Cara menjalankan program 5R adalah bertahap satu persatu dimulai R pertama (Ringkas) sampai berhasil terlebih dulu selanjutnya R (Rapi) kedua dan seterusnya.
1. Ringkas
Ringkas adalah memilih semua barang yang diperlukan saja di tempat kerja sedangkan semua barang tidak diperlukan dipisahkan dari tempat kerja. Buat daftar semua barang terpakai tersebut dalam bentuk form inventarisasi peralatan dan barang beserta kondisi dan jumlahnya.
Apabila terdapat beberapa barang kondisinya akan segera rusak atau jumlahnya kurang sesuai maka diajukan pengadaan barang ke bagian pembelian agar tetap terpenuhi keperluan barang tersebut saat digunakan. Pastikan program R pertama ini membudaya dan karyawan terbiasa melakukan kegiatan “ringkas” sebagai bagian pekerjaannya. Lanjut ke R kedua yaitu Rapi.
2. Rapi
Rapi adalah memilah semua barang di tempat kerja sesuai letaknya dan disertai identitas sehingga memudahkan pengambilan barang saat diperlukan.
Barang – barang berukuran kecil sebaiknya tersimpan di kotak tertentu supaya mencegah kehilangan dan berceceran termasuk tempat menaruhnya di dalam kotak serta dibuatkan juga layout “tempat khusus” berikut identitas nama barang bersangkutan. Barang bercampur aduk sangat mengganggu dan membuat stres ketika hendak mencari barang.
Pada skala lebih besar seperti di area keseluruhan pabrik, maka proses R kedua ini adalah relayout semua mesin produksi berdasarkan flow prosesnya. Setiap mesin dibuat layout dengan garis dilantai (biasanya warna kuning) dan warna lantai area mesin (biasanya warna abu – abu) dan layout jalan karyawan maupun jalan forklift (biasanya warna hijau).
Pewarnaan lantai ini sebaiknya menggunakan cat kuat tidak mudah luntur oleh gesekan sepatu karyawan ketika karyawan berjalan atau ban forklift melintas ke area produksi.
Pastikan program R kedua ini membudaya dan karyawan terbiasa melakukan kegiatan “rapi” sebagai bagian pekerjaannya. Lanjut ke R ketiga yaitu Resik.
3. Resik
Tempatkan peralatan kebersihan pada tempat khusus alat kebersihan di sekitar area kerja masing – masing unit. Termasuk juga perlu tersedia tempat sampah pada titik tertentu di sekitar area kerja dengan layout garis di lantai.
Semua karyawan harus memiliki tanggung jawab bersama memelihara kebersihan, dilarang keras mengotori dan menyampah. Jika diperlukan, buat check list item pembersihan agar seragam serta memiliki standar kebersihan sama di setiap tempat.
Pastikan program R ketiga ini membudaya dan karyawan terbiasa melakukan kegiatan “resik” sebagai bagian pekerjaannya. Lanjut ke R keempat yaitu Rawat.
4. Rawat
Rawat adalah selalu menjaga kondisi kerja agar tetap ringkas, rapi dan resik dengan panduan standar 3R yang telah ditetapkan. Biasanya panduan ini berbentuk checksheet.
Pastikan program R keempat ini membudaya dan karyawan terbiasa melakukan kegiatan “rawat” sebagai bagian pekerjaannya. Lanjut ke R terakhir yaitu Rajin.
5. Rajin
Rajin adalah disiplin dan komitmen melaksanakan 5R. Program 5R berhasil apabila para pelaksananya konsisten melakukan kegiatan 5R secara terus menerus dan menjadi budaya kerja di tempat kerja. Motivasi tetap terjaga jangan sampai turun dan melemahkan semangat lainnya.
Kuncinya memelihara semangat / disiplin:
- Kenyamanan dan keamanan yang dirasakan oleh setiap karyawan
- Program manajemen seperti mengadakan perlombaan 5R sehingga membangkitkan semangat setiap anggota untuk melaksanakan program 5R demi mendapatkan hadiah atau penghargaan.
Dimulai dari manajemen benar – benar memahami manfaat 5R untuk meningkatkan keuntungan perusahaan seperti memenuhi harapan dan tuntutan pelanggan agar diadakan penerapan 5R di lingkungan para pemasoknya. Apabila harapan tersebut dapat dipenuhi maka pelanggan tersebut tetap membeli produk bahkan kemungkinan besar menaikan ordernya.
Untuk calon pelangan baru akan lebih mempercayai perusahaan yang sudah menerapkan 5R dengan melihat secara langsung lingkungan pabrik menyenangkan dan sehat serta calon pelanggan mengetahui bahwa perusahaan yang menerapkan 5R adalah perusahaan yang menghargai karyawannya dan para pelanggannya.
5R membuat pengurangan biaya produksi contohnya 5R mampu minciptakan kondisi tanpa kecelakaan kerja akibat lingkungan aman dan sehat. Dengan menyadari adanya keuntungan dibalik penerapan 5R maka manajemen berkomitmen menerapkan 5R namun sudah mengetahui bahwa penerapan 5R pasti memerlukan biaya.
Tahapan berikutnya adalah kampanye 5R melalui sosialisasi langsung ke karyawan dan melalui spanduk tentang 5R. Bentuk team sukses 5R biasanya anggotanya berasal dari GA (General Affair) bertugas memantau jalannya penerapan 5R dan juga sebagai mediasi antara karyawan dan manajemen dalam urusan penerapan 5R seperti permintaan peralatan kebersihan, tempat peralatan dan barang serta pembuatan layout peralatan.
Manajemen sebaiknya perlu memberikan penghargaan pencapaian penerapan 5R oleh masing - masing bagian agar motivasi melaksanakan 5R bisa terpelihara. Seluruh karyawan harus menganggap bahwa 5R adalah bagian pekerjaan mereka dan menjadi budaya kerja setiap hari sehingga manfaatnya lebih terasa seperti lingkungan kerja lebih sehat, aman dan nyaman.
