1. Terima Order Dari Pelanggan Lama Maupun Pembeli Baru
Perusahaan mengharapkan pelanggan - pelanggannya tetap setia memberikan ordernya bahkan mencari cara agar jumlah order bisa ditingkatkan lagi mengikuti peningkatan pertumbuhan kemajuan bisnis pelanggan tersebut.
Pada titik tertentu, pelanggan ini menginginkan perluasan variasi produknya dalam bentuk produk baru sehingga akan mencari perusahaan penyedia produksi masal pada order baru ini. Ketika proses seleksi perusahaan mana yang dapat mewujudkan produksi masal order baru tersebut, besar kemungkinan akan memberikan penawaran kepada pemasok langganannya.
Disini peran bagian departemen pemasaran harus bisa menangkap peluang ini supaya order produk baru dapat digenggam dan melahirkan produksi masal.
Order produk baru bisa datang juga dari upaya keras departemen pemasaran maupun owner perusahaan dalam mempromosikan produk sehingga membuka peluang mendapatkan calon pelanggan baru berikut order barunya.
Departemen pemasaran sebagai penghubung antara pelanggan dengan RND dalam mewujudkan proses berikutnya.
2. Estimasi Produk
Pelanggan memberikan informasi produk baru berbentuk rancangan prototype atau bentuk sudah jadi seperti master sample, tergantung dari yang dimiliki pelanggan. Jika produk baru ternyata sudah pernah diproduksi ditempat lain maka akan semakin mudah saja dalam menghitung besaran kebutuhan sampai nilai dari produk baru.
Riset dan Pengembangan memiliki otoritas dalam menggodok produk baru ini harus dapat menentukan semua kebutuhan diantaranya:
- Bahan utama
- Bahan pendukung
- Mesin apa saja yang digunakan
- Time base produk
- Kemungkinan depect selama proses produksi masal
- Harga per satuan
Beberapa industri seperti industri kimia dan sejenisnya, bahan baku utama bisa terdiri lebih dari 1 jenis bahan baku, kemudian disatukan menjadi bahan setengah jadi. Proses penyatuan bisa melalui pemanasan, pengadukan atau memakai proses kedua - duanya, misalnya bahan baku karet sintetis dan carbon black ditambah bahan pendukungnya, melalui proses pengadukan / mixing mill maka akan menjadi bahan setengah jadi berupa compound ribbon.
Lebih rumit lagi jika bahan setengah jadi ini harus memiliki warna tertentu sehingga diperlukan formulanya dan formula ini juga perlu uji coba terlebih dahulu. Biasanya formula tersebut sangat bernilai dan menjadi rahasia perusahaan.
Industri non kimia misalnya furniture dan garment, bahan baku utama adalah bentuk penyatuan tumpang tindih, misalnya pada industri furniture, pemakaian bahan baku MDF untuk bagian samping produk dan bahan baku partikel board untuk bagiam atas produk. Semua bahan baku utama ini harus bisa dihitung dengan satuan besaran seperti berapa gram atau berapa meter bahan baku tersebut untuk setiap satuan produk, sehingga akhirnya bisa dihitung berapa nilai bahan baku utama pada setiap produk tersebut.
Bahan baku utama tidak bisa diproses menjadi produk jadi jika bahan baku pendukung tidak tesedia. Sesuai namanya, prosentasi bahan baku pendukung relatif jauh lebih sedikit dibandingkan jumlah bahan baku utama. Sebagai contoh, pada industri pengolahan limbah B3 seperti pengolahan oil sludge, bahan baku pendukungnya adalah cangkang gabah padi untuk menaikan kalori sehingga hasil pengolahan oil sludge tersebut dapat digunakan sebagai alternatif fuel pada industri akhir pengolahan limbah B3 tersebut contohnya pabrik semen.
Agar produk baru dapat menjadi produksi masal sesuai dengan spesifikasi standar hasil, pilih dan tentukan mesin - mesin mana saja untuk memenuhi proses ini, bagian Maintenance memberikan data spesifikasi dan kapasitas setiap mesin. Ketika ditemukan tidak ada 1 mesin yang bisa memproses salah satu flow proses produk baru, kejadiannya bahwa proses produk baru ini akan tertunda sementara waktu sampai perusahaan mampu menyediakan mesin tersebut. Investasi dari pengadaan mesin ini pada jangka panjang akan menguntungkan.
Time base produk adalah waktu menghasilkan 1 produk dari mulai proses bahan mentah sampai menjadi barang jadi bahkan sampai produk berhasil dipacking. Dengan mengetahui time base produk baru maka dengan mudah bisa menentukan besarnya jumlah produk dalam interval waktu tertentu.
Parameter penghitungan time base produk dipengaruhi oleh jumlah tenaga kerja yang mengerjakan produk tersebut serta jumlah mesin produksi tersedia. Time base produk bisa diketahui setelah membedah urutan proses produksi satu per satu untuk mendapatkan berapa lama (detik) setiap tahapan proses produksinya.
Pada setiap tahapan proses produksi masal memiliki resiko reject produk, baik disebabkan oleh kegagalan mesin produksi maupun kesalahan operasi operatornya. Terpenting adalah selalu mengetahui saat terjadinya reject produk tersebut agar jumlah reject tidak bertambah. Salah satu cara untuk segera menemukan terjadinya reject produk adalah dengan menerapkan metode pengecekan hasil produk pada kelipatan jumlah tertentu dilakukan oleh operator mesin.
Dari data - data estimasi di atas selanjutnya bisa dihitung berapa ongkos setiap produk baru tidak termasuk biaya lain diluar proses produksi seperti biaya maintenance, biaya tenaga kerja, deviasi dan biaya utility.
3. Uji Coba Produk Baru
Ketika pelanggan memberikan informasi order produk barunya dalam bentuk rancangan gambar saja, menjadikan pihak Riset dan Pengembangan berfikir keras untuk mewujudkan rupa rancangan tersebut. Umum terjadi situasi trial dan error saat proses pembuatannya terkait penyesuaian beberapa parameter agar dapat menghasilkan produk seperti diharapkan. Hasil setingan dan nilai parameter akan menjadi standar operasional produk baru.
Berbeda halnya ketika pelanggan memberikan informasi order produk barunya berupa master sample, ini lebih memudahkan Riset dan Pengembangan dalam membuat tiruan master sample, karena pada umumnya, master sample sudah dilengkapi beberapa dokumen pembuatan produk. Tantangannya adalah bagaimana membuat produk ini menjadi lebih murah dari harga sebelumnya tanpa mengurangi kualitasnya.
4. Konfirmasi Prototype
Pada dasarnya prototype adalah perwujudan dari rancangan maupun master sample pelanggan dan sudah melalui tahapan percobaan sebelumnya. Namun pelanggan harus dikonfirmasi melalui presentasi bahkan pelangan akan diundang untuk ikut menyaksikan flow proses di dalam pabrik sehingga pada akhirnya akan mempercepat turunnya PO.
5. Produksi Masal
Produk baru selanjutnya masuk PPIC untuk penyusunan schedule produksi masal sambil mempersiapkan semua kebutuhan material, baik material utama maupun material pendukung serta kelengkapan packaging dan perencanaan shipment produksi masal. Target produksi masal ditetapkan sesuai kapasitas produksi berdasarkan time base produk, time base tenaga kerja, time base mesin produksi dan time base manual.
