1. Identifikasi masalah utama
Ambil contoh analisis 6M terhadap masalah dalam proses produksi diantaranya output belum bisa mencapai target, reject terus menerus, mesin rusak, pekerjaan habis dan bingung mengerjakan pekerjaan apa berikutnya karena kehabisan bahan baku, bos minta ini itu tetapi kurang memahami kondisi aktual di lapangan.
Kuncinya jangan panik. Semua permasalahan pasti ada jalan keluar, betul?
Diantara sejumlah masalah tersebut, usahakan identifikasi apakah masalah utama sebenarnya supaya dapat menentukan prioritas penyelesaiannya. Taruhlah contoh bahwa masalah paling besar adalah output tidak tercapai sehingga harus melemburkan karyawan di hari libur.
Masalah utama terindikasi : target output tidak tercapai.
Fikirkan bahwa output sebenarnya efek flow proses, jika flow proses cepat dan tidak ada kendala maka otomatis output akan mengikutinya maka temukan penyebab flow proses lambat ini atau apa kendala yang menghambat kecepatan flow proses ini.
2. Mencari akar penyebab
Dalam mencari akar penyebab, telusuri semua kemungkinan setiap elemen M dalam analisis 6M. Lebih mudahnya gunakan diagram tulang ikan (Ishikawa) untuk mapping semua kemungkinan sumber penyebab.
Dalam mendiskusikan semua kemungkinan penyebab, sebaiknya disertakan semua orang terlibat agar jalan keluar pemecahan segera diketahui. Rangkum dan putuskan penyebab utama kegagalan pencapaian output agar berikutnya dapat ditentukan langkah perbaikannnya.
Misalnya diketahui bahwa sumber penyebab datang dari elemen Mesin akibat beroperasi dibawah kecepatan standar. Segera ajukan permintaan perbaikan mesin ke departemen maintenance agar masalahnya segera selesai dan output dapat tercapai.
Ok, sepertinya sudah terpecahkan masalah kegagalan pencapaian output ini yaitu karena mesin tidak beroperasi sewajarnya.
Pertanyaannya kenapa harus menunggu sampai ada diskusi analisis 6M dan penyajian diagram tulang ikan dulu hanya untuk mengetahui kondisi mesin abnormal?
Bukankah jika mesin abnormal itu dapat diketahui seketika baik oleh operator maupun pengawasnya?
Jawabannya mari lanjut ke langkah 3.
3. Menentukan akar penyebab utama
Sepertinya dari kasus di atas, masalah kerusakan mesin bukan sebagai masalah utama walapun dampak tindakan perbaikan mesin akan terasa langsung mengubah hasil output. Jadi sekarang perlu menentukan akar penyebab utamanya.
Ciri akar penyebab utama, jika tindakan korektif dilakukan maka timbulnya masalah serupa di kemudian hari tidak ada. Pada kasus yang menyebutkan akar penyebab utamanya adalah kerusakan mesin, pasti di kemudian hari akan terjadi permasalahan sama.
Jumlah dan jenis mesin dalam pabrik biasanya banyak dan beragam, bisa saja mesin lainnya mengalami kerusakan juga. Dan harus diskusi ulang bersama untuk pemecahannya. Tindakan ini kurang efisien dan kurang efektif
Jadi kasus ini sebenarnya masalah utama berasal dari elemen Man power. Kepedulian operator dan pengawas terhadap pekerjaan sesuai perencanaan proses harus lebih ditingkatkan. Ini bisa dilakukan melalui coaching dan training untuk mereka yang dianggap masih kurang peduli tanggung jawab pekerjaannya.
Jika akar penyebab dari man power ini teratasi, di kemudian hari saat ada kejadian mesin lainnya tidak beroperasi normal, perbaikannya tidak akan berlarut karena langsung ditindak lanjuti oleh operator bersangkutan dengan bantuan maintenance. Dan akhirnya mesin tersebut akan segera kembali normal sehingga tidak terlalu berpengaruh terhadap output.
Selesaikah masalahnya?
....Belum Bos
4. Tindakan korektif akar penyebab lainnya
Diantara akar penyebab utama terdapat beberapa akar penyebab lainnya. Jika diabaikan maka tunggu saja ini akan menjadi bom waktu dan akan menghancurkan output produksi atau menimbulkan masalah lainnya. Sayang sekali bahwa dengan susah payah sudah mengumpulkan kemungkinan semua akar penyebab lantas mengabaikannya begitu saja.
Jadi apa yang harus diperbuat selanjutnya?
Buat time table untuk memecahkan semua kemungkinan akar penyebab. Ajak bagian / divisi lain seperti maintenance, PPIC dan HRD untuk urun rembug dalam penyelesaiannya. Di akhir penyelesaian setiap akar penyebab harus dibuatkan laporan penyelesaian masalah oleh PIC masing - masing akar penyebab tersebut.
Bukan hanya untuk akar penyebab utama, akar penyebab lainnya juga jangan sampai kejadian berulang di kemudian hari. Kategorikan akar penyebab ini kedalam tindakan genting dan penting. Tetapi tetap harus menyelesaikan dan memberi prioritas pada masalah utama terlebih dulu.
5. Standarisasi
Penyelesaian semua akar penyebab dengan bantuan analisis 6M termasuk dalam pekerjaan continuous improvement sehingga semua hasil sebaiknya harus direkam dan dokumentasikan agar dijadikan standar.
Memiliki rangkuman standarisasi akan dapat mudah diketahui setiap kemungkinan munculnya masalah sama berikut langkah perbaikan. Namun karena standarisasi adalah bagian continuous improvement maka tindakan tidak berhenti sampai pembuatan standarisasi saja. Program perbaikan berkelanjutan harus dijalankan dengan diawali dari poin - poin dalam standarisasi tersebut. PIC ditetapkan pada unit kerja masing - masing.
Selesai.
5 langkah menggunakan analisis 6M dengan contoh analisis 6M pada kasus bagaimana caranya agar target produksi tercapai. Untuk contoh penerapan 6M lainnya diluar masalah output produksi bisa diselesaikan mengunakan analisis 6M ini pula.
Misalnya Anda memiliki beberapa sub divisi atau unit kerja manufacturing, jalankan analisis 6M ini dalam setiap unit kerja tersebut. Tentu Anda harus membekali diri mereka dulu dengan pengetahuan analisis 6M dan tujuan yang Anda harapkan ke mereka. Beri kesempatan setiap unit kerja untuk membuat presentasi analisis 6M dengan masalah yang sedang dihadapi mereka saat ini sehingga mereka bisa menemukan banyak contoh analisis 6M di tempat kerjanya.
Sehingga bisa dipastikan selama proses produksi, tidak akan dijumpai kendala atau setidaknya hambatan dalam proses produksi tidak terlalu berpengaruh besar pada sasaran proses Anda ketika analisis 6M ini dijadikan pedoman.
