran dasar koperasi adalah sekumpulan peraturan mengenai cara pelaksanaan koperasi sebagai hasil kesepakatan bersama sehingga terwujud tertib organisasi tersebut.

Cara Membuat Anggaran Dasar Koperasi

Perangkat organisasi koperasi seperti pengawas, pengurus dan rapat anggota serta seluruh anggota koperasi harus mematuhi ketentuan anggaran dasar ini walaupun rapat anggota sebagai pemegang kekuasaan tertinggi sekalipun tetap harus mengikuti ketetapan anggaran dasar koperasi.

Anggaran dasar koperasi memuat sekurang-kurangnya:

1. Nama dan tempat kedudukan

Nama koperasi tidak boleh menggunakan suatu nama jika :
  • Nama tersebut sudah digunakan koperasi lain secara sah dalam satu kabupaten atau kota
  • Nama tersebut mengganggu ketertiban umum atau kesusilaan
  • Nama tersebut identik dengan nama lembaga negara, lembaga pemerintah atau lembaga internasional kecuali mendapat izin terkait.
Pemakaian nama pada Koperasi Sekunder wajib mencantumkant kata ”Koperasi” dan diakhiri singkatan ”(Skd)”.

2. Wilayah keanggotaan

Wilayah keanggotaan atau tempat kedudukan menyebutkan alamat lengkap kantor koperasi.

3. Tujuan, kegiatan usaha dan jenis koperasi

cara membuat anggaran dasar koperasi

Koperasi harus memiliki tujuan serta kegiatan usaha sesuai jenis koperasi dan harus dimuat dalam anggaran dasar. Penetapan tujuan dan kegiatan usaha koperasi ini benar-benar sesuai kebutuhan ekonomi anggotanya.

4. Jangka waktu berdirinya koperasi

Jangka waktu berdirinya koperasi adalah tidak terbatas sesuai tujuannnya terhitung mulai disahkan sebagai badan usaha berbadan hukum

5. Ketentuan mengenai modal koperasi

Sumber penerimaan modal awal koperasi berasal dari:
  1. Setoran pokok
  2. Sertifikat Modal Koperasi
  3. Hibah
  4. Modal Penyertaan
  5. Pinjaman dari anggota, koperasi lainnya, anggota koperasi lainnya, bank dan lembaga keuangan lainnya, penerbitan obligasi dan surat hutang lainnya, pemerintah,dan sumber lain yang sah serta tidak bertentangan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan.
Setoran Pokok

Setoran pokok diterima ketika pendaftaran anggota koperasi dengan cara disetor penuh disertai bukti penyetoran yang sah dan tidak dapat dikembalikan.

Sertifikat Modal Koperasi

Sertifikat Modal Koperasi adalah tanda bukti penanaman modal pada koperasi.

Anggaran dasar menetapkan jumlah minimum Sertifikat Modal Koperasi yang harus dibeli oleh setiap anggota koperasi.

Sertifikat Modal Koperasi selanjutnya diterbitkan koperasi dengan nilai nominal per lembarnya batas tertinggi adalah sama dengan nilai setoran pokok.

Anggota koperasi akan menerima bukti penyetoran untuk Sertifikat Modal Koperasi sesuai yang dibeli.

Sertifikat Modal Koperasi dikeluarkan atas nama, berikut tercantum nilai nominalnya dalam rupiah tetapi bentuk penyetorannya bisa berupa uang atau bentuk lainnya yang bisa dinilai rupiah.

Dalam hal penyetoran atas Sertifikat Modal Koperasi dalam bentuk lainnya dilakukan penilaian untuk memperoleh nilai pasar wajar.

Koperasi berkewajiban memelihara daftar pemegang Sertifikat Modal Koperasi dan daftar pemegang Modal Penyertaan mencakup:
  • Nama anggota koperasi berikut alamat pemegang Sertifikat Modal Koperasi dan Modal Penyertaan
  • Banyaknya jumlah lembar, identitas nomor serta tanggal terima Sertifikat Modal Koperasi dan Modal Penyertaan
  • Besarnya nilai Sertifikat Modal Koperasi dan nilai Modal Penyertaan
  • Perubahan kepemilikan Sertifikat Modal Koperasi.
Persyaratan pemindahan Sertifikat Modal Koperasi :
  1. Umur Sertifikat Modal Koperasi paling singkat 1 (satu) tahun
  2. Dilakukan oleh sesama anggota koperasi dalam koperasi yang sama
  3. Pemindahan dilaporkan kepada Pengurus
  4. Pada kondisi belum ada anggota yang bersedia membeli Sertifikat Modal Koperasi untuk sementara koperasi dapat membeli lebih dahulu menggunakan Surplus Hasil Usaha tahun berjalan sebagai dana talangan paling banyak 20% dari Surplus Hasil Usaha.
Selisih Hasil Usaha adalah besarnya keuntungan bersih koperasi dari jumlah pendapatan hasil usaha 1 tahun buku dikurangi biaya operasional koperasi.

Jika status keanggotaan diakhiri maka anggota yang bersangkutan wajib menjual Sertifikat Modal Koperasi kepada Anggota lain berdasarkan harga Sertifikat Modal Koperasi yang ditentukan Rapat Anggota.

Jika ada anggota koperasi meninggal dunia maka Sertifikat Modal Koperasi dapat dipindahkan kepada ahli waris yang memenuhi syarat atau bersedia menjadi anggota.

Jika tidak ada ahli waris tidak bersedia menjadi anggota koperasi maka Sertifikat Modal Koperasi dapat dipindahkan kepada anggota lain oleh pengurus dan hasilnya diserahkan kepada ahli waris yang bersangkutan.

Hibah

Untuk hibah dari sumber modal asing baik langsung maupun tidak langsung dapat diterima oleh koperasi dan dilaporkan kepada Menteri. Sumber modal hibah ini tidak untuk dibagikan kepada anggota, pengurus dan pengawas.

Modal Penyertaan

Koperasi dapat menerima Modal Penyertaan dari:
  1. Pemerintah sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan
  2. Masyarakat berdasarkan perjanjian penempatan Modal Penyertaan.
Pemerintah atau masyarakat penanam modal penyertaan tersebut berkewajiban ikut menanggung risiko dan bertanggung jawab terhadap kerugian usaha koperasi dalam nilai penanaman Modal Penyertaan.

Pemerintah atau masyarakat berhak mendapat bagian keuntungan dari usaha yang dibiayai modal penyertaan.

Perjanjian penempatan Modal Penyertaan dari masyarakat sekurang-kurangnya memuat:
  1. Besarnya Modal Penyertaan
  2. Risiko dan tanggung jawab terhadap kerugian usaha
  3. Pengelolaan usaha
  4. Hasil usaha.

6. Pengangkatan, pemberhentian dan penggantian pengawas dan pengurus

Pengawas dan pengurus koperasi dipilih dari dan oleh anggota melalui rapat anggota untuk masa jabatan 3 tahun.

Persyaratan calon pengawas atau pengurus koperasi adalah:
  • Memiliki kejujuran
  • Mempunyai wawasan luas, pengetahuan serta keterampilan kerja
7. Hak dan kewajiban anggota, pengawas dan pengurus

Ulasan tentang hak dan kewajiban anggota koperasi sudah di sampaikan dalam artikel sebelumnya mengenai keanggotaan dan rapat anggota koperasi sedangkan hak dan kewajiban pengawas serta pengurus bisa disimak pada ulasan langkah pertama mendirikan koperasi di tempat kerja

8. Rumusan ketentuan meliputi syarat keanggotaan, rapat anggota, penggunaan SHU, perubahan anggaran dasar, pembubaran koperasi, sanksi dan ketentuan tentang tanggungan anggota koperasi.

Anggaran dasar koperasi menetapkan ketentuan untuk dapatuhi dan dijadikan petunjuk pelaksanaan kehidupan berorganisasi dalam koperasi. Ketentuan ini meliputi tentang syarat keanggotaan, pelaksanaan rapat anggota, penggunaan selisih hasil usaha, perubahan anggaran dasar, pembubaran koperasi, ketentuan tentang sanksi yang diberikan serta ketentuan untuk tanggungan anggota koperasi.

Anggaran dasar tidak boleh menetapkan ketentuan mengenai pemberian manfaat pribadi kepada pendiri ataupun pihak lain. Ketentuan anggaran dasar wajib dipatuhi agar koperasi menjadi tertib organisasi dan tertib administrasi.

8 hal di atas merupakan acuan yang wajib ada untuk membuat anggaran dasar. Pada pelaksanaannya dapat ditambahkan hal lainnya untuk pokok anggaran dasar sesuai hasil kesepakatan musyawarah rapat anggota.

Perubahan Anggaran Dasar

Perubahan anggaran dasar bisa dilakukan melalui rapat anggota asalkan memenuhi persyaratan:
  1. Dihadiri sedikitnya 2/3 (dua pertiga) bagian dari jumlah anggota koperasi dan disetujui sedikitnya 1/2 (satu perdua) jumlah anggota hadir.
  2. Kondisi koperasi bormal, tidak sedang dinyatakan pailit kecuali atas persetujuan pengadilan.
  3. Persyaratan lainnya sesuai perundang - undangan.
Perubahan Anggaran Dasar dilakukan dengan Akta Perubahan Anggaran Dasar dan dibuat dalam bahasa Indonesia.

Permohonan persetujuan atas perubahan Anggaran Dasar ditolak jika:
  1. Tidak sesuai ketentuan tata cara perubahan Anggaran Dasar
  2. Isi perubahan Anggaran Dasar bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, ketertiban umum dan kesusilaan.

Keanggotaan Dan Rapat Anggota Koperasi

Keanggotaan koperasi terbuka bagi siapa saja asalkan mampu menggunakan jasa koperasi dan bersedia menerima tanggung jawab sebagai anggota koperasi baik sebagai anggota koperasi primer maupun anggota koperasi sekunder serta tunduk pada rapat anggota koperasi sebagai pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi.

1. Keanggotaan Koperasi

Menjadi anggota koperasi sama dengan menjadi pemilik sekaligus pengguna jasa koperasi. Setiap anggota koperasi dicatat pada buku daftar anggota koperasi.

Anggota Koperasi Primer adalah individu yang mampu melakukan perbuatan hukum, mempunyai kesamaan kepentingan ekonomi, bersedia menggunakan jasa koperasi dan memenuhi persyaratan sesuai Anggaran Dasar.

Anggota Koperasi Sekunder adalah koperasi primer yang mempunyai kesamaan kepentingan ekonomi dan memenuhi persyaratan sesuai Anggaran Dasar.

Agar bisa menjadi anggota koperasi primer maupun koperasi sekunder maka terlebih dulu wajib memenuhi semua persyaratan sesuai ketentuan Anggaran Dasar termasuk juga untuk anggota koperasi yang ingin berhenti dari status keanggotaannya. Keanggotaan koperasi tidak dapat dipindahtangankan.

Kewajiban anggota koperasi :
  1. Menjalankan aturan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga dan keputusan Rapat Anggota
  2. Mengikuti kegiatan usaha koperasi secara aktif
  3. Mengembangkan dan memelihara nilai - nilai koperasi
Hak anggota koperasi :
  1. Hak untuk hadir, berpendapat dan bersuara di Rapat Anggota
  2. Memberikan masukan kepada pengurus koperasi di luar Rapat Anggota baik diminta atau tidak
  3. Memilih atau dipilih menjadi pengawas atau pengurus
  4. Hak untuk mengajukan diadakan Rapat Anggota sesuai Anggaran Dasar
  5. Memanfaatkan jasa koperasi secara penuh.
  6. Memperoleh informasi seputar perkembangan dan kemajuan koperasi
  7. Memperoleh SHU Koperasi dan kekayaan sisa hasil penyelesaian koperasi.
Koperasi dapat menjatuhkan sanksi kepada anggota karena tidak melaksanakan kewajiban sesuai ketentuan anggaran dasar. Sanki terhadap anggota koperasi berupa:
  • Teguran tertulis paling banyak 2 (dua) kali
  • Pencabutan status keanggotaan koperasi
2. Rapat Anggota Koperasi

keanggotaan dan rapat anggota koperasi

Rapat Anggota koperasi adalah pemegang kekuasaan tertinggi koperasi dan berwenang:
  1. Menetapkan kebijakan umum koperasi
  2. Mengubah Anggaran Dasar
  3. Memilih, mengangkat dan memberhentikan pengawas dan pengurus
  4. Mengesahkan rencana kerja dan RAPB koperasi
  5. Memutuskan batas maksimum pinjaman
  6. Mendapatkan keterangan dan mengesahkan pertanggungjawaban pengawas dan pengurus terkait pelaksanaan tugas masing-masing
  7. Menetapkan pembagian Selisih Hasil Usaha
  8. Memutuskan penggabungan, peleburan, kepailitan dan pembubaran koperasi
  9. Menetapkan keputusan lain dalam batas ketentuan Undang-Undang Perkoperasian
Undangan Rapat Anggota dikirim pengurus paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum Rapat Anggota diselenggarakan. Isi surat undangan rapat anggota koperasi sekurang-kurangnya memuat informasi hari, tanggal, waktu, tempat dan acara Rapat Anggota disertai pemberitahuan awal bahwa bahan pembahasan sudah tersedia di kantor koperasi.

Cara pengambilan keputusan Rapat Anggota adalah melalui musyawarah mencapai mufakat. Jika musyawarah belum mencapai mufakat maka keputusan diambil berdasarkan suara terbanyak.

Anggota koperasi primer hanya memiliki satu hak suara sedangkan anggota koperasi sekunder diatur Anggaran Dasar dengan mempertimbangkan jumlah anggota.

Pelaksanaan Rapat Anggota dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali 1 (satu) tahun. Rapat Anggota untuk pengesahan pertanggungjawaban pengurus dilakukan paling lambat 5 (lima) bulan setelah tahun buku koperasi ditutup.

Pengurus koperasi wajib menyampaikan laporan pertanggungjawaban tahunan meliputi:
  1. Kondisi dan perkembangan koperasi serta pencapaian hasil
  2. Menyampaikan setiap permasalahan selama tahun buku sehingga mempengaruhi kegiatan koperasi
  3. Menyampaikan sertan menjelaskan laporan keuangan termasuk hasil usaha pada tahun buku
  4. Laporan pengawas koperasi
  5. Nama pengawas dan pengurus koperasi
  6. Jumlah tunjangan atau besarnya imbalan bagi pengawas koperasi serta gaji dan tunjangan lain bagi pengurus koperasi.
    Bentuk laporan keuangan mengikuti Standar Akuntansi Keuangan. Dalam hal ketentuan pelaporan tersebut di atas ternyata pengurus belum bisa melaksanakannya, pengurus koperasi memiliki kewajiban memberikan penjelasan dan alasannya.

    Laporan keuangan dan laporan pertanggungjawaban tahunan harus ditandatangani oleh pengurus kecuali tidak menandatanganinya maka harus disertakan alasannya secara tertulis.

    Laporan keuangan harus diaudit oleh Akuntan Publik apabila:
    • Diminta oleh Kementrian Koperasi dan UKM
    • Rapat Anggota menghendakinya.
    Jika laporan pertanggungjawaban tahunan pengurus koperasi belum bisa memenuhi keenam poin di atas maka pengesahan laporan pertanggungjawaban tahunan oleh Rapat Anggota dinyatakan tidak sah.

    Pelaksanaan Rapat Anggota mengikuti persyaratan dan tata cara Rapat Anggota yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar.

    3. Rapat Anggota Luar Biasa

    Disamping Rapat Anggota biasa terdapat juga Rapat Anggota Luar Biasa yang diadakan pada saat kondisi adanya permasalahan yang harus segera diputuskan.  Rapat Anggota Luar Biasa diajukan atas prakarsa pengurus koperasi atau atas permintaan paling sedikit 1/5 (satu perlima) jumlah anggota koperasi.

    Anggota mengajukan secara tertulis kepada pengurus koperasi untuk menyelenggarakan Rapat Anggota Luar Biasa disertai alasan dan daftar tanda tangan anggota. Pembahasan pada Rapat Anggota Luar Biasa hanya dapat membahas masalah sesuai alasan tertulis tadi.

    Antara Rapat Anggota dan Rapat Anggota Luar Biasa sama - sama memiliki wewenang sama serta dianggap sah jika kuorum terpenuhi yaitu dihadiri paling sedikit 3/4 (tiga perempat) jumlah Anggota.

    Keputusan Rapat Anggota Luar Biasa dianggap sah apabila disetujui paling sedikit 2/3 (dua pertiga) jumlah suara sah. Jika kuorum belum terpenuhi selanjutnya diselenggarakan Rapat Anggota Luar Biasa kedua paling cepat 14 (empat belas) hari dan paling lambat 30 (tiga puluh) hari dihitung sejak tanggal rencana Rapat Anggota Luar Biasa pertama.

    Aturan tentang kuorum pengambilan keputusan Rapat Anggota Luar Biasa kedua sama dengan aturan kuorum Rapat Anggota Luar Biasa sebelumnya.

    Jika Rapat Anggota Luar Biasa kedua kuorum masih belum tercapai, atas permohonan pengurus kuorum ditetapkan oleh Ketua Pengadilan wilayah domisili koperasi..

    Kewenangan Ketua Pengadilan mencakup:
    • Jika tidak ada rapat anggota pada waktu yang ditentukan maka ketua pengadilan melakukan pemanggilan rapat anggota atas permintaan paling sedikit 1/5 (satu perlima) dari jumlah anggota
    • Jika tidak ada rapat anggota luar biasa setelah 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak permintaan dari anggota maka ketua pengadilan melakukan pemanggilan rapat anggota luar biasa.
    Dalam hal Rapat Anggota atau Rapat Anggota Luar Biasa diselenggarakan, Ketua Pengadilan memiliki kekuatan untuk memerintahkan Pengurus atau Pengawas agar hadir saat rapat anggota. Apabila perintah Ketua Pengadilan tidak dilaksanakan, Ketua Pengadilan dapat memaksa pengurus atau pengawas untuk hadir.

    Pendelegasian Rapat Anggota Koperasi Primer hanya bisa dilakukan jika jumlah anggotanya paling sedikit 500 (lima ratus) orang. Ketentuan mengenai Rapat Anggota melalui delegasi Anggota diatur Anggaran Dasar.

    Hasil Rapat Anggota berupa risalah Rapat Anggota ditandatangani pimpinan rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang anggota yang ditunjuk oleh Rapat Anggota.

    Ketentuan lebih lanjut mengenai persyaratan, tata cara, dan ketentuan lain mengenai penyelenggaraan Rapat Anggota dan Rapat Anggota Luar Biasa diatur Anggaran Dasar.
    Langkah Pertama Mendirikan Koperasi Di Tempat Kerja

    Langkah Pertama Mendirikan Koperasi Di Tempat Kerja

    Anda berminat mendirikan koperasi di tempat kerja Anda tetapi belum mengetahui banyak bagaimana langkah pertama mendirikan koperasi di tempat kerja dan pilihan jenis koperasi yang manakah yang paling sesuai didirikan di tempat kerja, maka lanjutkan membaca halaman ini sampai tuntas sehingga mendapatkan jawabannya.

    Jenis - jenis koperasi:
    • Koperasi konsumen bergerak di bidang penyediaan barang kebutuhan anggota dan non anggota.
    • Koperasi produsen, penyediaan sarana produksi dan memasarkan hasil produksi dari anggota kepada anggota dan non anggota.
    • Koperasi jasa, menyediakan usaha pelayanan jasa (bukan simpan pinjam) anggota dan non anggota.
    • Koperasi simpan pinjam mengelola simpan pinjam khusus anggota.
    Pemilihan jenis koperasi paling sesuai di tempat kerja menurut pengamatan kami adalah koperasi primer simpan pinjam karena lebih dekat dengan pemenuhan kebutuhan keuangan darurat karyawan umumnya terutama setiap tanggal tua saat ada keperluan biaya mendadak.

    Alasan lainnya memilih koperasi simpan pinjam terkait jumlah modal koperasi masih sedikit saat awal pendirian, sumber modal awal utama koperasi berasal setoran pokok para anggotanya sehingga memilih koperasi selain koperasi simpan pinjam masih belum mampu sementara.

    Setoran pokok koperasi dibayar saat karyawan calon anggota mengajukan permohonan keanggotaan koperasi.

    Kecuali modal awal koperasi sudah besar misalnya ada bantuan modal dari perusahaan maupun donatur lainnya maka dapat memilih jenis koperasi lainnya selain koperasi simpan pinjam berupa koperasi konsumen, koperasi produsen, koperasi jasa.

    Bantuan modal bisa berupa hibah, modal penyertaan, modal pinjaman.

    Hibah adalah penerimaan modal koperasi baik berupa uang maupun barang dari donatur secara suka rela. Modal penyertaan adalah penerimaan modal koperasi baik berupa uang maupun barang dari setoran perorangan serta lembaga lainnya bersama setoran pokok.

    Adanya koperasi simpan pinjam akan membantu karyawan mendapatkan pinjaman uang secara cepat, mudah dan terjangkau sesuai kemampuan bayar mereka.

    Tentunya tidak mudah mendirikan koperasi karena koperasi adalah badan usaha dengan modal terbatas dari para anggotanya juga terikat aturan hukum. Untuk itu mari kita tentukan dulu apakah langkah pertama mendirikan koperasi di tempat kerja.

    Langkah Pertama Mendirikan Koperasi di Tempat Kerja

    Syarat pendirian koperasi primer dilihat dari jumlah anggota awal paling sedikit harus 20 orang sehingga calon anggota koperasi sebaiknya melibatkan semua karyawan agar memenuhi syarat tersebut sekaligus pemerataan calon anggota koperasi semua karyawan.

    Pengertian koperasi primer adalah koperasi dibentuk individu sekaligus beranggotakan individu. Koperasi primer dapat mendirikan koperasi sekunder dengan syarat paling sedikit 3 (tiga) koperasi primer.

    Selanjutnya kita anggap tidak semua karyawan mengerti tentang koperasi sehingga sebelum rencana pendirian koperasi ini disampaikan maka terlebih dulu diadakan sosialisasi dan pelatihan tentang koperasi kepada semua karyawan.

    Materi sosialisasi dimulai dari bagian awal tentang prinsip - prinsip dasar perkoperasian seperti tentang landasan koperasi, asas koperasi, tujuan koperasi, nilai yang dijunjung koperasi dan prinsip koperasi.

    Landasan koperasi adalah Pancasila dan UUD Tahun 1945. Asas koperasi adalah kekeluargaan. Tujuan koperasi adalah menciptakan peningkatan kesejahteraan anggota Nilai - nilai koperasi yaitu:
    • Kekeluargaan
    • Menolong diri sendiri
    • Bertanggung jawab
    • Demokrasi
    • Persamaan
    • Berkeadilan
    • Kemandirian.
    • Kejujuran
    • Keterbukaan
    • Tanggung jawab
    • Kepedulian terhadap orang lain.
    Prinsip koperasi meliputi:
    1. Keanggotaan koperasi bersifat sukarela dan terbuka
    2. Pengawasan oleh anggota diselenggarakan secara demokratis
    3. Anggota berpartisipasi aktif pada kegiatan ekonomi koperasi
    4. Koperasi merupakan badan usaha swadaya otonom serta independen
    5. Koperasi turut menyediakan pendidikan berikut pelatihan bagi anggota, pengawas, pengurus, dan karyawannya.
    6. Memberikan pelayanan terbaik untuk anggota.
    7. Mendukung pembangunan berkelanjutan bagi lingkungan dan masyarakatnya melalui kebijakan hasil kesepakatan anggota.
    Kapan waktu tepat untuk sosialisasi tentang koperasi? Sebaiknya segera setelah ide pendirian koperasi muncul. Waktu sosialisasi dilakukan di luar jam kerja dan saat pergantian shift kerja.

    Pelaksana sosialisasi bisa dilakukan HRD serta orang yang telah memiliki pengalaman sebelumnya dengan koperasi dan sama - sama berkeinginan mendirikan koperasi.

    Tolak ukur keberhasilan sosialisasi berupa banyaknya karyawan tertarik menjadi anggota koperasi. Hal ini dapat dilihat dari pertemuan berikutnya seminggu setelah sosialisasi selesai yaitu pertemuan kedua sekaligus rapat calon anggota koperasi dengan waktu di luar jam kerja pada hari Sabtu atau minggu agar semua karyawan menyempatkan hadir bahkan bagi pekerja shift sekalipun.

    Pembahasan pertemuan kedua adalah pembentukan kepengurusan organisasi terdiri dari pengawas, pengurus dan anggota sah.

    Pengawas koperasi bertanggungjawab mengawasi pelaksanaan kerja pengurus sekaligus memberikan nasihat kepada pengurus. Pengurus koperasi bertanggung jawab penuh atas kepengurusan koperasi. Jabatan sebagai pengawas juga pengurus ditetapkan pada jangka waktu tertentu dan boleh diangkat kembali sesudahnya.

    Pengawas maupun pengurus koperasi karena suatu alasan bisa diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Anggota setelah mereka diberikan kesempatan membela diri.

    Persyaratan agar dipilih menjadi pengawas maupun pengurus koperasi meliputi:
    1. Tidak memiliki catatan kesalahan sebelumnya jika yang bersangkutan pernah menjadi pengawas / pengurus suatu koperasi, komisaris, direksi suatu perusahaan sehingga menyebabkan koperasi / perusahaan itu dinyatakan pailit
    2. Tidak memiliki catatan kesalahan secara hukum sehingga merugikan koperasi, keuangan negara serta berkaitan dengan sektor keuangan pada kurun waktu 5 (lima) tahun sebelum pengangkatan.
    3. Ketentuan syarat lainnya diatur Anggaran Dasar.
    Pengawas Koperasi

    Susunan pengawas dicantumkan di Anggaran Dasar. Jumlah imbalan bagi pengawas ditetapkan Rapat Anggota. Pengawas dilarang merangkap sebagai pengurus.

    Pengawas koperasi bertugas:
    1. Mengusulkan calon pengurus
    2. Memberi nasihat dan pengawasan kepada pengurus
    3. Mengawasi pengurus koperasi melaksanakan kebijakan dan mengelola koperasi.
    4. Melaporkan hasil pengawasan kepada Rapat Anggota.
    Pengawas koperasi berwenang:
    1. Menerima dan menolak anggota baru serta pemberhentian anggota.
    2. Memperoleh keterangan dari pengurus dan pihak lain terkait
    3. Memperoleh laporan secara berkala mengenai kemajuan usaha koperasi.
    4. Menyetujui, membantu pengurus dalam melakukan perbuatan hukum tertentu sesuai Anggaran Dasar
    5. Memberhentikan pengurus sementara waktu dengan menyebutkan alasannya.
    Dalam melaksanakan tugas pengawasan, pengawas dapat meminta bantuan kepada Akuntan Publik untuk melakukan jasa audit terhadap koperasi. Penunjukan Akuntan Publik ditetapkan Rapat Anggota.

    Pengurus Koperasi

    Anggota koperasi maupun bukan anggota koperasi berkesempatan dipilih menjadi pengurus koperasi saat Rapat Anggota koperasi atas saran pengawas koperasi.

    Pengurus koperasi bertugas:
    • Mengelola koperasi berdasarkan Anggaran Dasar
    • Mendorong dan memajukan usaha Anggota
    • Membuat rencana kerja dan rencana anggaran pendapatan belanja koperasi diajukan kepada Rapat Anggota
    • Membuat laporan keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas diajukan kepada Rapat Anggota
    • Membuat rencana pendidikan, pelatihan, dan komunikasi koperasi diajukan kepada Rapat Anggota
    • Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tertib
    • Menyelenggarakan pembinaan karyawan secara efektif dan efisien
    • Merawat Buku Daftar Anggota, Buku Daftar Pengawas, Buku Daftar Pengurus, Buku Daftar Pemegang Sertifikat Modal Koperasi dan risalah Rapat Anggota
    • Mengembangkan koperasi lebih maju.
    • Mewakili koperasi di dalam maupun di luar pengadilan. Setiap pengurus koperasi berwenang mewakili koperasi kecuali ditentukan lain di Anggaran Dasar. Pembatasan wewenang pengurus ditetapkan Anggaran Dasar.
    Pengurus koperasi tidak berwenang mewakili koperasi apabila:
    • Pengurus memiliki perkara pengadilan antara koperasi dan pengurus bersangkutan
    • Mempunyai kepentingan bertentangan dengan kepentingan koperasi.
    Jika pengurus koperasi tersangkut salah satu hal di atas maka wajib ditentukan siapa perwakilan koperasi sesuai Anggaran Dasar koperasi tersebut.

    Jika pengurus koperasi terbukti bersalah sehingga menyebabkan kerugian koperasi maka dapat digugat ke pengadilan oleh sejumlah anggota dengan syarat mewakili paling sedikit 1/5 (satu perlima) anggota atas nama Koperasi.

    Berdasarkan persetujuan Rapat Anggota, pengurus diperbolehkan melakukan hal berkenaan koperasi akan:
    • Mengalihkan aset atau kekayaan koperasi
    • Menjadikan jaminan utang atas aset atau kekayaan koperasi
    • Menerbitkan obligasi serta surat utang lainnya
    • Mendirikan / menjadi anggota Koperasi Sekunder
    • Memiliki dan mengelola perusahaan bukan koperasi.
    Dalam hal kepailitan terjadi karena kesalahan pengurus koperasi yang dinyatakan berdasarkan keputusan pengadilan yang mempunyai kekuatan hukum tetap, Pengurus koperasi yang melakukan kesalahan dan kelalaian bertanggung jawab sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

    Pengawas koperasi bisa memberhentikan pengurus sementara karena suatu alasan dan paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah tanggal pemberhentian sementara tersebut harus diadakan Rapat Anggota.

    Rapat Anggota bisa mencabut keputusan pemberhentian sementara tersebut atau memberhentikan pengurus koperasi bersangkutan. Apabila dalam jangka waktu paling lambat 30 (tiga puluh) hari tidak diadakan Rapat Anggota, pemberhentian sementara tersebut dinyatakan batal.

    Pengurus koperasi bisa diberhentikan berdasarkan keputusan Rapat Anggota dengan menyebutkan alasannya. Keputusan memberhentikan pengurus koperasi hanya diambil setelah yang bersangkutan diberi kesempatan membela diri ketika Rapat Anggota.

    Keputusan pemberhentian mengakibatkan kedudukan sebagai pengurus berakhir. Ketentuan mengenai pengisian sementara jabatan pengurus yang kosongkarena pengurus koperasi diberhentikan sementara atau berhalangan tetap diatur Anggaran Dasar.

    Perbedaan ISO 9001 2015 Dengan ISO 9001 2008

    Sistem manajeme mutu paling banyak digunakan di Indonesia dan lebih dari 1 juta perusahaan di dunia yaitu ISO 9001 : 2015 seri ISO 9001 merupakan hasil transformasi dari ISO 9001 : 2008 dan pastinya terdapat perbedaan pada seri ISO 9001 2015 dengan ISO 9001 2008 terutama pada komposisi klausul dan jumlah prinsip manajeme mutu.

    1. Komposisi klausul ISO 9001 : 2015 dan ISO 9001 : 2008

    ISO 9001 : 2015 dirancang lebih sederhana sehingga penerapannya akan semakin mudah. Hal ini dapat dilihat dari beberapa perubahan berikut:

    1. Pada klausul ISO 9001 : 2015 tidak ada pernyataan bahwa suatu prosedur wajib atau kewajiban pembuatan SOP setiap klausul. Prosedur dimaksud menjadi bagian dalam manual mutu sehingga dokumen menjadi lebih ringkas dan praktis.

    ISO 9001 : 2008 terdapat keharusan prosedur mengacu kepada klausul, contohnya bisa dilihat bagian SOP di tempat Anda biasanya terdapat poin yang mencantumkan "acuan : klausul 7.4.1 ISO 9001 : 2008".

    2. Dokumen pendukung dan catatan mutu ISO 9001 : 2015 tidak terpisah dan disebut Informasi Terdokumentasi sehingga memudahakan pengendalian informasi terdokumentasi.

    ISO 9001 : 2008 antara dokumen pendukung dan catatan mutu terpisah. Dokumen pendukung memiliki nama sendiri yaitu SD (Supporting Document), nomor seri SD berurut dan catatan mutu memiliki nama form dengan nomor seri form berurut. Supporting Document diposisikan sebagai dokumen level III sedangkan form catatan mutu diposisikan sebagai dokumen level IV.

    3. Perbedaan pada penekanan kepemimpinan (leadership). ISO 9001 : 2015 memiliki klausul mandiri tentang kepemimpinan.

    5.0 Kepemimpinan
    5.1 Kepemimpinan dan Komitment
    5.1.1 Umum
    5.1.2 Fokus Pelanggan
    5.2 Kebijakan
    5.3 Tangguang Jawab dan wewenang

    Organisasi ISO 9001 : 2008 tidak adanya klausul mandiri tentang kepemimpinan ini.

    4. Perbedaan pada tindakan pencegahan (preventive action). ISO 9001 : 2008 tindakan pencegahan dituangkan secara khusus dalam klausul 8.5.4 sedangkan ISO 9001 : 2015 tidak ada.

    Apakah perbedaan ini terlewatkan?

    Tentu tidak. ISO 9001:2015 menghendaki perubahan paradigma tindakan pencegahan berfokus kepada potensi masalah agar masalah tidak terjadi bukan fokus setelah masalah terjadi.

    ISO 9001 : 2015 mengidentifikasikan isu-isu internal dan eksternal yang dapat berpengaruh terhadap keberlangsungan bisnis perusahaan dan menjelaskan agar perusahaan / organisasi memahami siapa saja pihak-pihak yang berkepentingan yang relevan dengan bisnis perusahaan serta persyaratan dari pihak yang berkepentingan tersebut dan menetapkan sebuah tindakan untuk mengatasi resiko dan peluang yang sudah di identifikasi termasuk risiko di setiap proses sehingga proses dapat berjalan baik serta efisien

    2. Jumlah prinsip manajemen mutu

    Definisi prinsip adalah suatu kebenaran umum atau individu dan dijadikan oleh seseorang atau sekelompok sebagai pedoman dalam berpikir dan bertindak. Definisi ini dikaitkan dengan prinsip manajemen mutu ISO 9001 sebagai pedoman bagi siapa saja yang menerapkannya.

    Perbedaan prinsip manajemen mutu antara ISO 9001 : 2015 dengan ISO 9001 : 2008 terletak pada jumlah prinsip manajemen mutu. ISO 9001 : 2008 memiliki 8 prinsip manajemen mutu sedangkan ISO 9001 : 2015 hanya memiliki 7 prinsip manajemen mutu yaitu:.

    7 prinsip manajemen mutu ISO 9001 : 2015

    1. Customer focus menjadi prioritas utama Sistem Manajemen Mutu bertujuan mencapai kepuasan pelanggan melalui pemenuhan semua kebutuhan pelanggan melebihi harapannya. Pelanggan akan menjadi pelanggan setia sehingga keberlangsungan hidup perusahaan akan terjamin dalam jangka waktu panjang.

    2. Leadership seperti pelatih dengan memiliki target sesuai sasaran perusahaan melalui pemberdayaan karyawan, pembuat keputusan berdasarkan data dan fakta (decision maker) serta membuat standard sistem manajemen yang diwariskan ke genarasi berikutnya.

    3. Process Approach berdasarkan proses murni melibatkan seluruh pihak terkait tidak berasal dari pendekatan departemen sehingga ditetapkanlah sistem manajemen mutu ini.

    4. Engagement of People menciptakan dan memberikan nilai lebih kepada Customer didukung oleh personal kompeten, mampu diberdayakan dan terlibat di semua tingkatan. Bentuk aplikasinya adalah mempromosikan pendekatan proses dan pentingnya kontribusi setiap tingkatan tersebut.

    5. Improvement membuat perubahan melalui peningakatan berkelanjutan baik internal dan eksternal disesuaikan iklim perubahan terkini sebagai langkah persiapan menghadapi persaingan dengan para kompetitor.

    6. Evidence Based Decision Making dalam menetapkan kesimpulan dari sebuah permasalahan sehingga keputusan akan menghasilkan keputusan produktif dan tepat sasaran.

    7. Relationship Management dengan pihak-pihak berkepentingan diantaranya adalah para pemasok, mitra kerja, karyawan, pemerintah dan masyarakat

    Sedangkan ISO 9001 : 2008 terdapat 8 prinsip manajemen mutu meliputi Customer Focus, Leadership, Process Approach, Involvement of People, System Approach to Management, Continual Improvement, Factual Approach Decision Making dan Mutual Beneficial Suppliers.

    Klausul ISO 9001 : 2015 untuk perusahaan atau organisasi

    perbedaan iso 9001 2015 dengan iso 9001 2018

    Penerapan dimulai dari klausul 4, selengkapnya sebagai berikut:

    1. Ruang Lingkup
    2. Acuan Normatif
    3. Istilah dan Definisi

    4.0 Konteks Organisasi
    4.1 Memahami Organisasi dan Konteksnya
    4.2 Memahami kebutuhan dan harapan pihak yang berkepentingan
    4.3 Membuat Skope Sistem Manajemen Mutu
    4.4 Manajemen System dan Prosesnya

    5.0 Kepemimpinan
    5.1 Kepemimpinan dan Komitment
    5.1.1 Umum
    5.1.2 Fokus Pelanggan
    5.2 Kebijakan
    5.3 Tangguang Jawab dan wewenang Organisasi

    6.0 Perencanaan
    6.1 Rencana untuk Membuat Resiko dan Peluang
    6.2 Sasaran Mutu dan cara Mencapainya
    6.3 Perencanaan Perubahan

    7.0 Dukungan
    7.1 Sumber Daya
    7.1.1 Umum
    7.1.2 Sumber Daya Manusia
    7.1.3 IInfrastruktur
    7.1.4 Lingkungan untuk Proses Operasi
    7.1.5 Monitoring dan Pengukuran Sumber Daya
    7.1.6 Pengetahuan Organisasi
    7.2 Kompetensi
    7.3 Pemahaman
    7.4 Komunikasi
    7.5 Informasi Terdokumentasi

    8.0 Operasi
    8.1 Perencanaan Operasi dan Pengendaliannya
    8.2 Persyaratan untuk Barang/ Jasa
    8.2.1 Komunikasi Pelanggan
    8.2.2 Memahami Persyaratan terkait Produk/ Jasa
    8.2.3 Review Persyaratan terkait Produk/ Jasa
    8.2.4 Perubahan Persyaratan terkait Produk/ Jasa
    8.3 Desain dan Pengembangan Produk/ Jasa
    8.4 Pengendalian Produk / Jasa yang dilakukan oleh Pihak Luar
    8.5 Penyediaan Produk dan Jasa
    8.5.1 Pengendalian Penyediaan Produk dan Jasa
    8.5.2 Identifikasi dan Mampu Telusur
    8.5.3 Barang milik pelanggan atau penyedia eksternal
    8.5.4 Pemeliharaan
    8.5.5 Kegiatan Paska pengiriman
    8.5.6 Pengendalian Perubahan
    8.6 Pelepasan Produk/ Jasa
    8.7 Pengendalian Ketidaksesuaian Keluaran

    9.0 Evaluasi Performa
    9.1 Monitoring, Pengukuran, analisa and evaluasi
    9.1.1 Umum
    9.1.2 Kepuasan Pelanggan
    9.1.3 Analisa dan Evaluasi
    9.2 Internal audit
    9.3 Tinjauan Manajemen

    10.0 Peningkatan
    10.1 Umum
    10.2 Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan
    10.3 Perbaikan Berkelanjutan

    Terdapat hal perbedaan baru saat audit eksternal ISO 9001 : 2015 yaitu adanya permintaan pembuatan documented information mengenai Context of Organisation meliputi External and Internal Issues, Needs and Expectations of Interested Parties. Tetapi Manual Mutu masih dipergunakan di ISO 9001:2015 sebagai Documented Information menjelaskan Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015

    Pengaturan Gudang Finish Goods

    Pengaturan gudang finish goods adalah proses mengatur operasional pengambilan, penyimpanan dan pengiriman finish goods sebagai tanggung jawab PPIC disamping pengaturan gudang material dan support material tetapi pada skala lebih besar, gudang finish goods dapat berdiri sendiri menjadi departemen terpisah dari PPIC.

    Pengaturan gudang finish goods akan mempermudah mengetahui lokasi penyimpanan finish goods di gudang berdasarkan jenis, jumlah dan tanggal sehingga akan mempermudah mengetahui jumlah stok setiap finish goods tersimpan di gudang tersebut tidak perlu menunggu hasil stock opname terlebih dulu.

    Apakah gudang finish goods perlu stock opname juga?

    Iya perlu, setelah disimpan di gudang finish goods tidak selamanya finish goods dapat segera dikirim ke customer karena suatu alasan sehingga terjadi endapan finish goods.

    Tujuan pengaturan gudang finish goods:
    1. Mempercepat proses Lead Time sehingga mempercepat proses produksi dan pengiriman ke customer.
    2. Mengetahui seluruh proses transaksi pada gudang finish goods dan jumlah stock setiap barang di gudang finish goods secara cepat, akurat dan realtime
    3. Pengaturan finish goods melaui konsep FIFO, LIFO dan FEFO
    4. Pengaturan tata letak penyimpanan finish goods di gudang secara optiomal
    5. Dapat melacak persediaan finish goods di gudang secara cepat dan akurat
    6. Meningkatkan akurasi inventori
    7. Meningkatkan fleksibilitas dan daya tanggap
    8. Mengurangi kesalahan memilih dan mengirim finish goods
    9. Meningkatkan pelayanan pelanggan
    pengaturan gudang finish goods

    Konsep pengaturan gudang finish goods secara umum :
    1. FIFO (First In First Out) : pengaturan finish goods pertama kali masuk ke gudang merupakan pertama kali keluar.
    2. LIFO (Last In First Out) : pengaturan finish goods terakhir masuk ke gudang merupakan pertama kali keluar
    3. FEFO (First Expired First Out) : pengaturan finish goods yang memiliki masa kadarluarsa lebih dulu merupakan pertama kali keluar dari gudang.
    Konsep di atas agar optimal perlu ditunjang oleh konsep pengaturan efektif gudang finish goods yaitu item management, floating location system, barcode integration, gridding system dan cross docking.

    Item Management

    Pengaturan gudang finish goods mengenai informasi atribut data setiap finish goods sehingga dapat mempermudah informasi penempatan finish goods ke area gudang dan persiapan delivery.

    Contohnya finish goods berbentuk barang terbungkus box karton diberi identifikasi pada setiap batchnya. Dalam 1 batch terdiri dari 30 finish goods dan diikat strech film serta tinggi tidak lebih dari 150 cm supaya dapat masuk ke rak / gondola di gudang.

    Floating Location System

    Pengaturan posisi penempatan finish goods sehingga ditempatkan di lokasi berbeda-beda. Pengaturan gudang finish goods konsep ini adalah gudang finish goods modern dan computer-base.

    Dengan floating location system pada pengaturan gudang finish goods ini maka setiap finish goods bisa ditempatkan dimana saja di gudang finish goods asalkan lokasi tersebut diupdate di sistem.

    Integrasi Barcode

    Pengaturan gudang finish goods supaya bisa terintegrasi dengan barcode scanner sehingga bisa membaca indentitas di setiap finish goods secara cepat dan akurat. Integrasi barcode secanner kedalam manajemen gudang finish goods bisa membantu pengurangan dan penambahan stock secara realtime.

    Guna mencegah kemungkinan kehilangan finish goods di gudang maka integrasi barcode perlu memiliki pengaturan validasi bertingkat yang tersambung jaringan LAN dan wireless data base.

    Contohnya seorang pekerja melakukan scanner maka data tersebut terkoneksi ke ponsel atasannya untuk validasi. Biasanya ini memerlukan software pemrograman.

    Saat ini sudah banyak teknologi integrasi barcode validasi bertingkat, tidak hanya untuk keperluan gudang tetapi dapat diaplikasikan untuk lainnya seperti di proses manufacturing untuk mengontrol cycle time setiap produk.

    Gridding System

    Pengaturan gudang finish goods harus mempunyai grid / lokasi-lokasi di gudang dan dipetakan untuk penempatan. Pengaturan Gridding system secara efektif adalah membagi gudang seperti papan catur. Satu Grid biasanya berukuran 3 m x 3 m dan terbagi lagi menjadi 2 sampai 3 sub grid tergantung dimensi finish goods yang disimpan.

    Cross Docking

    Pengaturan gudang finish goods pada sistem distribusi barang diterima di gudang atau di distribution center tanpa di simpan lagi tapi langsung disiapkan untuk pengiriman selanjutnya. Untuk di gudang pabrik, cross docking sebaiknya tidak berdekatan dengan loading bay atau loading dock finish goods agar tidak mengganggu proses delivery ke customer.

    Alur Proses Gudang Finish Goods

    1. Pengambilan dan Penerimaan Finish goods

    Pengambilan dan penerimaan finish goods merupakan awal arus barang bergerak di gudang. Pengambilan finish goods dilihat sangat mudah namun bila hal ini tidak memiliki sistem, maka bisa mengganggu produktivitas.

    Sebelum finish goods diambil oleh petugas gudang finish goods terlebih dulu wajib dibuat bukti serah terima finish goods antara produksi dan gudang finish goods yang mencantumkan setidaknya jumlah, tanggal, diserahkankan dan diterima.

    2. Penyimpanan Finish Goods

    Finish goods diambil dan diletakkan pada gudang finish goods sesuai dengan sarananya berupa rak dan pallet atau pallet saja, bahkan ekstrimnya barang bisa diletakkan begitu saja di lantai, hal ini tergantung seberapa besarnya modal perusahaan.

    Beberapa lingkup pekerjaan dalam proses penyimpanan finish goods :
    1. Penanganan finish goods kategori OK dan NG
    2. Penghitungan stock (Stock Opname)
    3. Pengawasan operasional pekerja
    4. Perpindahan barang dari satu lokasi ke lokasi lain di dalam gudang finish goods
    Finish goods akan masuk sebagai stock gudang finish goods dan menjadi tanggung jawab kepala gudang.

    Pengaturan proses penyimpanan finish goods harus mengatur efisiensi tata letak dibantu sistem supaya mempermudah prosesnya terkait kesulitan karena banyaknya proses keluar masuk barang atau proses pencarian barang yang harus dikeluarkan dari gudang.

    3. Pengeluaran Finish Goods

    Pengiriman finish goods kepada pelanggan sesuai dengan pesanan ataupun jadwal pengiriman. Pengeluaran barang sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat dan dibuat juga surat jalan untuk barang yang sudah dikeluarkan. Pemuatan finish goods ke dalam container delivery dilakukan di lokasi loading bay atau loading dock diawasi secara ketat.
    Upaya Meningkatkan Volume Produksi Susu Sapi Sesuai Target Yang Ditetapkan

    Upaya Meningkatkan Volume Produksi Susu Sapi Sesuai Target Yang Ditetapkan

    Bagaimana upaya meningkatkan volume produksi susu sapi sesuai target yang ditetapkan sesuai pertanyaan salah seorang pembaca: "Saya mau bertanya, metode yang cocok untuk penyelesaian permasalahan seperti ini: produk susu sehari menghasilkan 18.000 liter. Sedangkan permintaan konsumen ada 2 tempat, masing - masing tempat meminta 10.000 liter /hari sedangkan hasil produksi dalam sehari sebanyak 18.000 liter"

    Menanggapi pertanyaan ini disampaikan dalam artikel terpisah tentang "5 contoh masalah besar produksi dan cara ampuh mengatasinya" perlu sedikit mengetahui kondisi di tempat kerja beliau agar solusi tepat sasaran. Sehubungan datanya sangat sedikit sehingga beberapa perkiraan solusi akan kita munculkan dengan tujuan akhirnya menaikan volume susu harian.

    1. Masalah suplay susu dari sapi perah

    Standar seekor sapi perah menghasilkan susu setiap hari sebanyak 8 liter. Untuk menghasilkan 20.000 liter susu setiap hari maka jumlah sapi perah setidaknya sebanyak 20.000 dibagi 8 sehingga menjadi 2.500 ekor sapi perah.

    Jika kurang jumlah tersebut maka susu sapi akan kurang dari 20.000 liter per hari. Lengkapi jumlah sapi perah seperti perhitungan standar agar mendapatkan minimal 20.000 liter susu setiap hari.

    Cara lain peningkatan produksi susu sapi dapat ditempuh dengan memelihara jenis sapi unggulan agar mampu menghasilkan laktasi lebih banyak setiap harinya.

    Dikutip laman ekor9.com beberapa jenis sapi perah unggulan diantaranya:
    1. Sapi Ayrshire dari Ayr Skotlandia mampu menghasilkan 24,7 liter susu sehari
    2. Sapi Brown Swiss dari Swiss mampu menghasilkan 24,6 liter susu setiap hari.
    3. Sapi Holstein - Friesian asal Belanda mampu menghasilkan 21 liter susu sehari.
    4. Sapi Milking Shorthorn asal Inggris mampu menghasilkan 19 liter susu sehari.
    5. Sapi Guernsey kepulauan Guernsey mampu menghasilkan 16,4 liter susu per hari.
    6. Sapi Jersey dari Jersey mampu menghasilkan 16 liter susu sehari
    7. Sapi Red Poll dari Ingris mampu menghasilkan 12 liter susu sehari
    Kecukupan asupan pakan serta kesehatan sapi dan lingkungan turut mempengaruhi produksi susu maksimal setiap tahunnya.

    Penting juga dalam memperhatikan pengiriman susu sapi dari peternakan ke pabrik dipastikan sudah memenuhi standar kualitas contohnya suhu saat pengiriman harus berada pada 4 oC sebelum proses pasteurisasi menghilangkan bakteri berbahaya.

    2. Masalah proses produksi tidak efisien

    Target 20.000 liter susu sehari tidak tercapai sementara kita menganggap bahwa sebelumnya telah tercapai target tersebut namun terjadi penurunan hasil.

    Kita angap bahwa suplay dari peternakan sapi perah tidak ada kendala volume permintaan dan delivery tepat waktu. Artinya akan dilihat proses selanjutnya di dalam pabrik berupa proses pasteurisasi, pemanasan dan packaging.

    Pabrik pengolah susu menggunakan teknologi tinggi serta proses produksinya terkontrol automatis tidak membutuhkan banyak orang.

    Pertanyaan berikutnya adalah mungkinkah jumlah volume input proses susu tidak sesuai dengan jumlah volume output dari mesin berteknologi tinggi ini dan menyebabkan kehilangan 2000 liter susu setiap harinya?

    Salah satu cara memastikannya dengan menghitung OEE mesin pengolah susu. Untuk mesin berteknologi tinggi seperti ini seharusnya pencapain OEE standar 85% bahkan bisa mencapai nilai OEE optimal 95% karena faktor kerugian terselubungnya sedikit dalam kapasitas 20.000 liter susu sehari.

    OEE dipengaruhi six big losses sehingga perlu pengamatan secara cermat apakah ada poin kerugian besar mempengaruhinya baik terhadap availability, performance maupun quality rate OEE.

    Availability
    Dalam sehari mesin pengolah susu akan bekerja non stop 24 jam untuk menghasilkan volume 20.000 liter susu. Apabila terjadi kerusakan mesin, seting mesin dan maintenance maka waktu operasi mesin berada dibawah waktu kerja atau ketersediaan mesin tidak 100%.

    Target 20.000 liter susu tidak bisa dicapai pada availability dibawah 100%.

    Solusi agar availability 100% dengan menciptakan zero breakdown dan zero seting mesin karena seting mesin hanya sekali pada saat start up dan schedule maintenance sudah terkoordinasi supaya mencegah downtime selama proses produksi.

    Performance
    Kinerja mesin pengolah susu sesuai dengan spesifikasi mesin menjadi standar time base proses mesin tersebut sehingga dapat menghasilkan 20.000 liter susu sehari. Kinerja mesin menurun jika terdapat error sesaat atau kecepatan rendah.

    Error sesaat dapat disebabkan oleh
    • Over load dan over heat
    • Sumber listrik tidak stabil menyebabkan under voltage.
    Contoh pencegahan error dengan membuat temperature dingin dalam ruang panel instrumentasi.

    Contoh pencegahan kecepatan rendah dengan memastikan parameter setingan sudah sesuai atau menjaga ketersediaan suplay input proses agar mesin pengolah terus beroperasi.

    Quality
    Bedanya dengan jenis produksi lainnya, ketika terdapat kualitas tidak sesuai pada hasil pengolahan susu maka jumlah reject sebesar 100%. Hasil produk susu tidak memenuhi standar kualitas harus dimusnahkan semua dan diganti dengan proses susu batch berikutnya.

    Contohnya dalam 1 hari terjadi masalah kualitas menyebabkan kehilangan target produksi harian sebesar 20.000 liter susu. Dampak berikutnya adalah masalah carry over harus mengejar kekurangan target tersebut dan menyebabkan over capacity.

    Deteksi masalah kualitas sejak pertama proses guna menghindari dampak kerugian lebih besar.

    3. Peningkatan target harian

    Peningkatan permintaan konsumen berbanding lurus dengan target produksi. Awalnya target harian hanya sebesar 18.000 liter susu tetapi kini harus dapat menghasilkan 20.000 liter susu sehari.

    Jika kondisinya ideal tanpa adanya downtime dari six big losses atau tanpa pemborosan kerja (proses sangat efisien) maka beberapa pilihan berikut sebagai upaya penambahan kapasitas produksi harian:
    • Suplay susu: Menambah jumlah sapi perah atau sapi unggulan sehingga dapat menambah supply volume susu ke pabrik seperti disebutkan pada poin 1.
    • Mesin: Menambah kapasitas mesin pengolah susu atau membuat cycle time lebih pendek jika memungkinkan untuk mengimbangi pertambahan supply volume susu dari peternakan sapi perah.
    • Metode kerja: Menambah time base proses dengan pengaturan kerja shift.. Hal ini hanya berlaku jika kondisi saat ini sistem kerja 3 shift 3 group kemudian dirubah menjadi 3 shift 4 group sehingga proses non stop production.
    • Mencari pengolah susu lainnya diluar perusahaan untuk membantu mengimbangi permintaan kenaikan volume susu.
    12 Panduan Taktis Manajemen Proyek

    12 Panduan Taktis Manajemen Proyek

    12 panduan taktis manajemen proyek agar terkendali sehingga proyek membuahkan hasil sesuai rencana baik proyek sipil, mekanik maupun proyek elektrik dan perpaduannya untuk pegangan production engineering, engineering department dan project management department dalam rangka peningkatan produktivitas maupun penambahan kapasitas produksi.

    Latar belakang

    Ketika target output meningkat karena pengaruh kenaikan permintaan pasar memunculkan kendala dalam pemenuhan target berbanding kapasitas saat ini. Selanjutnya muncul beberapa upaya peningkatan kapasitas proses secara instan diantaranya:
    • Penambahan jam kerja melalui pengaturan jam kerja shift
    • over time
    • subcount pekerjaan
    • Penambahan SDM
    • Pemakaian semua sumber daya seperti mesin produksi yang sebelumnya tidak beroperasi.
    Tetapi jika hal tersebut belum cukup memenuhi target maka muncul kebutuhan baru berupa pengembangan dan perluasan pabrik. Dan disinilah timbul pekerjaan proyek melibatkan beberapa vendor berikut budget besar.


    12 panduan taktis manajemen proyek

    1. Membentuk Tim Pelaksana Proyek

    Mempertimbangkan pelaksanaan proyek akan melibatkan lintas departemen dan unit kerja serta bersifat spesifik sehingga perlu dibentuk Tim Pelaksana Proyek dan melibatkan langsung dalam proyek ini.

    Daftar nama anggota tim pelaksana proyek tercantum dalam form standar catatan mutu berikut uraian kerja dari mulai persiapan sampai selesai pekerjaan proyek dan estimasi waktu menyelesaikan proyek.

    Form tim pelaksana proyek beserta uraian kerja proyek diajukan sampai mendapat persetujuan direksi.

    2. Rencana Anggaran Pelaksanaan

    Uraian kerja proyek dibuat lebih jelas serta memasukan parameter satuan pengukurannya sehingga dapat dihitung berapa besar kebutuhan biayanya. Satuan pengukuran:
    • Unit
    • Volume
    • Harga satuan
    • Harga total.
    3. Project Time Schedule

    Breakdown pekerjaan proyek berdasarkan perhitungan waktu dari start date hingga selesai. Ini memudahkan dalam monitoring progres harian dan mengevaluasi terhadap munculnya kendala.

    Bentuk form project time schedule:
    • Curva statistik pemantauan perkembangan pencapaian kerja proyek
    • Data standar update pekerjaan.
    4. Inspection dan Test Plan

    Memastikan kebutuhan dalam pekerjaan proyek secara aktual:
    • Batasan pekerjaan
    • Material dan equipment yang saling berhubungan sesuai kebutuhan proyek.
    Standar inspeksi disepakati bersama pihak vendor agar pasokan material dan equipment dari vendor sesuai serta dapat memenuhinya.

    Inspection dan test plan ditandai melalui survey lokasi proyek baik oleh tim pelaksana proyek maupun menyertakan vendor terpilih. (Proses pemilihan vendor diatur dalam SOP Purchasing, terpisah dari pelaksanaan proyek).

    5. Laporan Biaya Pelaksanaan Proyek

    Dokumen proyek untuk monitoring progress tetapi lebih ditekankan pada rincian biaya sesuai jumlah dan harga kesepakatan bersama.

    6. Laporan Harian Proyek

    Penjelasan progres kerja proyek secara detil tentang:
    • Tenaga kerja dan keahliannya contohnya tukang gali, tukang kayu, tukang batu, welder dan helper berikut jumlahnya pada saat kerja baik siang maupun malam.
    • Pelaksanaan dan penyelesaian kerja hari ini berikut volumenya contohnya pasang bagesting untuk tiang pondasi rack kabel sebanyak 25 meter.
    • Penerimaan bahan jika ada pengiriman bahan dari vendor meliputi jenis barang, pengirim, jumlah dan satuan.
    • Pemakaian bahan setiap hari meliputi jenis barang, pemakai, jumlah dan satuan contohnya pasir hari ini telah terpakai 2 meter kubik oleh vendor.

    Laporan harian proyek memiliki nomor berdasarkan tanggal dan dapat dijadikan rekapitulasi kebutuhan aktual pekerjaan proyek dari tenaga kerja sampai jumlah pemakaian barang.

    7. Project Progress Report

    PM (Project Manager) pada suatu waktu akan diminta laporan project progress bisa diminta per minggu maupun secara mendadak. Laporan ini ditujukan kepada direksi. Project progress report dibuat secara global dan sederhana agar memudahkan pemahaman direksi.

    Project progress report mencakup
    • Nama proyek
    • Item pekerjaan
    • Volume, prosentase bobot pekerjaan, prosentase progres pekerjaan dan keterangan.

    8. Laporan Inspeksi Proyek

    Tindak lanjut laporan yang diterima direksi berupa audit dan inspeksi site plant oleh semua tim pelaksana proyek dipimpin direksi.

    Laporan inspeksi proyek mengacu pada item pekerjaan, volume dan spesifikasi yang sesuai standar.

    Jika ditemukan sesuatu penyimpangan seperti barang diluar spesifikasi maka diajukan compliance kepada vendor dan PM. Compliance dilakukan dalam ruangan meeting bukan pada saat inspeksi di lapangan.

    Vendor wajib menjelaskan setiap compliance jika tidak bisa maka akan terkena pinalty berupa tidak ada pembayaran atas pekerjaan tersebut.

    PM wajib menjelaskan setiap compliance jika tidak bisa maka akan terkena aturan perusahaan tentang penyalahgunaan wewenang.

    9. Commissioning Test Report

    Commissioning test report dibuat pada saat pekerjaan proyek selesai berdasarkan permintaan vendor kepada pengawas proyek.

    Jika dianggap pekerjaan proyek sudah selesai maka pengawas proyek bisa memenuhi permintaan vendor tersebut dan pada saat test commissioning dilakukan harus melibatkan semuat tim pelaksana proyek.

    Laporan commissioning meliputi detil setiap item pekerjaan, referensi, spesifikasi standar. Tim pelaksana proyek membuat keputusan tentang status hasil pekerjaan tersebut.

    10. Berita Acara Proyek

    Berita acara proyek dibuat rangkap yang salah satunya dibawa vendor sebagai bukti penagihan.

    Berita acara proyek mencantumkan tanggal mulai pekerjaan proyek dan tanggal selesai proyek berikut test commissioning.

    Contoh isi berita acara proyek:
    Sehubungan dengan telah diselesaikannya pekerjaan PEMBANGUNAN PLANT 2 PT. SEPUTAR PABRIK INDONESIA

    dengan lingkup kerja meliputi:
    Uraian Kerja abcd...

    Setelah dilakukan inspeksi bersama, maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan: .............. yang dilakukan ................(pelaksana) telah selesai dan dapat diterima dengan baik oleh .....................(customer) dengan checklist progress report terlampir.

    Selanjutnya pada hari ini:
    Tanggal:
    Waktu :
    Lokasi:

    dilakukan serah terima dari ..................sebagai pelaksana kepada ...................sebagai pemilik

    11. Penilaian Kinerja Vendor

    Apakah vendor bisa dipertahankan untuk pekerjaan proyek berikutnya atau perlu penggantian vendor.

    Penilaian kinerja vendor bisa dengan memberikan parameter baik, cukup dan kurang untuk setiap kategori penilaian serta dapat dengan parameter penilaian lainnya seperti skala angka 1 sampai 10 dan lainnya.

    Contoh kategori penilaian kinerja vendor:
    1. Kualitar kerja vendor termasuk sub vendor meliputi kualitas supervisi personel vendor di lapangan, kualitas tenaga kerja vendor dan kualitas housekeeping vendor.
    2. Kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen kontrak termasuk surat perintah kerja (SPK), purchase order (PO), pelaksanaan pekerjaan sesuai scope pekerjaan dan ketaatan terhadap peraturan K3L.
    3. Kepatuhan terhadap jadwal proyek termasuk penyelesaian proyek, tanggapan terhadap adanya perubahan, pengiriman schedule proyek dan update status pekerjaan proyek, pengiriman gambar kerja dan photo dokumentasi, pemberitahuan kemungkinan adanya keterlambatan, ketepatan waktu dan kualitas mengejar progres pekerjaan dan perbaikan pekerjaan karena tidak sesuai.
    4. Kualitas program K3L vendor meliputi kepatuhan terhadap persyaratan kerja aman dan peraturan K3L di lokasi kerja.
    5. Hubungan kerja sama dan komunikasi dengan pemilik proyek dan kehadiran dalam meeting koordinasi proyek.
    6. Kemampuan vendor bekerja sesuai biaya alokasi, ketepatan penawaran yang diajukan, kemampuan melakukan kontrol biaya terhadap perubahan perencanaan kerja, kemampuan ide vendor mengontrol biaya serta meningkatkan kualitas pekerjaan, usulan perubahan termasuk penambahan kerja dapat dipertanggungjawabkan.
    12. Project Closing

    Dokumen beserta form hasil meeting semua tim pelaksanan proyek yang menyepakati telah selesainya proyek tersebut dan ditandatangani oleh semua tim pelaksana proyek. Dokumen ini sekaligus menyatakan pembubaran tim pelaksana proyek.