seputarpabrik.com: SOP

SOP Seleksi Evaluasi Supplier Dan Sub Kontraktor

Comment

SOP Purchasing tentang prosedur seleksi dan evaluasi supplier / sub kontraktor mengacu pada integrasi ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS I8001 prosedur pemilihan dan evaluasi calon supplier / sub kontraktor berdasarkan kriteria harga, kualitas material atau pekerjaan, kemampuan calon menyediakan material, pelayanan, waktu pembayaran dan track record supplier / sub kontraktor.

SOP Seleksi Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor

1. Tujuan

Standard Operating Procedure (SOP) ini menjelaskan aktivitas Purchasing mengenai mekanisme seleksi dan evaluasi suppier / sub kontraktor sehingga persyaratan mengenai organisasi menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian ulang harus ditetapkan.

sop seleksi evaluasi supplier dan sub kontraktor

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur proses seleksi dan evaluasi supplier / sub kontraktor mencakup adanya penerimaan dan pemeriksaan dokumen penawaran, serta seleksi dan evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor ditinjau aspek Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

Direktur bertanggung jawab dan mempunyai wewenang mengesahkan prosedur operasi standar ini.

Management Representative bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan memastikan prosedur ini diterapkan Departemen Purchasing dan dilaksanakan setiap departemen.

General Division Head bertanggung jawab memastikan pelaksanaan prosedur ini telah berjalan baik dan benar.

Purchasing Department Head bertanggung jawab:

Seleksi supplier / sub kontraktor
Evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
Memastikan supplier / sub kontraktor telah memenuhi persyaratan kualifikasi

Purchasing Staff bertanggung jawab:

Melakukan pencarian calon supplier / sub kontraktor
Membuat daftar supplier / sub kontraktor berdasarkan terpenuhinya persyaratan kualifikasi.
Evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
Kepala departemen terkait bertanggung jawab mengindentifikasi kebutuhan material / jasa serta penerimaan material / jasa dan pemilihan supplier./ sub kontraktor

4. Definisi

Supplier adalah perusahaan pemasok barang / material.

Sub kontraktor / vendor adalah perusahaan penyedia jasa.

5. Prosedur

5.1. Seleksi Supplier / Sub Kontraktor

Masukan (Input)

Departement Purchasing menerima permintaan pembelian material / jasa dari departemen terkait dituangkan dalam purchase request.

Proses (Process)

1. Proses pencarian calon supplier / sub kontraktor

Berdasarkan purchase request mendapat persetujuan dari top manajemen, staff atau Department Head Puchasing atau Department Head lainnya untuk melakukan pencarian calon supplier / sub kontraktor.

Pencarian calon supplier / sub kontraktor dapat melalui berbagai cara antara lain yaitu: Media masa seperti koran, majalah dan tabloid, Buku Kuning (yellow pages), media online seperti internet dan saran dari rekanan

Apabila calon supplier / sub kontraktor telah didapat, purchasing dapat meminta penawaran (quotation) sesuai material / jasa yang diinginkan oleh user.

Dan bila diperlukan calon supplier / sub kontraktor dapat diminta datang ke perusahaan untuk verifikasi serta mendapatkan informasi mengenai material / jasa yang ditawarkan. Informasi ini dapat berupa brochure, sample serta hasil tanya jawab.

Selama proses tanya jawab ini bila diperlukan purchasing dapat ditemani departemen terkait. Hal ini dimaksudkan supaya semua informasi mengenai supplier / sub kontraktor sesuai harapan.

2. Proses pemilihan supplier / sub kontraktor

Berdasarkan informasi yang telah didapatkan, Purchasing melakukan pemilihan. Calon supplier / sub kontraktor dipilih berdasarkan kriteria (P.Q.D.S.P.R) yaitu: Harga (price), Kwalitas material atau pekerjaan (Quality), Kemampuan calon menyediakan material (Delivery), Pelayanan (Service), Waktu pembayaran (Payment) dan Track record supplier / sub kontraktor (Record).

Kriteria supplier / sub kontraktor tersebut dituangkan melalui dokumen pendukung berjudul Kriteria Supplier / Sub Kontraktor. Calon supplier / sub kontraktor wajib menandatangani Surat Sosialisasi SMMK3L

Apabila diperlukan sebelum supplier / sub kontraktor dipilih maka purchasing dan user meninjau tempat supplier / sub kontraktor. Hal ini untuk mendapatkan informasi lebih meyakinkan.

Apabila calon supplier / sub kontraktor telah ditetapkan dan telah mengajukan penawaran harga, maka staff purchasing membuatkan perbandingan supplier / sub kontraktor yang dituangkan dalam form berjudul Perbandingan Harga Barang/Jasa untuk diajukan ke Direktur.

Departemen Head Purchasing beserta Staff Purchasing Staff Administrasi Purchasing melakukan seleksi terhadap supplier / sub kontraktor setiap enam bulan sekali.

3. Pengajuan ke Top Management

Perbandingan supplier / sub kontraktor diajukan ke Director untuk dimintakan persetujuan.

Apabila hasil pengajuan ini dinyatakan tidak disetujui, maka departemen purchasing akan membuat pemilihan kembali.

Dan apabila disetujui atau terpilih, maka supplier / sub kontraktor akan dinilai yang dituangkan
dalam Form Seleksi Supplier/Sub Kontraktor yang selanjutnya akan dimasukkan ke daftar supplier dan Sub Kontraktor menggunakan form Daftar Supplier dan sub Kontraktor Berkualifikasi.

Bila supplier / sub kontraktor telah berada dalam daftar, proses berikutnya adalah pembelian atau
transaksi.

Keluaran (output)

Keluaran dari aktifitas seleksi supplier / sub kontraktor ini berupa:

Menerima purchase request yang telah disetujui oleh Top Management.
Pencarian calon supplier / sub kontraktor
Pemilihan calon supplier / sub kontraktor
Mengajukan calon supplier / sub kontraktor ke Top Management
Memasukkan supplier / sub kontraktor terpilih ke daftar supplier dan sub kontraktor berkualifikasi.

5.2. Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor

Masukkan (input)

Departemen purchasing melakukan pembelian material / jasa. Selama proses pembelian berlangsung semua informasi mengenai supplier / sub kontraktor diamati.

Proses (process)

1. Informasi aktifitas supplier / sub kontraktor

Selama proses pembelian berlangsung yaitu mulai pengajuan quotation, tanya jawab, pengantaran material, pengerjaan jasa serta penagihan ke perusahaan diamati dan bila diperlukan dicatat pada buku khusus mengenai aktifitas supplier / sub kontraktor.

Pengamatan ini dikhususkan terhadap material yang berpengaruh terhadap mutu produk atau hasil
kerja. Namun untuk semua aktivitas pembelian jasa semua diamati, pengamatan ini dapat melalui dari
departemen terkait.

2. Proses evaluasi supplier / sub kontraktor

Evaluasi terhadap supplier material dilakukan apabila telah terjadi transaksi pembelian minimal 3 kali. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi maksimal.

Evaluasi terhadap sub kontraktor pengerjaan jasa dilakukan setiap sub kontraktor selama masa pekerjaan dan penilaian dilakukan pada akhir pekerjaan mencakup seluruh aspek Mutu, Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan.

Departemen Head Purchasing beserta Staff Purchasing Staff Administrasi Purchasing melakukan
evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor minimal 1 kali setahun.

Evaluasi ini dituangkan dalam form Evaluasi Supplier dan Sub Kontraktor. Evaluasi ini mengacu kepada dokumen pendukung Standard Penilaian Supplier-Sub Kontraktor.

Apabila hasil penilaian evaluasi supplier / sub kontraktor dinyatakan tidak memuaskan maka supplier / sub kontraktor dapat dikeluarkan dari daftar rekanan atau diberikan kesempatan kembali dengan catatan memperbaiki kekurangan

Hasil evaluasi supplier / sub kontraktor dinyatakan memuaskan maka supplier / sub kontraktor tetap berada di daftar rekanan.

Keluaran (output)

Hasil aktifitas kerja dari proses evaluasi supplier dan Sub Kontraktor berupa:

Hasil pengamatan terhadap semua aktivitas dari supplier / sub kontraktor.
Bukti evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
Surat Ketetapan Supplier / Sub Kontraktor dari daftar apabila hasil evaluasi tidak memuaskan

6. Dokumen Terkait

Prosedur Proses Pembelian
Dokumen Pendukung Kwalifikasi Supplier dan Sub Kontraktor
Dokumen Pendukung Standard Penilaian Seleksi dan Evaluasi Supplier
Form Bid Tabulation
Form Seleksi Supplier atau Sub Kontraktor
Form Daftar Supplier dan Sub Kontraktor Berkualifikasi
Form Evaluasi Supplier dan Sub Kontraktor
Surat Sosialisasi SMMK3L

SOP

Contoh SOP Proses Pembelian Berdasarkan ISO 9001 ISO 14001 Dan OHSAS 18001

Comment

Berikut contoh SOP (Standard Operating Procedure) tentang proses pembelian yang dijalankan oleh departemen Purchasing atau Procurement berdasarkan pada integrasi 3 standar sistem manajemen mutu yaitu ISO 9001 element 7.4.1, ISO 14001 element 4.4.6 dan OHSAS 18001 element 4.4.6 dan SOP ini bisa digunakan tinggal modifikasi disesuaikan kebutuhan berikut contoh pelaksanaan SOP proses pembelian ini dalam menentukan pemasok solar industri.

Seperti biasanya setiap SOP memiliki nomor SOP sendiri contohnya nomor SOP : SOP/SPC-PCH/01 Edisi II (SPC: SeputarPabrikCom, PCH: Purchasing). Disiapkan PCH Dept. Head, Diperiksa General Service Div. Head dan Disahkan Director. Pada lembaran setiap halaman SOP bagian tengah bawah diberi keterangan "uncontrolled document if printed" ditulis warna merah.

SOP Proses Pembelian

1. Tujuan

Standard Operating Procedure (SOP) ini menjelaskan aktivitas di Departemen Purchasing mengenai mekanisme pembelian barang / jasa sehingga aliran dokumen dan pertanggung jawaban pelaksana dapat dipertanggung jawabkan. Sehingga persyaratan Sistem Manajemen Mutu Standar ISO 9001 elemen 7.4. mengenai proses pembelian sesuai persyaratan pembelian.

2. Ruang Lingkup

Ruang lingkup prosedur proses pembelian mencakup adanya penerimaan dan pemeriksaan dokumen, pengajuan calon supplier / sub kontraktor kepada Director dan pembelian barang / jasa.

3. Tanggung Jawab dan Wewenang

Director bertanggang jawab mengesahkan prosedur standar operasi ini.

Quality, Environment, Health Safety (QEHS) Management Representative bertanggung jawab memastikan prosedur ini telah dilakukan, sehingga mengetahui Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan berjalan secara efektif dan benar.

General Service Division Head bertanggung jawab memastikan prosedur ini berjalan baik dan benar sehingga lebih effektif dan effisien.

Purchasing Department Head bertanggung jawab:

Pemilihan dan rekomendasi terhadap supplier / sub kontraktor
Komunikasi dengan supplier / sub kontraktor.
Negosiasi harga.

Staff Purchasing bertanggung jawab:

Menerima permintaan pembelian dari unit kerja terkait.
Mencatat semua permintaan dan melakukan monitoring permintaan tersebut.
Pembelian langsung ke supplier / sub kontraktor.
Negosiasi harga sebelum diserahkan ke department head dan Director.

Semua penanggung jawab Unit Kerja terkait bertanggung jawab mendukung terlaksanannya sesuai Standard Operating Procedure ini.

4. Prosedur

4.1 Masukkan (Input)

Unit kerja terkait mengidentifikasi kebutuhan material / jasa kebutuhannya. Identifkasi ini dituangkan dalam form Purchase Request (PR). Keterangan Form harus diisi lengkap.

Keperluan khusus, antara lain seperti keperluan project, unit kerja terkait dapat memilih (selection) pemasok (supplier / sub kontraktor). Mekanisme pemilihan supplier / sub kontraktor mengacu kepada SOP Purchasing tentang Proses Pemilihan dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor.

Untuk pembelian umum, PR yang telah ditandatangani Department Head nya dan diketahui Division Head nya diajukan ke Director untuk persetujuan. Namun sebelum diajukan terlebih dahulu dilengkapi:

Pengajuan sparepart dilengkapai laporan stok barang
Keperluan engineering dilengkapi dokumen antara lain seperti Bill of materialnya.
Pengajuan barang untuk dijual dilengkapi Laporan Stok Produk

4.2 Proses (Process)

4.2.1 Pengajuan dan Persetujuan Purchase Request

Purchase Request (PR) yang telah dilengkapi dokumen pendukung termasuk calon pemasok (supplier) dan ditandatangani Kepala unit kerja terkait, kemudian diajukan ke Director.

Apabila hasil pengajuan tidak disetujui, maka PR dikembalikan ke unit kerja terkait. Dan bila hasil
pengajuan disetujui, maka PR diserahkan ke Department Purchasing.

Khusus PR yang telah dilengkapi pemasok dan telah disetujui Director, maka Department purchasing langsung melaksanakan proses pembelian.

Tanggal kadaluarsa dalam PR harus diisi dan batas waktunya adalah 3 bulan setelah tanggal terima di Department Purchasing. Dan jika ada ketidakjelasan mengenai spesifikasi / detail item barang / jasa di PR, setelah batas waktu 3 bulan tersebut, PR terkait akan dikembalikan ke pihak user.

4.2.2. Pencarian dan Persetujuan Supplier / Sub Kontraktor (khusus pembelian umum)

Berdasarkan purchase Request yang telah mendapatkan persetujuan dari Direktor, Staff Purchasing mencarikan pemasok (supplier) atau sub kotraktor penyedia material atau jasa sesuai Purchase Request (PR). Mekanisme pencarian dan persetujuan supplier mengacu kepada prosedur SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor.

4.2.3. Proses Pembelian

Berdasarkan Purchase Request yang telah disetujui oleh Director dan dilengkapi dokumen pendukung antara lain seperti penawaran harga (quotation) dari supplier, staff purchasing melakukan pembelian material / jasa.

Proses pembelian ini dapat dilakukan melalui cara:

Pembelian langsung ke lokasi supplier disertai bukti-bukti transaksi seperti kwitansi, bon pembelian dan inspeksi material yang dibeli dilakukan di lokasi supplier. Apabila diperlukan dana pembelian, maka mekanisme pengajuan dana pembelian mengacu kepada prosedur SOP Finance tentang Pembayaran dan Pengeluaran Dana.
Department Purchasing membuatkan Purchase Order (PO) menggunakan form Purchase Order (PO), diajukan ke Director beserta dokumen pendukungnya kemudian dikirimkan ke supplier / sub kontraktor.
Pembelian bersifat emergency di cabang perusahaan maka pembelian dapat dilakukan langsung dengan persetujuan Personel yang mendapat SK Direksi untuk otorisasi maximal pembelian Rp 1.000.000 (contoh nominal) atau nilai sesuai SK Direksi.

4.2.4. Penerimaan Material / Jasa.

Berdasarkan Purchase Order dan telah disetujui oleh Director, supplier / sub kontraktor mengirimkan material / jasa

Material / jasa harus melalui pemeriksaan dan disetujui user melalui mekanisme mengacu kepada prosedur Inspection Of Incoming Material and Services Completion Report.

Apabila material datang tidak sesuai permintaan, maka material dikembalikan. Dan apabila material datang sesuai permintaan, maka purchasing dan user menerima material dan menandatangani surat jalan supplier / sub kontraktor.

Apabila user ada di kantor cabang, maka purchasing atau inspector yang menandatangani surat jalan tersebut sebagai bukti tanda terima barang.

Sedangkan untuk jasa, pemeriksaan dilakukan apabila pekerjaan telah selesai dilakukan, yaitu dengan membuatkan berita acara serah terima pekerjaan yang diterbitkan sub kontraktor dan disetujui user / departemen terkait.

4.2.5. Monitoring Permintaan

Semua permintaan yang diterima Departemen Purchasing dilakukan pemantauan (monitoring), yaitu mulai dari permintaan, hingga penyerahan material. Monitoring ini dituangkan dalam form Monitoring Permintaan Material.

4.2.6. Distribusi Dokumen

Apabila proses pembelian telah selesai dilakukan, maka staff purchasing mengumpulkan dokumen
pembelian antara lain PR, PO (bila ada), surat jalan supplier, berita acara serah terima kemudian diserahkan ke Departemen Akunting sebagai proses pembayaran

4.3. Keluaran (output)

Keluaran dari aktivitas kerja proses pembelian, meliputi:

Menerima dokumen purchase request atas persetujuan Direktur
Memeriksa kebenaran dokumen Purchase Request
Seleksi supplier / sub kontraktor.
Pembelian barang/material, baik melalui supplier maupun toko-toko
Menerima barang dan inspeksi terhadap barang tersebut.
Distribusi dokumen ke departemen terkait.

5. Dokumen Terkait

SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor
Form Purchase Request
Form Purchase Order (PO)
Form Monitoring Permintaan material

Contoh Pelaksanaan SOP Proses Pembelian Dalam Menentukan Pemasok Solar Industri

Permintaan pengadaan solar industri diajukan user dengan mengisi formulir PR (Purchase Request). Baris dan kolom PR setidaknya mencantumkan

Nomor registrasi (index)
Nama item diisi solar industri
Jumlah kebutuhan solar industri
Katagori (misal aset, entertainer)
Penggunaan (used for)
Plant (perusahaan group)
Pengajuan terakhir
Baris persetujuan.

Formulir PR sendiri adalah formulir dokumen terkontrol, merupakan catatan mutu purchasing.

Nomor registrasi PR dibuat user dan digunakan sebagai index arsip PR dokumen user dengan masa simpan formulir PR sekitar 5 sampai 10 tahun (waktu simpan lebih lama karena ada kaitan keuangan serta pajak). Ketika PR sudah ditangan purchasing, PR tersebut akan diregistrasi purchasing tetapi tetap mencantumkan nomor registrasi PR milik user.

Format nomor PR terbitan purchasing akan berbeda dibandingkan format nomor PR user, artinya setelah teregistrasi purchasing, PR milik user dikembalikan lagi purchasing kepada usernya agar disimpan sebagai arsip user selama masa simpan 5 sampai 10 tahun.

Perusahaan cabang / anak perusahaan berlokasi jauh dari kantor pusat maka cara pengiriman formulir PR ke purchasing pusat dapat dilakukan melalui scan PR dikirimkan lewat email perusahaan.

Selanjutnya purchasing melakukan pencarian para pemasok solar industri melalui pencarian online, daftar di katalog atau rekomendasi rekanan / pemasok. Purchasing harus mengantongi minimal 3 nama pemasok solar industri sebagai kandidat pemasok solar industri. Setiap kandidat pemasok solar industri harus memberikan Penawaran Harga kepada purchasing berikut profile company.

Para kandidat pemasok solar industri selanjutnya diundang bertemu langsung purchasing secara terpisah. Pertemuan awal antara calon pemasok solar industri dan purchasing bertujuan supaya lebih mengenal sosok kandidat pemasok solar industri. Mereka diwajibkan membawa dokumen company profile berikut brosur maupun katalog produk sebagai referensi acuan purchasing.

Cara menentukan kandidat pemasok solar industri ditempuh berdasarkan:

Legitimasi company profile
Survey lokasi usaha
Kualitas solar industri

1. Legitimasi Company Profile

Company profile kandidat pemasok solar industri harus diperiksa secara cermat supaya mengetahui kredibilitas kandidat pamasok solar industri tersebut.

Semua perizinan operasional harus lengkap, valid serta belum kadaluarsa. Terdapat data riwayat penjualan solar industri kepada para langganan serta riwayat kepercayaan langganan untuk terus membeli solar industri kepada kandidat pemasok solar industri tersebut salah satunya dalam bentuk testimoni jika ada.

2. Survey Lokasi Usaha

Survey lokasi usaha kandidat pemasok solar industri melalui inspeksi mendadak tanpa pemberitahuan maupun perjanjian sebelumnya agar saat kunjungan secara mendadak ini tidak ada data instan maupun data telah sengaja disiapkan sebelumnya. Sejumlah pertanyaan berbentuk angket disiapkan dalam rangka memastikan lebih detil tentang kondisi calon pemasok solar industri.

3. Kualitas Solar Industri

Purchasing perlu melibatkan ahli maintenance / engineering agar mengetahui kualitas solar industri kandidat pemasok. Ada beberapa kriteria sebagai standar kualitas solar industri diantaranya tidak ada endapan, tidak berbusa, warna solar bagus yaitu berwarna orange tua serta bening dan akan tetap bening walaupun disimpan lama.

Kandungan sulfur tidak melebihi 0,3%. Apabila kandungan sulfur melebihi 0,3% maka akan menyebabkan kerusakan pada mesin.

Cara mengetahui berapa kandungan sulfur solar industri adalah dengan mengujinya di laboratorium atau bisa dilihat dari kebeningannya karena kandungan sulfur melebihi 0,3% maka kebeningan solar industri akan berubah ketika disimpan lama.

Kriteria lainnya sebagai acuan standar kualitas solar industri adalah ash content maksimal 0,0021% berdasarkan hasil pengujian laboratorium, mudah terbakar, engine bekerja lembut serta tanpa ada knocking, tetap encer pada suhu dingin dan mampu melumasi sistem pemompaan injeksi / nosel.

Uji laboratorium solar industri memang berbayar tetapi kita dapat memanfaatkan secara gratis melalui kerja sama dengan pemasok / supplier unit alat berat yang telah dibeli serta digunakan operasional.

Tetapi jika plant hanya memiliki armada alat berat dalam jumlah sedikit maka uji laboratorium biayanya di nego saja ke pemasok solar industri dengan alasan sebagai jaminan penjualan kualitas solar industri. Tetapi jangan biarkan pemasok melakukan proses uji lab solar industri tersebut sendiri, plant harus melakukannya atau mendampinginya dengan biaya dibebankan kepada pemasok solar industri.

Kini tiba saatnya purchasing menentukan pilihan kandidat pemasok solar industri untuk menjadi rekanan. Daftar nama kandidat pemasok solar industri sudah pasti telah melalui serangkaian validasi di atas.

Siapakah kandidat pemasok solar industri yang terpilih purchasing?

Sudah pasti harganya termurah diantara mereka tetapi kualitas solar industri tetap terjamin.

Dengan mendapatkan pemasok solar industri harga murah merupakan bentuk penghematan biaya pengadaan solar industri sehingga akan meningkatkan gross profit perusahaan. Purchasing segera menerbitkan PO (Purchase Order) kepada pemasok solar industri terpilih tersebut.

SOP

5 SOP P2K3 Penanggulangan Banjir Ledakan Tumpahan Kecelakaan Kerja Dan Kebakaran

Comment

5 SOP P2K3 utama meliputi SOP penangulangan banjir, ledakan, tumpahan, kecelakaan kerja dan SOP penanggulangan kebakaran sebagai standar prosedur kerja P2K3 dalam upaya mencapai zero accident di tempat kerja agar penanganan terhadap masalah banjir, ledakan, tumpahan, kecelakaan kerja dan kebakaran bisa efektif dan aman saat pelaksanaannya.

Jika SOP ini belum ada di dalam tubuh organisasi P2K3 maka perlu ditanyakan kembali kebergunaan pembentukan P2K3 ini karena bekerja tanpa pedoman tetapi tenang saja, dibawah ini telah disiapkan 5 contoh SOP wajib dimiliki P2K3 tinggal Anda modifikasi sesuka hati.

SOP PENGANGGULANGAN BANJIR

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan : Memberikan petunjuk pelaksanaan tentang tata cara penanggulangan banjir
Ruang lingkup : Penanggulangan banjir oleh sebab hujan besar atau lama, banjir dari luapan kali atau banjir karena jebolnya tanggul.

2. Acuan
ISO 14001
Clausul 4.4.7 : Kesiagaan dan Tanggap Darurat

3. Definisi

P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
SEC : Security
MTC : Maintenance
PPB : Pompa Pengendali Banjir

4. Tanggung Jawab

Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini dikoordinir oleh bagian SEC
Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini dilaksanakan oleh bagian SEC, MTC dan departemen terkait areanya mengalami banjir
Tanggung jawab evaluasi dan analisa terjadinya banjir berada di Tim P2K3 bagian analisa.

5. Prosedur Detil

Banjir oleh sebab hujan besar, hujan lama, luapan air kali, tanggul jebol sehingga menggenangi sebagian atau seluruhnya.
SEC berjaga selama situasi berada dalam kondisi berpotensi banjir
Jika terjadi ketidak normalan PPB maka SEC wajib melaporkan keadaan tersebut kepada MTC tetapi jika PPB dalam kondisi normal SEC berjaga di kondisi rawan banjir.
Saat akan terjadi luapan air kali, SEC segera menutup pintu air sehingga air kali tidak masuk ke dalam pabrik.
Apabila terjadi banjir secara insidental / lokal, SEC memastikan pompa portable dalam kondisi normal. Jika terjadi ketidak normalan pompa portable, SEC dengan dibantu departemen terkena banjir melakukan evakuasi. Jika pompa dalam kondisi normal maka SEC dengan dibantu departemen terkena banjir melakukan penyedotan.
Apabila banjir masih terjadi walau usaha penanggulangan telah dilakukan maka segera lakukan evakuasi.
SEC mengkoordinator tindakan evakuasi terhadap lokasi terkena banjir berikut dengan tindakan mematikan aliran listrik beberapa lokasi tertentu karena memungkinkan terendam air, mengamankan barang - barang berharga milik perusahaan dan melakukan evakuasi terhadap orang / karyawan.
Apabila banjir masih terjadi walau usaha pencegahan telah dilakukan, P2K3 wajib mengevaluasi faktor penyebabnya dan membuat tindakan perbaikan terhadap prosedur penanggulangan saat ini.

6. Dokumentasi
Prosedur ini dinyatakan tidak berlaku apabila telah diterbitkannya prosedur baru menggantikan prosedur ini.

SOP PENANGGULANGAN LEDAKAN

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan : Memberikan petunjuk pelaksanaan tentang tata cara penanggulangan ledakan.
Ruang Lingkup : Penanggulangan ledakan oleh sebab percikan api dengan gas atau dengan bahan kimia mudah terbakar atau over pressure.

2. Acuan
ISO 14001
Clausul 4.4.7 : Kesiagaan dan tanggap darurat

3. Definisi

P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
SEC : Security
APAR : Alat Pemadam Api Ringan

4. Tanggung Jawab
Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini adalah semua karyawan yang kebetulan berada di tempat terjadinya peristiwa, SEC dan P2K3

5. Prosedur Detil

Ledakan terjadi oleh sebab suatu percikan api mengenai gas bocor, bahan kimia mudah terbakar, over pressure
Lokasi berpotensi terjadinya ledakan adalah di lokasi tersebut terdapat peralatan pengelasan, bejana tekanan, bahan-bahan kimia mudah terbakar
Disetiap tempat berpotensi memungkinkan terjadi ledakan dipasang APAR dan hydrant dalam kondisi siap pakai
SEC, P2K3 dan perwakilan dari bagian di semua tempat kerja diberikan pelatihan penanggulangan ledakan termasuk di dalamnya adalah latihan pemadam kebakaran dan evakuasi
Saat terjadi ledakan, setiap orang di lokasi ledakan tersebut segera menjauhi sumber ledakan untuk menghindari bahaya
Petugas terlatih pada jarak terdekat dengan ledakan melakukan tindakan evakuasi diantaranya melakukan pemadaman jika terjadi api akibat ledakan tersebut dan memberikan pertolongan pertama jika ada korban
Melakukan investigasi penyebab ledakan dan membuat laporan

6. Dokumentasi
Masa berlaku prosedur ini adalah sampai terbit prosedur baru menggantikan prosedur ini.

SOP PENANGGULANGAN TUMPAHAN

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan : Memberikan petunjuk pelaksanaan tentang tata cara penanggulangan tumpahan
Ruang Lingkup : Penanggulangan tumpahan dari bahan-bahan dalam bentuk cairan atau padatan baik berupa bahan kimia maupun bahan penunjang yang masih digunakan atau setelah dipakai, yang berada di semua tempat kerja.

2. Acuan
ISO 14001
Clausul 4.4.7 : Kesiagaan dan tanggap darurat

3. Definisi

P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
TPS : Tempat Pembuangan Sementara
B3 : Bahan Berbahaya dan Beracun

4. Tanggung Jawab

Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini dikoordinir oleh Tim P2K3
Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini dilaksanakan oleh semua karyawan
Tanggung jawab evaluasi dan analisa terjadinya tumpahan berakibat kebakaran atau kecelakaan kerja ini dibuat oleh Tim P2K3

5. Prosedur Detil

Tumpahan terjadi oleh sebab proses pengisian bahan melewati batas volume, kebocoran wadah, masalah pengangkutan
Setiap orang yang menangani pengisian dan pengangkutan bahan harus menjaga untuk tidak terjadi tumpahan
Setiap orang yang pertama kali melihat tumpahan karena kebocoran wadah harus segera memeriksa dan mencegah tumpahan semakin banyak, selanjutnya memberitahukan kepada penanggung jawab bahan tersebut.
Jika terjadi tumpahan karena suatu sebab segera menangani keadaan tersebut dengan mencegah semakin banyaknya tumpahan dan mengeringkan tempat terkena tumpahan
Limbah tumpahan dipilih sebagai limbah B3 dan limbah non B3 untuk selanjutnya disimpan di TPS
Jika terjadi tumpahan mengakibatkan kebakaran atau kecelakaan kerja, P2K3 wajib melakukan evaluasi faktor penyebabnya dan membuat laporan

6. Dokumentasi
Masa berlaku prosedur ini adalah sampai terbit prosedur baru menggantikan prosedur ini

SOP PENANGANAN KECELAKAAN KERJA

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan : Memberikan petunjuk pelaksanaan tentang tata cara penanganan kecelakaan kerja
Ruang Lingkup : Penanganan kecelakaan kerja meliputi kecelakaan ringan, kecelakaan berat dan kecelakaan di luar area kerja saat jam kerja

2. Acuan
ISO 14001
Clausul 4.4.7 : Kesiagaan dan tanggap darurat

3. Definisi

P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
P3K : Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan
Pasien : Pekerja yang mengalami kecelakaan

4. Tanggung Jawab
Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini adalah semua karyawan yang berada di tempat saat terjadinya peristiwa

5. Prosedur Detil

Kecelakaan kerja dikelompokan menjadi kecelakaan ringan, kecelakaan berat dan kecelakaan diluar area kerja
Kecelakaan ringan adalah bilamana setelah mengalami kecelakaan pasien masih dapat bekerja hari itu juga. Saat terjadi kecelakaan, pasien langsung menuju P3K untuk pengobatan. Pasien melaporkan kecelakaan ke atasan langsungnya kemudian disampaikan ke P2K3. Tim analisa P2k3 melakukan investigasi dan evaluasi kecelakaan kerja terhadap pasien, saksi mata dan tempat kejadian.
Kecelakaan berat adalah bilamana setelah mengalami kecelakaan, pasien memerlukan perawatan dan pengobatan khusus. Saat kecelakaan, atasan langsung atau saksi mata memberi tindakan P3K dan melaporkan ke personalia kemudian disampaikan ke P2K3. Personalia bersama security membawa pasien ke klinik. Klinik memberikan rujukan pasien untuk dibawa atau tidak dibawa ke rumah sakit. Tim analisa P3K melakukan investigasi dan evaluasi kecelakaan kerja terhadap pasien, saksi mata dan tempat kejadian.
Kecelakaan diluar tempat kerja adalah kecelakaan saat tugas luar, perjalanan datang dan pulang kerja dengan rute sama setiap hari. Saat kecelakaan terjadi, saksi mata membawa pasien ke klinik terdekat. Berdasarkan informasi dari klinik, personalia dan security segera menuju ke tempat pasien. Atas rujukan dari klinik, personalia membawa pasien ke rumah sakit.

6. Dokumentasi
Prosedur ini dinyatakan tidak berlaku apbila telah diterbitkannya prosedur baru menggantikan prosedur ini.

SOP PENANGGULANGAN KEBAKARAN

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Tujuan : Memberikan petunjuk pelaksanaan tentang tata cara penanggulangan kebakaran
Ruang Lingkup : Penanggulangan kebakaran oleh sebab pengelasan, kebocoran gas, bahan kimia terbakar, hubungan singkat listrik, pembakaran tertentu yang tidak terkendali, over heating produk, pelelehan, sabotase.

2. Acuan
ISO 14001
Clausul 4.4.7 : Kesiagaan dan tanggap darurat

3. Definisi

P2K3 : Panitia Pembina Keselamatan dan Kesehatan Kerja
SEC : Security
Damkar : Pemadam kebakaran
Didamkar : Dinas pemadam kebakaran

4. Tanggung Jawab
Tanggung jawab pelaksanaan prosedur ini berada pada semua karyawan

5. Prosedur Detil

Pekerja yang melihat kebakaran di suatu tempat, baik pekerja setempat atau bukan, baik perorangan atau kelompok, segera mengambil tindakan untuk pemadaman. Memadamkan dengan APAR dan menekan tombol sirine kebakaran jika saksi mata lebih dari satu orang atau menekan tombol sirine kebakaran setelah pemadaman dengan APAR tidak berhasil jika saksi mata hanya satu orang.
Sirine kebakaran berfungsi untuk memberikan informasi kebakaran dan meminta pekerja lain untuk memadamkan.
Menekan tombol evakuasi oleh petugas dari tim evakuasi jika kebakaran semakin besar.
SEC segera menghubungi Damkar dan Didamkar untuk melakukan pemadaman.
Tim evakuasi mengkoordinir tindakan evakuasi barang dan orang.

6. Dokumentasi
Prosedur ini dinyatakan tidak berlaku apabila telah diterbitkannya prosedur baru menggantikan prosedur ini.

Contoh SOP Pengendalian Proses Produksi

Comment

Proses produksi semua jenis industri perlu dikendalikan dengan SOP (Standard Operating Procedures) agar efektif dan efisien seperti contoh SOP pengendalian proses produksi berikut ini sehingga mencapai hasil sesuai target produksi yang direncanakan serta mencegah kendala selama proses produksi berjalan.

Seperti biasanya sebuah SOP akan dibuntuti beberapa formulir catatan mutu (dokumen level 4) berdasarkan kebutuhan dan fungsinya. Secara garis besar beberapa formulir catatan mutu dokumen level 4 tersebut adalah:

Formulir 1 : Kebutuhan Material Per Produk
Formulir 2 : Master Production Schedule
Formulir 3 : Schedule Perintah Kerja Mingguan
Formulir 4 : Jadwal Rencana Kerja Harian
Formulir 5 : Laporan Harian Produksi
Formulir 6 : Progress dan Schedule Produksi / Delivery
Formulir 7: Permintaan Material
Formulir 8 : Data Kondisi Proses
Formulir 9 : Pending Delivery

Mungkin masih ada kemungkinan formulir catatan mutu lainnya belum terangkum di atas sehingga jumlah formulir catatan mutu dokumen level 4 untuk SOP Pengendalian Proses Produksi bisa lebih banyak lagi atau mungkin nama formulirnya berbeda tetapi tujuan atau maksudnya sama.

SOP PENGENDALIAN PROSES PRODUKSI

1. Tujuan

Prosedur ini memberikan pedoman dalam pelaksanaan proses / operasi produksi. Prosedur ini memberikan gambaran pencapaian hasil produksi mengacu target secara periodik mingguan memperhitungkan time base proses produksi sehingga target benar-benar tercapai tidak ada carry over dan tidak ada pending delivery.

2. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi pengendalian proses di bagian produksi sejak material utama masuk proses produksi sampai produk siap kirim.

3. Uraian Umum

Prosedur ini dilaksanakan untuk menjamin bahwa proses produksi berlangsung secara terkendali dan mampu memenuhi target produksi sesuai permintaan pelanggan berdasarkan kesepakatan dalam kontrak bersama bagian sales marketing.
Proses produksi dilaksanakan berdasarkan perencanaan produksi oleh PPIC tertuang di dalam Master Schedule Produksi termasuk order pending sebelumnya dan menjadi prioritas untuk diproses. Schedule finishing disesuaikan stock produk dalam proses dan delivery schedule customer dan atau schedule delivery atas kesepakatan pelanggan.
Proses produksi dilaksanakan berdasarkan kesiapan mesin produksi, mesin utility, peralatan seperti alat angkat dan angkut dan atau fasilitas produksi lainnya berikut rencana mutu, instruksi kerja dan standar-standar terdokumentasi.

4. Prosedur

Uraian tentang prosedur berikut membagi-bagi sejumlah flow pengendalian proses produksi berdasarkan PIC terkait seperti PPIC manager, warehouse supervisor, production supervisor, QC supervisor, QA Manager dan maintenance manager.

PPIC Manager

Menerima Purchase Order pelanggan dari marketing dan memeriksa delivery date Standar Mutu pelanggan serta kelengkapan persiapan produksi seperti FMEA, PQCS, IK, Jig / Fixture dan Tooling. Bila ditemukan ketidak jelasan segera dikonfirmasikan ke marketing dan departemen terkait.
Membuat master production schedule (formulir 2 Master Production Schedule).
Membuat schedule perintah kerja mingguan (Weekly schedule) masing-masing section produksi (formulir 3 Schedule Perintah Kerja Mingguan) dan jadwal rencana kerja harian untuk perintah kerja (formulir 4 Jadwal Rencana Kerja Harian) dan didistribusikan ke bagian produksi terkait untuk dilaksanakan.
Pembuatan schedule perintah kerja mingguan melibatkan production manager sehingga sebelum schedule perintah kerja mingguan diterbitkan sudah diketahui apa saja masalah produksi update dan kendala dari support departemen lainnya.
Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan produksi (formulir 5 Laporan Harian Produksi dan Formulir 6 Progress dan Schedule Produksi / Delivery).
Memonitor kesiapan bahan, mesin produksi / peralatan dan lokasi pekerjaan sehingga pelaksanaan progress dapat berjalan sesuai jadwal.
Memonitor kelengkapan rencana mutu, instruksi kerja dan standar-standar sehingga produk sesuai persyaratan mutu.
Membuat pemberitahuan secara tertulis ke marketing untuk diinformasikan ke pelanggan jika terjadi kemunduran masa penyerahan hasil produksi yang disebabkan masalah bukan dari pelanggan (formulir 9 Pending Delivery berikut recovery schedule).

Production Manager

Bersama PPIC manager merancang schedule perintah kerja mingguan. Production manager menyampaikan permasalahan produksi seperti mesin produksi tertentu sedang perbaikan, terdapat potensi carry over dari schedule minggu sebelumnya, kendala material utama berikut support materia, kendala man power dari jumlah man power dan skill yang belum cukup dan kendala-kendala lainnya. PPIC manager akan mengatur target sesuai informasi kendala ini.
Mendelegasikan schedule kerja mingguan ke supervisor untuk segera menindak-lanjuti proses produksi sesuai order pada schedule kerja mingguan saja sebagai top prioritas.

Warehouse Supervisor

Memastikan ketersediaan parts / material untuk keperluan produksi
Menerima permintaan material dari produksi (Formulir 7 Permintaan Material)
Mensupply material ke bagian produksi tepat waktu sesuai permintaan

Production Supervisor

Menerima schedule perintah kerja dari PPIC supervisor
Memastikan kesiapan bahan, mesin / peralatan dan lokasi pekerjaan sehingga pelaksanaan proses dapat tepat waktu.
Membuat permintaan material kepada warehouse supervisor (Formulir 7 Permintaan Material) dan untuk disupplay ke bagian produksi terkait.
Memastikan dan melaksanakan proses produksi berdasarkan perintah kerja, rencana mutu dan instruksi kerja.
Melaporkan setiap ketidaksesuaian kepada manager PPIC untuk diambil tindakan termasuk membuat permintaan perbaikan kondisi mesin bermasalah (Formulir Permintaan Perbaikan Mesin) dari SOP Permintaan Perbaikan Mesin Produksi
Mendokumentasikan data kondisi proses dan hasil yang dicapai (Formulir 8 Data Kondisi Proses).
Mengadakan koordinasi dengan departemen engineering dalam pelaksanaan produksi part baru berdasarkan limit sample.

QC Supervisor

Memastikan pemakaiaian material utama dan material support mengikuti standar mutu
Memastikan hasil proses produksi setiap tahapan sudah menghasilkan produk mengikuti standar mutu.
Memastikan hasil akhir produk tidak ada fail.

QA Manager

Memastikan kesiapan alat-alat ukur dan uji
Mengesahkan material yang digunakan proses produksi sejak barang datang dalam proses sampai siap dikirim.
Mengidentifikasi produk.

Maintenance Manager

Memastikan keadaan mesin produksi, mesin utility dan peralatan dalam kondisi terawat berdasarkan instruksi kerja terdokumentasi.
Menghindari preventive maintenance atau predictive maintenance bersifat shutdown maintenance saat weekdays kecuali proses produksi sedang tidak padat mengacu schedule perintah kerja mingguan yang menjadi target produksi.

Lampiran dari SOP ini selain dari beberapa formulir catatan mutu dokumen level 4 yang telah disebutkan di awal juga terdapat dokumen level 3 seperti beberapa WI atau Instruksi Kerja sebagai penjelasan detil setiap pengendalian proses produksi.

SOP

Cara Lulus Audit BSCI Sebagai Salah Satu Persyaratan Export Ke Eropa

6 comments

Panduan cara lulus audit BSCI sebagai salah satu persyaratan yang diperlukan bagi perusahaan yang ingin memenangkan tender order dari negara-negara Eropa sehingga bisa melakukan export ke beberapa negara di Eropa tersebut dan saat ini BSCI sudah diterapkan di 63 negara berkembang dan baru berkembang termasuk Indonesia.

BSCI Business Social Compliance Initiative atau Standar Inisiatif Kepatuhan Sosial Bisnis adalah standar kondisi sosial perusahaan pemasok berdasarkan anggota terutama negara-negara berkembang dan baru berkembang. Sifat keanggotaan BSCI adalah swasta, non pemerintah dan nirlaba.

5 Langkah implementasi kode etik standar BSCI

Anggota BSCI perlu mengkomunikasikan Pedoman Perilaku BSCI kepada pemasok mereka.
Sebelum audit, pemasok menyelesaikan penilaian sendiri. Tujuannya adalah mengenalkan mereka pada penerapannya. Kode etik standar BSCI dipelajari dan dipersiapkan menghadapi audit. Selama fase ini, BSCI mendorong pemasok menghadiri lokakarya peningkatan kesadaran tentang implementasi BSCI.
Audit awal bertujuan menilai kinerja pemasok terhadap Pedoman Perilaku BSCI. Diulangi setiap tiga tahun, audit awal meliputi pemeriksaan kondisi di lapangan, pemeriksaan menyeluruh atas catatan perusahaan dan wawancara pribadi dari sampel karyawan untuk lebih memahami situasi sehari-hari di pabrik.
Jika audit awal menunjukkan ketidakpatuhan terhadap Kode BSCI, auditor menyiapkan Rencana Tindakan Korektif (CAP). Penyelesaian catatan CAP menetapkan batas waktu untuk semua persyaratan yang harus diselesaikan. Tindakan korektif untuk praktik terbaik industri tetap bersifat sukarela. Konsultasi tingkat lanjut ditawarkan selama fase ini untuk mendukung pemasok mengatasi permasalahan lebih spesifik.
Dalam waktu dua belas bulan setelah audit awal, dilakukan audit ulang untuk memeriksa apakah semua tindakan korektif telah dilaksanakan. Jika perusahaan masih tidak patuh, audit ulang kedua dapat dilakukan. Jika perusahaan masih tidak patuh setelah audit ulang kedua dan tidak ada peningkatan terukur, BSCI mendorong anggotanya untuk pertimbangkan kembali hubungan mereka dengan pemasok itu. Semua pemasok yang berhasil mematuhi “Praktik Terbaik untuk Industri” didorong untuk lulus sertifikasi SA8000 sebagai praktik terbaiknya BSCI.

Ruang lingkup pemenuhan standar BSCI meliputi standar yang harus segera dipenuhi, standar yang harus dipenuhi dalam waktu singkat dan standar yang harus dipenuhi dalam waktu pertengahan.

Standar yang harus segera dipenuhi:

Hak Kerja / Buruh
1. Ketentuan kerja

Keselamatan di tempat kerja (ILO 184)
Lingkungan kerja aman
Tidak ada kerja paksa (ILO 29 105)
Pekerja anak dilarang (ILO 182)

2. Kondisi kerja

Usia minimum (ILO 138)
Remunerasi setara (ILO 100)

3. Pemberdayaan pekerja

Kebebasan berserikat (ILO 87)
Perundingan Bersama (ILO 98)
Tidak ada diskriminasi di tempat kerja (ILO 111)

Standar yang harus dipenuhi dalam waktu dekat

Hak sosial / kemanusiaan
1. Tersedia fasilitas perumahan dan sanitasi
2. Masalah gender
3. Hak-hak budaya / agama (ILO 169)

Hak-hak adat
Hak minoritas

Hak kerja / buruh

1. Ketentuan kerja
2. Keselamatan di tempat kerja (ILO 184)

Pelatihan tentang masalah keselamatan
Peralatan keselamatan dan darurat kit
Penanganan bahan kimia secara aman

3. Kondisi kerja yang sehat
4. Akses ke air minum aman dan sehat
5. Akses ke fasilitas sanitasi di tempat kerja
6. Akses ke bantuan medis / asuransi
7. Persyaratan pelatihan di situs
8. Tidak menggunakan kekerasan fisik

Kondisi kerja

1. Kebijakan kontrak kerja dan pelaksanaannya
2. Transparansi pekerjaan dan pelaksanannya
3. Waktu jam kerja berakhir dengan jelas
4. Pembayaran upah tepat waktu
5. Persyaratan upah minimum

Lingkungan

1. Bahan kimia

Peralatan dan pelatihan tentang penggunaan bahan kimia
Penyimpanan / pembuangan / limbah
Pengelolaan bahan kimia

2. Limbah

Pengelolaan polusi
Pembuangan limbah

3. Air
Pembuangan air selokan dan kondisi alirannya

Standar yang harus dipenuhi dalam waktu pertengahan

Hak kerja / buruh

1. Kondisi kerja
2. Upah hidup untuk menutupi kebutuhan dasar manusia
3. Layanan / tabungan
4. Jumlah jam kerja maksimum

Berikut beberapa poin penting sebelum pelaksanaan audit oleh auditor eksternal

Jalur evakuasi harus clear
APAR dan P3K tidak boleh terhalangi
Isi kotak p3K sesuai ceklist
Tim produksi dan di lapangan telah mengenal petugas : P3K, Kesehatan keselamatan kerja, Tanggap darurat/kebakaran, perwakilan pekerja,
SIO alat berat seperti forklift, excavator, loader dan alat angkat (crane/chain hoist)
Penggunaan APD sesuai setiap karyawan
APAR Eyewash station, peta jalur evakuasi, P3K, emergency exit.
Tidak ada karyawan magang, borongan, PKL
Karyawan adalah terdaftar sebagai karyawan
Pengaturan area parkir kendaraan karyawan dan tamu.

Auditor eksternal akan melakukan interview terhadap beberapa karyawan secara acak saat audit ke lapangan. Teknisnya beberapa karyawan terpilih secara acak akan dipanggil ke kantor untuk interview oleh auditor eksternal.

Langkah persiapan menghadapai interview oleh auditor eksternal tersebut maka jauh hari sebelumnya perusahaan sudah mengkondisikan standar terbaik telah terpenuhi sehingga jawaban karyawan adalah jawaban aktual di perusahaan.

Berikut bocoran beberapa pertanyaan auditor eksternal BSCI saat interview terhadap beberapa karyawan acak tersebut.

Adakah tindakan asusila oleh atasan?
Apakah diberikan cuti tidak? Berapa hari cuti setahun?
Bagaimana cara mengajukan cuti?
Jika ingin meninggalkan pekerjaan apakah boleh tidak? Caranya bagaimana?
Peraturan Perusahaan diberikan tidak?
Apakah lembur dipaksa?
Jam kerja per hari berapa jam?
Apakah diberikan fasilitas air minum?
Apakah ada paksaan saat masuk ke perusahaan ini?
Siapakah perwakilan pekerja?
Jika ada saran/keluhan bagaimana cara menyampaikannya?
Siapa yang menunjuk perwakilan pekerja?
Apakah Anda karyawan tetap atau bukan?
Sudah berapa lama dikontrak?
Karyawan outsource atau bukan?
Sudah berapa lama dikontrak outsource?
Perusahaan outsourcing nya apa dan dimana?
Apakah ada tindakan diskriminasi?
Berapa upah lembur?
Apakah gaji Anda dipotong?
Gajian tanggal brp?
Pernah kerja 1 minggu full?
Apakah jika kerja menggunakan APD?
Apakah mengetahui PIC dan no telepon P3K dan pemadam kebakaran?
Apakah ada transport ke pabrik?
Apakah ijzah atau dokumen pribadi lain ditahan?
Apakah dipungut biaya pendaftaran masuk kerja di perusahaan ini?

Jawaban dari 27 contoh pertanyaan di atas tergantung dari setiap karyawan dan hasilnya akan menjadi penilaian auditor eksternal. Untuk mendapatkan jawaban seragam dari setiap karyawan caranya bukan dengan "melatih" jawaban dengan arahan tetapi dengan cara perusahaan mematuhi semua aturan:

UU No,13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
UU No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Peraturan Pemerintah No.78 tahun 2015 tentang Pengupahan.

Untuk menunjang keselamatan dan kesehatan kerja wajib dibentuk P2K3 dengan struktur organisasi dan tanggung jawab jelas bagi setiap anggota P2K3.

Continuous Improvement Activity (CIA) sudah diterapkan dan berjalan di perusahaan setidaknya untuk CIA paling dasar tentang penerapan 5R sebagai budaya kerja karena hal ini sebagai salah satu penilaian standar BSCI.

SOP

SOP Perbaikan Mesin Produksi Membuat Perhitungan Downtime Mesin Lebih Akurat

Comment

Pelaksanaan SOP Perbaikan Mesin Produksi ini akan membuat perhitungan downtime mesin lebih akurat karena meliputi prosedur perbaikan mesin produksi jika terjadi downtime mesin akibat kerusakan mesin yang tidak bisa dioperasikan dan prosedur perbaikan tanpa downtime mesin karena mesin produksi masih bisa beroperasi pada standar kapasitas produksi rendah, menghasilkan reject dan error sesaat.

SOP Perbaikan Mesin Produksi dibuat departemen Maintenance mengacu kepada standar mutu ISO 9001 maupun integrasi dengan standar mutu ISO 14001 dan OHSAS 18001 dan standar khusus lain sesuai kategori bisnis perusahaan dan perkembangan global seperti standar Jaminan Produk Halal HAS 23000.

Pelaksana SOP Perbaikan Mesin Produksi adalah Maintenance, Produksi dan departemen lain karena memiliki mesin khusus.

Contoh mesin khusus diluar departemen produksi yaitu mesin laboratorium RND, mesin untuk pekerjaan kantor, mesin utility dan mesin bengkel. Departemen selain produksi bisa menggunakan SOP Perbaikan Mesin Produksi untuk perbaikan kerusakan mesin.

Form catatan mutu dokumen level IV menginduk pada SOP Perbaikan Mesin Produksi meliputi:

Form permintaan perbaikan contohnya form Repaire Job Order (RJO), Maintenance Job Order (MJO), Laporan Kerusakan Aset (LKA), Permintaan Perbaikan (PP), Engineering Job Order (EJO) dan Work Order (WO). Form ini dibuat rangkap untuk keperluan Produksi dalam perhitungan downtime mesin dan keperluan Maintenance untuk perhitungan availability mesin, MTTR, MTBF, analisa kinerja mesin, perhitungan downtime mesin dan arsip.
Form History Mesin yaitu catatan setiap kejadian mesin produksi dari waktu ke waktu. History mesin digunakan sebagai dasar analisa preventive dan predictive maintenance.

MTTR (Mean Time To Repaire) adalah waktu rata - rata untuk memperbaiki kerusakan mesin berulang dan identifikasi sama. MTTR disebut baik ditunjukan dengan statistik MTTR menurun.

MTBF (Mean Time Between Failure) adalah waktu rata - rata interval kerusakan mesin berulang dan identifikasi sama. Semakin besar MTBF maka semakin baik dan digambarkan dengan kenaikan data statistik MTBF.

Aplikasi teknologi Internet Of Things IOT di era revolusi industri 4 saat ini memungkinkan kedua form ini tergantikan sehingga metode kerja lebih cepat dan lebih efisien serta membuat pola kerja paperless.

baca juga: Cara Menghemat Kertas Untuk Menurunkan Biaya Administrasi dan Mengatasi Permasalahan Produksi

Pelaksanaan SOP Perbaikan Mesin Produksi.

Operator produksi membuat permintaan perbaikan mesin produksi pada form permintaan perbaikan. Agar diagnosis Maintenance lebih mudah dan cepat, permintaan perbaikan kerusakan mesin ditulis detil apa saja kerusakan mesin dan usaha apa yang sudah dilakukan operator produksi sebelum diajukan permintaan perbaikan. Termasuk kondisi mesin seperti tidak bisa hidup atau hidup tidak normal.

Form permintaan perbaikan sebelum diserahkan ke Maintenance terlebih dulu sudah mendapatkan persetujuan minimalnya pengawas unit kerja mesin produksi bermasalah.

Tugas admin maintenance adalah menerima permintaan perbaikan operator produksi. Registrasi permintaan perbaikan mesin pada Log permintaan perbaikan mesin di Administrasi Maintenance untuk mendapatkan nomor registrasinya. Contohnya penomoran registrasi permintaan perbaikan: 04/PP/MTC/2018.

Operator produksi menerima salinan 1 lembar form permintaan perbaikan teregistrasi. Form ini digunakan untuk perhitungan downtime mesin produksi dan mendorong departemen maintenance agar segera menindak lanjuti permintaan perbaikan tersebut.

Admin maintenance menyerahkan form permintaan perbaikan mesin teregistrasi kepada assistant / manager maintenance maupun supervisor jika assistant / manager maintenance sedang tidak ditempat.

Form permintaan perbaikan dipilah sesuai jenis pekerjaan perbaikan. Diserahkan kepada supervisor mekanik jika jenis pekerjaan perbaikan mekanik dan kepada supervisor electric jika jenis pekerjaan perbaikannya electric.

Perbaikan bersifat mekanik adalah perbaikan kerusakan mesin produksi pada sistem gerak mesin, sistem hydraulic dan sistem pneumatic. Perbaikan bersifat electric adalah perbaikan kerusakan mesin produksi pada instalasi listrik di dalam mesin dan sistem kontrol instrumentasi seperti perbaikan PLC, motor drive, inverter dan sejenisnya.

Sebagian industri memiliki lebih dari 2 gugus tugas maintenance yaitu electric, mekanik, instrument, fabrikasi, workshop dan IT.

Supervisor segera menugaskan operator maintenance melaksanakan perbaikan mesin produksi sesuai permintaan Produksi. Tanggal dan jam mulai perbaikan segera diisi supervisor sesaat sebelum form permintaan perbaikan diterima operator maintenance.

Perbaikan pekerjaan pengelasan oleh welder seperti bagian mesin patah, crack dan modifikasi kontruksi mesin mengikuti SOP pengelasan berdasarkan safety.

Waktu permulaan perbaikan digunakan sebagai basis data perhitungan MTTR dan MTBF. Semakin detil penulisan waktunya semakin akurat perhitungan MTTR dan MTBF. Data waktu permulaan perbaikan dipakai perhitungan downtime mesin akibat breakdown mesin dan pembanding laporan downtime oleh produksi.

Breakdown mesin merupakan salah satu penyebab besarnya angka downtime mesin selain preventive dan predictive maintenance.

SOP Perbaikan Mesin Produksi era revolusi industri jilid 4 akan menghilangkan proses dari pengajuan permintaan perbaikan mesin sampai delegasi tugas ke operator maintenance. Ponsel dengan paket data milik operator produksi bisa akses program permintaan perbaikan kerusakan mesin dan tunggu operator maintenance tiba di lokasi kerusakan mesin.

Revolusi industri jilid 4 ditandai penerapan 5 teknologi baru yaitu artifcial intelegent AI, internet of things IOT, robotic, virtual reality VR dan printer 3D. Industri sebaiknya menerapkan teknologi revolusi industri jilid 4 agar selalu dapat memenangkan persaingan bisnis.

Operator maintenance bagian electric, mekanik serta gugus tugas maintenance lainnya segera melakukan perbaikan kerusakan mesin.

Perbaikan terhadap kerusakan mesin produksi sering diikuti penggantian sparepart baru dibawah tanggung jawab warehouse merujuk SOP gudang sparepart. Form permintaan perbaikan ditunjukan kepada admin gudang sparepart setelah mekanik / electric menuliskan kebutuhan sparepart di form permintaan perbaikan.

Tugas admin gudang sparepart menerima 1 salinan form permintaan perbaikan. Jika gudang sparepart menyediakan form BPB (Bukti Pengambilan Barang) maka kebutuhan sparepart dijelaskan dalam BPB. Jika tidak ada BPB maka pihak admin gudang sparepart mendata pengeluaran sparepart pada Log pengeluaran barang gudang sparepart.

Admin gudang sparepart wajib mebuat transaksi potong stock barang setiap terjadi pengeluaran sparepart berikut jumlahnya.

Jika sparepart tidak tersedia maka:

Gudang sparepart telah terjadi stockout. Pembenahannya dengan meningkatkan disiplin dan kecermatan perhitungan inventory gudang sparepart seperti perhitungan ROP, safety stock, purchase request dan EOQ.
Proses perbaikan mesin oleh operator maintenance terhenti dengan status tunggu sparepart. Perbaikan akan dijadwalkan dengan diketahui bersama antara Maintenance, Produksi, Purchasing dan bagian gudang sparepart dan jadwal perbaikan ini masuk task list maintenance yang dipresentasikan setiap bulan saat laporan bulanan manajemen.
Jika sparepart baru pertama diperlukan maka maintenance mengajukan permintaan barang kepada Purchasing
Jika sparepart repeat order maka pihak gudang sparepart mengajukan permintaan barang ke Purchasing dengan catatan tidak ada transaksi seperti kondisi ini.
Jika sparepart sudah diajukan dan telat datang maka gudang sparepart mengejar Purchasing untuk pengadaannya.

Operator menerima sparepart untuk mengganti sparepart aus penyebab kerusakan mesin.

Test running mesin setelah diperbaiki. Test 1 mesin dijalankan tanpa proses produksi. Test 2 mesin dijalankan dengan proses produksi. Hasil test 2 memastikan operasional mesin berjalan lancar sesuai kapasitas produksinya dan menghasilkan produk tanpa cacat. Test 2 dilakukan bersama operator produksi. Perbaikan kerusakan mesin telah selesai dan selanjutnya closing.

Proses Closing:

Operator maintenance menuliskan di form permintaan perbaikan tanggal dan waktu penyelesaian, penyebab kerusakan, tindakan perbaikan dan sparepart terpakai.

Salinan form permintaan perbaikan yang sebelumnya telah diambil Produksi 1 lembar, diminta sementara oleh operator maintenance untuk dirangkap supaya data pekerjaan berikut waktu penyelesaian perbaikan mesin tercopy.

Operator produksi menyetujui selesainya perbaikan dengan membubuhkan tanda tangan pada form permintaan perbaikan.

Operator produksi mendapatkan kembali salinan form permintaan perbaikan dan diserahkan ke administrasi produksi untuk kepentingan perhitungan data downtime mesin dan perhitungan data kerusakan mesin yang mempengaruhi perhitungan KPI Produksi. Contoh KPI produksi adalah output value, carry over, quality defect, waste, over time dan kecelakaan kerja.

Downtime yang dibuat produksi adalah real time yang akurat berdasarkan data dari form permintaan perbaikan.

Operator maintenance menyerahkan form permintaan perbaikan ke administrasi maintenance baik yang closing maupun status tunggu sparepart atau tunggu perbaikan teknisi luar pabrik.

Status tunggu perbaikan teknisi luar pabrik terjadi jika maintenance belum mampu dalam memecahkan perbaikan terhadap kerusakan mesin. Teknisi luar berasal dari agen resmi penjualan merk mesin atau vendor lain yang dipercaya sehingga harganya lebih murah dari vendor resmi.

Tugas admin maintenance untuk membuat report perbaikan maintenance. Entry data report pada database komputer yang sudah diprogram untuk menampilkan hasil query atau filter tertentu. Contohnya menampilkan data downtime mesin, data MTTR, data MTBF dan history mesin tergantung permintaan.

Form permintaan perbaikan status closing disimpan sebagai arsip untuk kepentingan audit internal dan audit eksternal setiap 6 bulan. Masa simpan arsip rata - rata 2 tahun dan setelah itu dimusnahkan dengan diberi label uncontrolled document dari MR.

Form perbaikan status belum closing dipegang gugus tugas maintenance untuk pemantauan closing.

Contoh program komputer gratis yang dapat diprogram dan menyimpan database adalah microsoft acess dan Microsoft Dynamics NAV versi gratis. Software microsoft dynamics NAV adalah software ERP Enterprise Resource Planning buatan Microsoft. Ini merupakan penyempurnaan dari MRP yang mengintegrasikan keseluruhan departemen sampai tingkat sales.

Operator maintenance update data kartu history mesin. History mesin meliputi softcopy di program database dan hardcopy ditempel di body mesin. Kartu history mesin sebagai catatan mutu level IV termasuk form audit sehingga harus selalu update dan kondisi bersih.

SOP Perbaikan Mesin Produksi akan membuat perhitungan downtime mesin lebih akurat. Produksi dan Maintenance menghitung downtime mesin dari sumber data yang sama dan proses munculnya data diketahui bersama.

Study kasus:
Target produksi tidak tercapai yang disebabkan kerusakan mesin sehingga mengganggu proses produksi.

Pertanyaanya apakah benar kegagalan dalam mencapai target produksi adalah 100% dari kerusakan mesin?

Perhitungan target produksi menyatakan bahwa target produksi berbanding lurus dengan kapasitas produksi yang dipengaruhi time base mesin dan time base manual. Time base mesin dapat diukur pasti. Jika kerusakan mesin hanya sekian persen dari availability mesin maka sebenarnya kegagalan produksi tidak 100% dari masalah kerusakan mesin.

Produksi harus cermat, ketika time base mesin terganggu maka upayakan mempercepat time base manual.

Kegagalan pencapaian target produksi bisa disumbang juga dari penurunan performance mesin disebabkan terjadinya error sesaat dan kecepatan mesin rendah sehingga time base mesin turun. Kedua faktor ini bagian dari six big losses yang mempengaruhi penurunan kapasitas produksi dan faktor yang mempengaruhi nilai performance mesin dalam rumus perhitungan OEE.

Segera lakukan upaya menghilangkan kecepatan rendah dan error sesaat melalui langkah sesuai SOP Perbaikan Mesin Produksi.

Dan inilah kegunaannya adanya penulisan status mesin ketika diajukan perbaikan yaitu apakah mesin dalam keadaan tidak bisa hidup atau hidup tapi tidak normal. Status pada form permintaan perbaikan mesin dalam kondisi tidak hidup artinya masuk katagori ke perhitungan downtime dari breakdown.

Status pada form permintaan perbaikan mesin dalam kondisi hidup tapi tidak normal artinya tidak masuk kategori ke perhitungan downtime dari breakdown. Ini akan masuk pada perhitungan Performance Rate, perhitungan time base mesin dan perhitungan kapasitas produksi revisi.

Perhitungan downtime mesin yang akurat. Menjadi jelas mana yang masuk downtime dari breakdown dan mana yang bukan downtime mesin.

Data lose time diambil dari kondisi mesin rusak dan status tidak bisa hidup. Ini disebut downtime mesin dari breakdown mesin dan mempengaruhi availability mesin.

Breakdown mesin adalah jenis downtime mesin yang tidak disengaja. Downtime mesin yang sengaja diciptakan adalah preventive maintenance dan predictive maintenance sebagai program kerja departemen maintenance.

Tujuan diadakannya preventive maintenance dan predictive maintenance adalah agar breakdown tidak ada tetapi dengan adanya preventive dan predictive maintenance malah menambah downtime mesin.

Jadi bagaimana supaya program dari departemen maintenance ini tidak menjadi atau mengurangi downtime mesin dan upaya apa agar downtime keseluruhan menjadi turun?

SOP

HAS 23000 Untuk Jaminan Produk Halal

2 comments

HAS (Halal Assurance System) 23000 atau SJH (Sistem Jaminan Halal) 23000 adalah dokumen berisi persyaratan sertifikasi halal yang diterbitkan LPPOM MUI (Lembaga Pengkajian Pangan, Obat - obatan dan Kosmetika Majelis Ulama Indonesia) ditujukan bagi industri makanan, minuman, obat - obatan dan industri kosmetika sebagai standar sistem manajemen halal untuk jaminan produk Halal tidak terkontaminasi najis

Apakah industri makanan, minuman, obat - obatan dan industri kosmetika wajib memiliki sertifikasi halal?

Ini kembali ke strategi bisnis setiap perusahaan guna mendapatkan laba besar dengan meningkatkan Value Propotition. Laba ini akan diperoleh jika produk diterima konsumen sesuai harapan konsumen.

Mayoritas konsumen di Indonesia adalah penduduk Muslim sehingga produk makanan, minuman, obat-obatan dan kosmetika harus memenuhi harapan konsumen Muslim yaitu produk tersebut halal. Jika produk tersebut terkontaminasi barang haram seperti babi dan turunannya tentu akan ditinggalkan konsumen Muslim.

Hasil beberapa penelitian diperoleh bahwa penduduk Muslim saat ini menempati urutan kedua terbesar sedunia. Prediksi pertumbuhan jumlah pemeluk agama Islam akan lebih cepat dari rata - tata terkait dipicu bertambahnya penduduk Muslim di Eropa, Australia dan Amerika. Hal ini akan berdampak pada permintaan terhadap konsumsi produk halal meningkat di seluruh dunia.

Jaminan produk halal LPPOM MUI sudah diterima baik oleh banyak negara lain terutama negara - negara anggota WHC (World Halal Forum), anggota OKI (Organisasi Konferensi Islam) dan anggota ICCI (Islamic of Commerce and Industry) sehingga ekspor produk makanan, minuman, obat-obatan dan kosmetika tidak perlu khawatir terhadap penolakan konsumen Muslim di negara lain.

Bagaimana sebaliknya jika ada produk impor dengan label halal negara bersangkutan?

Dalam hal ini LPPOM MUI mengambil langkah berupa penetapan lembaga sertifikasi halal luar negeri atas rekomendasi LPPOM MUI. Saat ini terdapat 39 lembaga sertifikasi halal luar negeri hasil rekomendasi LPPOM MUI diantaranya ada 11 lembaga di Australia, 8 lembaga di Amerika, 4 lembaga di Irlandia, 3 lembaga di Belanda dan Selandia Baru serta 1 lembaga masing - masing di Singapura, Malaysia, Thailand, Jepang dan Filipina.

HAS 23000 Mencakup:

HAS 23000:1 Kriteria Sistem Jaminan Halal (SJH)
HAS 23000:2 Kebijakan dan Prosedur Sertifikasi Halal

Impementasi HAS 23000

Hal pertama harus dilakukan adalah adanya komitmen manajemen puncak terhadap kebijakan halal dan mensosialisasikan kebijakan halal ini kepada seluruh jajaran di dalam perusahaan. Komitmen manajemen puncak ini termasuk dalam persetujuan budget pelaksanaan kebijakan halal.

Bentuk tim manajemen halal dari semua perwakilan departemen. Tim ini akan melaksanakan kebijakan halal sesuai tugas dan wewenang dari manajemen puncak.

Tidak semua pekerja faham tentang masalah halal termasuk jajaran di dalam tim manajemen halal sendiri. Agar lebih mematangkan pemahaman halal maka sebaiknya diselengarakan pelatihan khusus eksternal bagi beberapa perwakilan perusahaan.

Selanjutnya perwakilan ini wajib mensosialisasikan kepada tim manajemen halal secara khusus dan kepada para pekerja secara umum. HAS 23000 mensyaratkan adanya pelatihan internal minimal satu kali setahun dan pelatihan eksternal minimal satu kali setiap dua tahun.

HAS 23000 mensyaratkan bahwa bahan atau material baik material utama maupun support material bukan berasal dari barang haram atau najis.

Perusahaan menghasilkan produk bebas bau dan rasa seperti terdapat pada produk haram maupun produk yang telah dinyatakan haram berdasarkan fatwa MUI.

Pabrik harus memiliki jaminan fasilitas produksinya tidak terkontaminasi silang dengan bahan atau produk haram atau najis seperti bahan dari babi dan turunannya. Selama fasilitas produksi ini tidak terkontaminasi silang maka pabrik dapat melakukan proses terus menerus.

HAS 23000 menetapkan SOP (Standar Operational Procedure) untuk beberapa aktivitas kritis pada rantai produksi yang dapat mempengaruhi kehalalan suatu produk. SOP HAS 23000 harus terintegrasi dengan standar lain seperti ISO 9001 (mutu) dan standar lainnya sehingga terbentuk efisiensi SOP. Diantaranya SOP HAS 23000 ini adalah

SOP Seleksi bahan baru
SOP Pembelian bahan
SOP Pemeriksaan bahan datang
SOP Formulasi produk
SOP Produksi
SOP Pencucian fasilitas produksi dan peralatan pembantu
SOP Penyimpanan dan penanganan bahan dan produk dan transportasi.
SOP Kemampuan telusur
SOP Penanganan produk yang tidak memenuhi kriteria

Setiap 6 bulan sekali dilakukan audit internal pelaksanaan sistem jaminan halal oleh auditor halal internal kompeten dan independen. Hasil audit dilaporkan kepada LPPOM MUI secara tertulis. Tata cara pelaksanaan audit internal diatur dalam SOP Audit internal.

Terakhir kembali kepada manajemen puncak untuk melakukan kaji ulang manajemen yang dilakukan setidaknya 1 kali setahun melakukan evaluasi efektivitas penerapan sistem jaminan halal HAS 23000. Apabila hasil kinerja setahun kurang memuaskan maka manajemen puncak perlu merumuskan perbaikan guna memperoleh hasil maksimal untuk setahun kedepan.

Cara Memastikan Kesesuaian Volume Solar Industri Yang Diterima

Comment

Apakah Anda meyakini bahwa volume solar industri yang dikirim distributor sampai di tujuan sudah benar volumenya sesuai dengan surat jalan? Jika tidak yakin maka bagaimanakah memastikan kesesuaian volume solar industri yang diterima ini? Tindakan memastikan kesesuaian volume solar industri dari mulai pengiriman sampai diterima user bukan diartikan sebagai bentuk ketidak percayaan konsumen terhadap distributor solar industri ini melainkan sebagai pelaksanaan prosedur penerimaan barang dari pemasok terpilih.

Umumnya pekerjaan ini menjadi bagian tugas QC incoming material, inventory dan security yang harus memastikan spesifikasi material yang diterima berikut quantity dan qualitynya. Setiap pabrik mungkin memiliki caranya tersendiri dalam pelaksanaan prosedur pengawasan ini. Ulasan disini hanya berdasarkan langkah yang pernah diterapkan di tempat kerja penulis sehingga kemungkinan akan berbeda tetapi pada intinya adalah bagaimana caranya agar solar industri yang kita beli ini dapat kita terima sesuai dengan yang dibeli dalam hal quality dan quantitynya.

Sementara akan kita fokuskan dulu dengan quantity atau kesesuaian volume solar industri di ulasan ini.

Memastikan kesesuaian volume solar industri yang diterima bisa dilakukan dengan cara dibawah ini:

1. Penimbangan kendaraan solar industri

Kendaraan pengangkut solar industri akan melewati 3 kali proses penimbangan di jembatan timbang yaitu ketika akan berangkat akan ditimbang di jembatan timbang distributor sendiri, ketika di perjalanan akan ditimbang di jembatan timbang Dishub dan ketika tiba ditujuan akan ditimbang di plant. Tujuan utama dari penimbangan ini untuk memastikan kapasitas berat tidak melebihi daya angkut kendaraan sehingga kendaraan aman selama perjalanan.

Petugas yang menangani kedatangan kendaraan solar industri di plant adalah QC incoming material.

Setiap proses penimbangan diterbitkan data penimbangan yang akan mengacu kepada proses penimbangan sebelumnya. Jadi seharusnya data penimbangan yang akan diterima QC incoming material di plant sebanyak minimal 3 data penimbangan termasuk di jembatan timbang di Plant.

Hasil penimbangan di plant adalah berat seluruh kendaraan dikurangi berat kosong kendaraan tangki solar. Berat seluruh kendaraan diperoleh dari hasil penimbangan sedangkan berat kosong kendaraan diperoleh dari data KIR kendaraan, baik dari buku KIR maupun name plate di badan kendaraan. Selisih dari pengukuran tersebut selanjutnya dikonversi kedalam liter.

Konversi Kg ke liter:

Massa jenis solar industri 820 - 870 Kg/M3 (untuk memastikan angka pastinya, lihat pada MSDS yang dikirim distributor yang bersangkutan). Kita ambil yang maksimal sebagai contoh di perhitungan ini 870 Kg/M3.
1M3 = 1000 liter maka 870 / 1000 = 0,87 Kg/Liter.
Jadi tinggal dibalik saja perhitungan di atas sehingga 1 Kg = 1Kg / 0,87 Kg/Liter sehingga didapatkan nilai 1 Kg solar industri = 1,14 liter.

Jika ketiga data ini sesuai maka kendaraan angkut solar industri lolos uji pertama dan bisa masuk plant untuk loading solar industri yang akan ditangani oleh petugas inventory dan security (mewakili General Affairs).

Bagaimana jika di Plant tidak memiliki jembatan timbang?

Tidak semua pabrik memiliki jembatan timbang. QC incoming material tetap memeriksa surat jalan dan data hasil penimbangan dari jembatan timbang distributor dan jembatan timbang Dishub. Posisi rawan tentu antara perjalanan dari jembatan timbang Dishub dan plant, berkurangkah solar industrinya? Bagaimanakah solusinya?

Alternatif 1: Purchasing harus memberitahukan sebelumnya kepada pemasok solar industri bahwa plant tidak memiliki jembatan timbang. User di plant akan mengarahkan penimbangan terakhir di jembatan timbang Dishub paling dekat dengan plant. Catatan bahwa layanan jembatan timbang Dishub biasanya tidak akan menolak kendaraan angkut ditimbang walaupun sebelumnya sudah ditimbang di jembatan timbang Dishub yang lain dalam satu perjalanan pengiriman.

Sopir kendaraan angkut harus memberitahukan ke user pada saat tiba di jembatan timbang Dishub yang ditentukan user. Selanjutnya QC incoming material akan berangkat ke jembatan timbang Dishub dan ikut menyaksikan penimbangan.

Tidak disarankan hasil timbangan di jembatan timbang Dishub yang ditunjuk user, hasil dikirimkan ke QC incoming material melalui sms, media sosial dan email. QC incoming material harus hadir menyaksikan proses penimbangan karena proses berikutnya adalah mengawal kendaraan angkut solar industri menuju plant.

Alternatif 2: QC incoming material memeriksa langsung volume solar industri di dalam tangki kendaraan angkut. Caranya dengan membuka main hole tangki solar industri dan melihat level volume di dalam tangki jika tersedia. Dengan melihat posisi level sesuai maka volume solar yang dikirim dipastikan dengan surat jalan.

Pada saat tidak ada penunjukan level volume di dalam tangki solar, maka harus dilakukan pengukuran dengan menggunakan stick level yang dimiliki user, hanya saja hasilnya tidak akan akurat karena tidak ada kalibrasi antara stick level user dengan tangki solar distributor.

Silakan dipilih alternatif di atas mana yang paling sesuai diterapkan.

QC incoming material berhak menolak pengiriman solar industri jika volume solar industri tidak sesuai dengan surat jalan.

2. Pengukuran tangki solar penyimpanan

Tugas QC incoming material sudah berakhir ketika kendaraan tangki solar industri sudah lolos dari uji berat di proses penimbangan. Tetapi QC incoming material masih memiliki tugas berikutnya yaitu memeriksa qualitas solar industri apakah memenuhi standar atau tidak dengan pemeriksaan lebih lanjut.

Loading solar industri dari tangki kendaraan ke tangki penyimpanan menjadi tugas inventory dan general affairs yang diwakili security.

Sebelum proses loading, yang harus diperhatikan pertama oleh inventory adalah level akhir solar industri di dalam tangki penyimpanan yang menggambarkan berapa volume awal solar industri di dalam tangki penyimpanan.

Selanjutnya proses loading dimulai. Security harus memastikan flow meter di kendaraan tangki (jika ada) harus dari nol dan yang dibuangnya pertama kali bukan angin.

Proses loading selesai. Inventory mengukur level akhir tangki dan menghitung berapa volume solar industri aktual yang yang terisi ke dalam tangki. Volume akhir dikurangi volume awal dan dikonversi menjadi berapa liter sebenarnya yang masuk ke dalam tangki solar penyimpanan.

Bagaimana jika volume di dalam tangki solar penyimpanan tidak sesuai dengan surat jalan?

Tindakan 1: Perintahkan sopir kendaraan untuk membuka main hole tangki solar kendaraan. Periksa di dalam tangki apakah ada benda - benda mencurigakan seperti wadah dari drum, ember dan sejenisnya yang mengendapkan solar industri di dalam tangki penyimpanan.

Periksa kontruksi bagian dalam tangki solar. Tangki BBM biasanya dibuat bersekat dibagian dalam agar pada saat pengiriman bisa mengurangi hentakan beban ketika kendaraan menikung atau di tanjakan / turunan sehingga mengurangi resiko kendaraan terguling. Pada kendaraan tangki BBM kapasitas besar sekat ini biasanya tertutup rapat dengan tujuan masing - masing main hole yang dipisahkan sekat tertutup bisa diisi jenis BBM berbeda.

Kembali ke desain sekat tangki solar industri di atas, sekat hanya berupa plat pemisah samping kiri dan kanan untuk mengurangi hentakan saat kendaraan menikung di perjalanan. bagian bawah tidak boleh ada sekat sehingga solar industri akan habis ketika loading. Jika terdapat sekat di bagian bawah maka sekat ini akan menahan sejumlah isinya tidak keluar. Maka pastikan bagian bawah / dasar tangki solar adalah rata disetiap bagian sekat.

Tindakan 2: Jika tindakan 1 tidak ditemukan kejanggalan, segera audit prosedur yang dilakukan QC incoming material sebelumnya apakah ada suatu kelalaian penanganan yang terjadi.

SOP

SOP Pengelasan Listrik Berdasarkan Standar Safety

Comment

SOP Pengelasan Listrik Berdasarkan Standar Safety - Pekerjaan pengelasan listrik memiliki resiko tinggi terhadap kecelakaan kerja dan kebakaran pabrik. Tetapi pekerjaan mengelas ini tidak bisa dihindari keberadaannya di dunia industri sehingga harus ditentukan bentuk SOP (Standar Operational Procedure) pengelasan listrik berdasarkan standar safety untuk mengurangi atau menghilangkan timbulnya resiko fatal. Berikut ini sekilas bentuk SOP pengelasan listrik berdasarkan standar safety sebagai rujukan untuk pengembangan SOP pengelasan listrik yang lebih sempurna di tempat kerja Anda.

1. Persiapan

Persiapkan peralatan pengelasan listrik seperti mesin las listrik, topeng las berikut kacanya, sarung tangan kulit, palu ciping dan gerinda tangan. Semua peralatan dalam kondisi baik dan berfungsi normal.

Persiapkan bahan untuk pengelasan berupa kawat las, besarnya diameter kawat las berbanding lurus dengan besarnya ketebalan bahan las. Sebenarnya jenis kawat las tidak perlu dalam jumlah banyak untuk kebutuhan pemakaian di workshop pabrik. Coba ambil data pengelasan listrikdi workshop Anda selama 1 tahun dan urutkan menjadi beberapa katagori pekerjaan dan lihat kawat las apa saja yang digunakan, pasti setelah diamati akan terlihat hanya beberapa jenis kawat las yang terpakai.

Dan ini contohnya yang biasanya digunakan welder:

Kawat las LB52 (AWS7016) atau RD718 untuk pengelasan bahan metal.
Kawat las stainless NC308 untuk pengelasan bahan stainless.
Kawat las NC309 untuk pengelasan bahan campuran stainless dan metal.
kawat las CIN3 untuk pengelasan babet atau ancuran logam.

Gunakan APD (Alat Pelindung Diri) untuk welder dan helper welder. Kelengkapan pemakaian APD minimalnya seperti safety shoes, appron (pelindung badan) dan APAR (Alat Pemadam Api Ringan) type dry chemical.

Sebelumnya, disarankan mempelajari poin penting sebelum melakukan pekerjaan berbahaya di artikel sebelumnya karena pengelasan listrik termasuk katagori pekerjaan berbahaya dan memiliki resiko tinggi.

Kerja sama dengan safety officer diperlukan terlebih jika lokasi pengelasan terdapat bahan kimia atau B3 yang dikhawatirkan terdapat gas mudah terbakar disekitar tempat tersebut. Safety officer akan memastikan keamanannya dengan menguji emisi gas menggunakan instrumen gas detector.

Persiapkan pelaksana pekerjaan pengelasan listrik. Hanya orang yang telah berpengalaman dalam mengelas listrik yang boleh melaksanakan pekerjaan berbahaya ini. Lebih baik lagi bagi welder sudah mengantongi sertifikasi juru las kelas 1, kelas 2 atau kelas 3. Sertifikasi juru las ini biasanya didapatkan dari LSP (Lembaga Sertifikasi Profesi) atas lisensi dari BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi).

2. Pelaksanaan Pengelasan

Periksa semua titik yang akan di las, jika berkarat atau tertutupi bahan lain maka harus dibersihkan terlebih dulu dan jika kesulitan dalam pembersihannya gunakan saja gerinda tangan. Buat sambungan grounding ke area yang tersambung pada titik pengelasan.

Nyalakan mesin las listrik. Pastikan setingan ampere sesuai dengan diameter kawat elektroda yang dipakai, yaitu:
Seting 90A - 120A untuk diameter kawat las 2,6 mm
Seting 120A - 160A untuk diameter kawat las 3,2 mm
Seting 160A - 200A untuk diameter kawat las 4 mm

Semua setingan ampere di atas digunakan untuk mesin las listrik 3 phasa dengan nilai ampere tinggi.
Titik awal pengelasan dimulai yang terjauh dari posisi welder agar titik yang sudah di las tidak terjadi kontak dengan welder tanpa disengaja. Hal ini bisa menimbulkan salah satu penyebab kecelakaan kerja ketika kondisi welder sedang terfokus proses pengelasan. Gerakan kawat las menyerupai pola ladam atau lingkaran. Bersihkan kerak yang menempel menggunakan palu ciping setiap kali berhenti sementara selama proses pengelasan. Lanjutkan pengelasan sampai tuntas.

3. Standar Safety Pengelasan Listrik

Standar safety pengelasan listrik pada kendaraan dan alat berat, sebelum pelaksanaan pengelasan Anda wajib memastikan terlebih dahulu apakah baterei atau accu sudah terputus dari instalasi listrik kendaraan atau alat berat sebab bisa mengakibatkan kelebihan muatan listrik arus searah (Direct Current) pada baterei atau accu yang bisa mengakibatkan terjadi ledakan pada batterei tersebut.

Standar safety pengelasan listrik pada area dekat bahan mudah terbakar seperti didekat tangki solar, tangki solvent, gudang cat / thinner maka terlebih dulu harus dilakukan isolasi area penyimpanan bahan mudah terbakar tersebut dengan menggunakan lembaran seng misalnya sebagai penghalang agar mencegah kontak percikan api pengelasan dengan bahan mudah terbakar tersebut. Sediakan air secukupnya (1 ember) di dekat lokasi untuk menghilangkan percikan api tidak menyala di dekat lokasi.

Standar safety pengelasan listrik di area ketinggian terlebih dulu isolasi area di bawah pekerjaan pengelasan listrik terutama jika terdapat jalur kabel listrik, tutupi dengan bahan seperti seng agar tidak terjadi kontak dengan percikan api las dan pastikan sumber listrik dalam jalur kabel listrik dibawah pengelasan tersebut sudah dimatikan dan dipasang LOTO oleh safety officer agar tidak ada pekerja yang menaikan breaker jalur listrik tersebut.

Gunakan tali tambang sebagai alat bantu untuk menaikan / menurunkan peralatan las seperti elektroda, stang las dan material las. Welder dan helper welder wajib menggunakan full body harness pada saat berada di ketinggian di atas 2 meter.

Selesai pengelasan listrik, kembalikan pengaturan ampere ke posisi awal kemudian matikan power mesin las listrik. Rapikan kembali peralatan dan bahan serta bersihkan kotoran tersisa.

SOP

Prosedur Penggantian Ban Baru dan Pengelolaan Ban Bekas Pakai

Comment

Prosedur penggantian ban baru dan pengelolaan ban bekas pakai bagi perusahaan penyedia jasa transportasi pengangkutan orang maupun barang yang memiliki kendaraan pengangkut dalam jumlah besar seperti bus, dump truck, wing box, engkle, long bak, head trailer dan box serta akibat tingginya mobilisasi armada pengangkutan tersebut sehingga mengharuskan kesiapan kondisi ban secara baik dan aman digunakan selama perjalanan pulang pergi apa lagi menempuh perjalanan jarak jauh.

Siapakah penanggung jawab untuk menyediakan cadangan ban guna menunjang kelancaran transportasi ini?

Gudang sparepart. Ban kendaraan adalah salah satu komponen sparepart dikelola oleh bagian gudang sparepart, termasuk menentukan purchase quantity, safety stock dan ROP serta penyimpanan ban secara aman. Gudang sparepart wajib menetapkan suatu prosedur pengelolaan ban baru dan ban bekas ini.

Prosedur penggantian ban baru dan pengelolaan ban bekas pakai

Supir kendaraan mengajukan penggantian ban baru misalnya ban kendaraan dump truck. Ban baru dump truck berjumlah 10 set terdiri dari ban luar, ban dalam dan selendang ban. Syarat mengajukan penggantian ban baru adalah jarak tempuh dump truck sudah melewati 60.000 km dihitung sejak penggantian ban sebelumnya.

Ban akan diganti berjumlah 10 set, jangan kurang terkait masalah safety di perjalanan. Jika ada salah satu ban tidak diganti baru sementara ban lainnya sudah diganti baru, beban kerja akan tertumpu pada ban belum diganti tersebut dan hal ini sangat membahayakan keselamatan supir dan kendaraannya sendiri. Data tentang history setiap penggantian ban dipegang rangkap antara supir dan petugas gudang sparepart untuk keperluan pemeriksaan silang.

Administrasi gudang sparepart menerima pengajuan penggantian ban baru. Petugas gudang sparepart selanjutnya mendata nomor seri ban baru yang akan dikeluarkan serta nomor seri ban terpasang pada kendaraan.

Ban baru baik ban luar maupun ban dalam akan diberikan identitas label terlebih dulu. Pemasangan label ini berupa cap bisa menggunakan alat bertanda khusus yang dipanaskan kemudian tanda tersebut ditempelkan pada ban luar dan ban dalam. Tujuannya mencegah adanya praktek kecurangan supir yaitu tidak mengganti semua ban tetapi menjual sebagian ban baru tersebut ke luar pabrik.

Penggantian ban baru dilakukan diluar pabrik di bengkel - bengkel terdekat dari pabrik serta biaya penggantian ban baru sepenuhnya ditanggung perusahaan. Khusus penggantian ban baru di dalam lokasi pabrik hanya berlaku pada kendaraan gudang 'ngepok' dilakukan oleh personel bengkel pabrik setelah ada intruksi / perintah kerja bengkel (PKB).

Waktu mulai penggantian ban baru diluar pabrik dilakukan sebelum jam istirahat siang sehingga petugas gudang sparepart masih memiliki cukup waktu nantinya untuk memeriksa hasil penggantian ban baru tersebut apakah sudah mengikuti prosedur atau ada penyimpangan oleh supir kendaraan bersangkutan.

Setelah penggantian ban baru selesai dan kendaraan kembali ke pabrik, supir harus menyerahkan ban bekas kepada petugas gudang sparepart dalam jumlah sesuai penggantian. Ban bekas ini teridiri dari ban luar, ban dalam dan selendang ban.
Ban bekas ini dicocokan dengan nomor seri ban tercatat pada history penggantian ban sebelumnya, jika tidak sesuai maka ada kemungkinan besar supir kendaraan melakukan kecurangan sehingga perlu segera ditindak lanjuti. Petugas gudang sparepart harus memeriksa juga ban baru yang sudah terpasang pada kendaraan apakah terdapat tanda khusus dari gudang sparepart.

Petugas gudang sparepart selanjutnya memilih dan memilah ban bekas menjadi 2 katagori yaitu

Ban bekas layak pakai, masih dapat digunakan sewaktu waktu dalam keadaan darurat seperti untuk mengganti salah satu ban kendaraan bocor parah atau meledak atau pengganti ban cadangan kendaraan karena ban cadangannya sudah terpakai. Ini terjadi karena pengajuan penggantian ban baru belum bisa dilakukan sebelum jarak tempuh perjalanan kendaraan mencapai 60000 km dan setiap kali penggantian harus semua diganti demi alasan keamanan saat berkendara di perjalanan.

Ban bekas tidak layak pakai, ban ini sama sekali sudah tidak bisa digunakan lagi, ban ini akan di lelang ke penadah

Bagaimana ciri - ciri ban bekas layak pakai?

Ciri ban bekas layak pakai:

Bagian luar ban tidak sobek terutama sekitar poros ban di kedua sisi
Tidak ada lubang tembus akibat ban pernah mengalami kebocoran sebelumnya. Lubang tembus ini bisa mengakibatkan sobek saat ban dipakai lagi sehingga membahayakan keselamatan di perjalanan.
Ketebalan kembang / batik ban minimal 5 mm dan merata di seluruh alur ban.

Ban bekas layak pakai ini selanjutnya diinventarisasi gudang sparepart. Log pemakaian ban bekas layak pakai dimasukan pada log catatan history penggantian ban kendaraan terkait.

Penting digaris bawahi bahwa untuk mengeluarkan ban baru komplit set dari gudang sparepart hanya dilakukan antara jam 08.00 sampai jam 12.00, diluar waktu tersebut diabaikan saja kecuali kondisi tertentu dan petugas gudang sparepart harus menunggu sampai ban bekas penggantian kembali ke pabrik dan dilakukan pemeriksaan sesuai ketentuan.

Semua ban baru belum dipakai harus tersimpan dengan aman, tidak ada orang lain selain petugas gudang sparepart bisa leluasa memindahkan atau mengambil ban baru terkait ban adalah komoditi tinggi yaitu cepat bisa ditukar uang. Jika memungkinkan, pasang cctv agar memantau lokasi penyimpanan ban baru.

Begitu juga dengan ban bekas layak pakai, penyimpanan harus benar - benar terkendali walaupun tidak seketat penyimpanan ban baru, karena sewaktu waktu dalam kondisi darurat diluar jam kerja, ban bekas layak pakai bisa digunakan dengan sepengetahuan petugas gudang sparepart.