Inilah 5 Alat Absensi Karyawan Berikut Kelemahan Dalam Pemakaiannya
Table of Contents
Inilah 5 alat absensi karyawan untuk mengetahui kehadiran karyawan berikut kelemahan dalam pemakaiannya diurutkan dari paling sederhana yaitu Absensi Karyawan Manual, Check Clock, Barcode, Magnetic Card serta alat absensi Sidik Jari dan Deteksi Wajah.
Alat absensi karyawan dapat mengatasi karyawan sering terlambat karena dapat diketahui waktu keterlambatannya melalui salah satu alat absensi karyawan.
1. Absensi Karyawan Manual
Absensi karyawan manual adalah alat absensi paling sederhana. Seorang pengawas / supervisor difungsikan sebagai petugas pencatat kehadiran pekerja dibawah tanggung jawabnya.
Supervisor menggunakan alat absensi berupa secarik kertas absen berisi daftar nama - nama pekerja dalam divisi pengawasan supervisor tersebut.
Waktu pendataan dilakukan 2 kali sehari ketika masuk kerja serta saat pulang kerja. Setiap akhir kerja, lembaran data kehadiran karyawan ini diserahkan ke HRD.
Ada beberapa kelemahan absensi karyawan manual ini terutama ketika muncul pertanyaan seperti ini:
- Bagaimana jika supervisor datangnya terlambat, tidak masuk kerja, setengah hari kerja karena ada keperluan?
- Bagaimana jika supervisornya sangat sibuk atau tidak ada di lokasi ketika jam masuk dan jam pulang?
- Bagaimana jika salah satu pekerja datangnya terlambat atau izin setengah hari?
- Bagaimana jika data absensi hari sebelumnya ternyata hilang?
- Bagaimana absensi supervisornya sendiri, atasan supervisor dan pekerja di divisi lain?
Tetapi jika pekerjaan tersebut berada di site plant atau project maka absensi karyawan manual ini masih dibutuhkan (dari pada tidak ada absensi!!).
2. Check Clock
Check clock adalah sebuah mesin analog pencetak waktu pada selembar kartu absensi saat lembaran kartu absensi tersebut dimasukan kedalam mesinnya.
Check clock merupakan alat absensi karyawan paling sering dipakai di lingkungan pabrik dan merupakan peralihan dari absensi karyawan manual.
Mesin clock terdiri dari 6 tombol pengaturan posisi yaitu masuk pagi, pulang pagi, masuk siang, pulang siang, masuk lembur dan pulang lembur.
Saat pekerja shift 1 masuk kerja maka posisi tombol berada pada masuk pagi, ketika pulang kerja tombol ke posisi pulang pagi. Pekerja shift 2 ketika masuk kerja posisi tombol di masuk siang dan ketika pulang kerja pada posisi pulang siang. Kartu absensi karyawan diganti baru setiap bulan.
Kelemahan menggunakan check clock adalah kartu absensi bisa rusak / hilang, potensi terjadinya penitipan absensi dan perlu staff HRD tersendiri mengurusi absensi karyawan:
Kartu absensi bisa hilang atau rusak
Kartu absensi karyawan dapat hilang karena tercecernya kartu absensi saat diambil staff HRD. Hilang disini diartikan kartu absensi terselip diantara file lainnya dan sulit ditemukan.
Pada situasi tertentu, kehilangan kartu terjadi akibat adanya s*bot*se rekan sekerja dengan mengambilnya secara tersembunyi dari rak kartu absensi.
Kerusakan kartu absensi disebabkan ketika dimasukan ke mesin check clock, posisi melipat atau sobek bagian bawah sehingga kartu absensi akan macet dan saat diambil pemiliknya bisa sobek dengan sisa sobekan lainnya tertinggal di dalam mesin check clock.
Penyebab lain kerusakan kartu absensi dapat terjadi karena cuaca lembab dan tangan karyawan kondisi kotor / basah sehingga kertas kartu absensi mudah sobek.
Penitipan absen
Situasinya ketika ada seorang karyawan telat datang, pulang lebih awal atau sedang nanggung maka bisa terjadi yang bersangkutan akan meminta teman kepercayaannya untuk mengabsenkan dirinya.
Hal ini merupakan bentuk pelanggaran indisipliner berakibat dikeluarkannya SP bagi karyawan yang mengabsenkan dan karyawan yang meminta diabsenkan.
Lebih parah lagi jika ada pekerjaan lembur, karyawan membohongi HRD yaitu pura - pura masuk kerja lembur dengan menitipkan absensinya ke karyawan lembur.
Perlu Staff HRD khusus
Menangani sekian banyak jumlah data setiap kartu absesnsi karyawan memerlukan waktu lama tergantung banyaknya karyawan pabrik.
Satu per satu data diinput dan dipastikan tidak luput dari 1 kesalahan pun karena hal ini salah satunya menyangkut jumlah pembayaran gaji karyawan.
Sepengetahuan penulis, untuk pendataan 300 orang karyawan akan memerlukan waktu 1 hari kerja dari mulai pengambilan kartu absensi sampai dipasangkan kembali semua kartu absensi ke tempatnya.
Disini terlihat letak inefisiensi, perusahaan harus membayar gaji 1 orang hanya mengurus kehadiran seluruh karyawan.
3. Barcode
Barcode menggambarkan identitas karyawan, terpasang pada ID Card yang dikalungkan atau dikaitkan di saku baju. Ketika karyawan akan melakukan absen maka ID Card digesekan ke mesin barcode.
Kelemahan pemakaian alat absensi barcode:
Penitipan absensi
Sama halnya dengan alat check clock, karyawan melakukan absensi nitip setelah sebelumnya bertemu untuk menyerahkan ID Card bersangkutan.
Pada kondisi tertentu, bisa terjadi ada 2 karyawan bersepakat membuat tempelan barcode di ID Card masing - masing dengan tujuan ketika yang satu sedang nanggung atau telat hadir atau pulang cepat, si karyawan satunya otomatis akan mengabsenkannya. Barcode bisa di buat sendiri atau bahkan cukup di fotocopy dan hasilnya mampu untuk terdeteksi mesin barcode.
ID Card tertinggal
Mungkin karena terburu - buru berangkat kerja sehingga ID Card tertinggal di rumah dan si karyawan baru menyadarinya saat akan absen. Hal ini akan memboroskan waktu kerjanya karena harus mengurusi absensinya dulu ke HRD.
ID Card hilang
Bisa terjadi karena terjatuh saat dibawa karyawan tanpa disadari. Ini juga memboroskan waktu karyawan karena harus mengurus absensinya nanti.
4. Magnetic Card
Magnetic card adalah sebuah kartu yang ditanami partikel magnetik atau dilapis garis magnetik bagian luar kartu bertujuan untuk menyimpan data digital.
Untuk keperluan absensi karyawan biasanya menggunakan partikel magnetik yang ditanam sedangkan yang dilapisi garis magnetik biasanya untuk penggunaan kartu ATM, kartu kredit dan sekarang e-toll menggunakan bentuk kartu ini.
Cukup menempelkan magnetic card pada mesin absensi magnetic card maka data kehadiran karyawan bersangkutan sudah terdeteksi di data HRD.
Kelebihan magnetic card ini selain berfungsi sebagai alat absensi kehadiran juga dapat difungsikan sebagai pembuka kunci pintu ruangan tertentu. Tidak semua karyawan bisa membuka kunci kecuali yang telah diseting magnetic card bagi karyawan tertentu.
Kelemahan pemakaiannya alat absensi magnetic card masalah penitipan absensi. Hal sama seperti memakai alat absensi barcode dan check clock. Termasuk juga kemungkinan magnetic card terjadi kehilangan / kerusakan saat dibawa karyawan.
5. Sidik Jari dan Deteksi Wajah
Cara kerja mesin absensi sidik jari dan deteksi wajah atau scanner adalah ketika sidik jari yang Anda tempelkan pada scanner maka akan direkam data berupa pola gambar sidik jari Anda.
Check lock sidik jari mencocokan pola sidik jari dengan data sidik jari yang sudah direkam sebelumnya.
Begitu juga ketika wajah Anda dihadapkan pada sensor scanner maka scanner akan melakukan proses pengenalan wajah (face recognition) melalui ciri - ciri bio metrik pada wajah seperti menentukan posisi alis mata dan mata, menemukan posisi lebar mulut sampai didapatkan suatu nilai logaritma Face ID.
Saat ini sidik jari dan deteksi wajah sudah terintegrasi dalam 1 mesin absensi karyawan tetapi penerapannya bisa dengan salah satu metode saja sudah cukup.
Jadi karyawan bisa memilih salah satu cara absensinya misalnya scan wajah saja atau dengan sidik jari. Ketika salah satu tidak berfungsi misalnya sidik jari tidak berfungsi maka karyawan bisa dengan scan wajah dan sebaliknya.
Penggunaan alat absensi terakhir ini adalah yang paling efektif untuk mengetahui kehadiran karyawan, tidak memerlukan 1 staff HRD khusus untuk melakukan pendataan karena data tersimpan langsung bahkan jika listrik matipun alat ini masih menyala sampai 3 jam.
Tidak ada cara untuk mengakali absensi wajah karena setiap orang memiliki pola berbeda.
Kelemahan absensi sidik jari dan deteksi wajah adalah terjadinya error pembacaan data di komputer admin. Hal ini terjadi jika posisi scanner terlalu jauh dari komputer admin sehinggga menggunakan kabel data di atas 50 meter yang harus menggunakan swicth hub agar sinyal data tetap kuat.
Pada akhirnya dengan salah satu alat absensi karyawan di atas dapat diketahui data absensi karyawan berikut persentase kehadiran karyawan secara tepat.
Cara menghitung persentase absensi karyawan dapat dilakukan dengan membagikan antara data absensi karyawan hadir dibagi dengan total jumlah karyawan.
Selain dari alat absensi karyawan yang telah disebutkan di atas, mengetahui kehadiran karyawan dapat dilakukan juga dengan beberapa aplikasi tertentu berbasis online sesuai kebutuhan.
