Cara Menghemat Kertas Untuk Menurunkan Biaya Administrasi Dan Mengatasi Permasalahan Produksi
Table of Contents
Inilah 7 langkah bagaimana cara menghemat penggunaan kertas versi seputarpabrik.com:
- Memperkecil ukuran dokumen
- Mengubah jenis warna kertas
- Pemakaian kertas bekas
- Mengubah berat kertas
- Mengurangi pemakaian kertas rangkap
- Laminating form checklist
- Memanfaatkan teknologi menuju paperless
Cara menghemat kertas dengan merubah ukuran dokumen atau form menjadi lebih kecil / setengah dari isi semula sehingga 1 sisi lembar kertas bisa dipakai 2 form sekaligus. Pada saat akan memakai form tersebut, 1 lembar dipotong menjadi 2 bagian.
2. Mengubah jenis warna kertas
Cara menghemat kertas dengan merubah penggunaan kertas warna putih menjadi kertas buram / layer jika tidak ada masalah ketika proses pencetakan data dari komputer dilakukan. Tentu tidak semua printer dan mesin potocopy bisa bekerja dengan kertas buram ini karena terlalu ringan dan akan macet karena kertas buram mengalami paper jam.
Akan lebih hemat lagi jika kita memanfaatkan sisa kertas buram dari sisa packing finish goods (jika proses packing finish goods menggunakan layer / kertas buram dalam ukuran rol). Hanya perlu memotong sisa lembaran kertas buram tersebut sesuai ukuran A4 atau sesuai keperluan.
3. Pemakaian kertas bekas
Cara menghemat kertas dengan manfaatkan kertas bekas pada sisi kertas yang belum terpakai sehingga kita melihat lembar kertas tersebut terisi kedua sisinya.
4. Merubah berat kertas
Cara menghemat kertas dengan merubah pemakaian ukuran berat kertas A4 dari 80 gram ke 70 gram sehingga menurunkan biaya pembelian kertas setiap reamsnya. Dari survey harga kertas A4 dengan merk sama pada salah satu toko online, diketahui terdapat selisih harga sekitar Rp. 8000,- dalam hitungan 1 reams antara kertas A4 80 gram dan 70 gram. Jika kita kalkulasi, misalnya dalam sehari rata - rata menghabiskan 3 reams kertas maka dalam setahun terdapat penghematan pembelian kertas sebesar:
Rp.8000,- x 3 reams x 260 hari (52 week 5 hari kerja) = Rp. 6.240.000,-
5. Mengurangi pemakaian kertas rangkap
Kurangi pemakaian kertas rangkap kecuali dokumen yang memang seharusnya memakai kertas rangkap contohnya surat jalan. Kertas rangkap ini sebaiknya diganti dengan form kertas biasa atau dihilangkan dalam pemakaian kertasnya dengan cara menggunakan sistem software,
6. Laminating form checklist
Contohnya form preventive maintenance, form history maintenance, form parameter proses produksi harian dan sejenisnya di laminating form tersebut kemudian penulisan checklist menggunakan pena tinta.
Ketika kolom dan baris pengisisan checklist sudah penuh maka data disimpan secara softcopy melalui scan komputer. Selanjutnya data pada form checklist dihapus menggunakan alkohol dan dipakai lagi pada pelaksanaan checksheet berikutnya.
7. Memanfaatkan teknologi menuju paperless
Setiap departemen memiliki form administrasi tersendiri sebagai dokumen level 4 catatan mutu berstatus rahasia perusahaan. Total jumlah form bisa puluhan bahkan ratusan, coba perhatikan beberapa contoh form di beberapa departemen dibawah ini.
Departemen HR diantaranya form permohonan lembur dibayar, pengunduran diri karyawan, pengajuan keikutsertaan internal recruitment, permintaan karyawan baru, pinjaman karyawan, validasi karyawan baru, pengajuan assessment, pengajuan kebutuhan training, welcome booklet, promosi dan perubahan gaji, permohonan cuti mendadak, permohonan cuti normatif, tukar hari kerja, exit interview, permohonan cuti pribadi, perpanjangan kontrak karyawan, serah terima dokumen dan aset karyawan baru, serah terima dokumen karyawan, izin tidak bekerja, perubahan jabatan, form exit clearance dan seterusnya.
Departemen Maintenance diantaranya form preventive maintenance, predictive maintenance, repaire job order, maintenance job order, engineering job order, laporan kerusakan aset, permintaan perbaikan, schedule maintenance, history maintenance, form inventaris peralatan dan seterusnya.
Departemen lainnya diantaranya form Purchase request, Inspection of incoming, pengajuan dana, pengajuan e-reimburstment, pengajuan project, pengiriman air freight, penerimaan air freight, pengajuan fasilitas GA, dinas luar, uang makan dinas, reimburst biaya telekomunikasi, reimburst biaya transportasi, permintaan fasilitas IT, permintaan akun email, permintaan akses server, daftar hadir meeting, form minute of meeting dan seterusnya.
Dan masih banyak form lainnya selain tersebut di atas.
Banyaknya jumlah form akan berpotensi membutuhkan banyak jumlah lembaran kertas. Bayangkan berapa banyak lembar kertas di print dan di potocopy setiap hari dan berapa banyak pemborosan waktu akibat aktivitas ini.
Kini sudah saatnya berpikir dan bertindak praktis ditengah mobilitas kerja serba cepat dan lebih efisien. Manfaatkan teknologi untuk mengganti cara kerja memakai banyak kertas tersebut menuju paperless.
Berikut beberapa contoh bagaimana cara menghemat penggunaan kertas menuju paperless.
Contoh 1: Slip gaji karyawan.
Barangkali kita masih menggunakan kertas continueous form mencetak slip gaji karyawan. Kirimkan slip gaji ke email setiap karyawan, tidak harus email perusahaan tetapi bisa memakai gmail maupun yahoo dan ini akan lebih praktis serta lebih terjaga kerahasiannya.
Contoh 2: Portal website perusahaan.
Buat portal tempat akses seluruh form di website perusahaan. Ketika ada karyawan hendak mengajukan cuti misalnya, tinggal mengakses portal bahkan pengajuan bisa melalui ponselnya yang selanjutnya menunggu approval atasan dan HR setelah ada notifikasi ke atasan dan HR.
Contoh 3: Laporan perbaikan Maintenance.
Manfaatkan aplikasi tertentu atau modifikasi website perusahaan, pengajuan perbakan aset dan closingnya dapat melalui system yang dapat diakses ponsel sekalipun. Minta departemen IT agar dapat mewujudkan sistem ini bisa terealisasi.
Ketika peperless ini sudah berhasil dijalankan, Anda akan melihat segalanya berbeda. Dari meja kerja biasanya berisi tumpukan kertas, lemari penuh file, dilapangan bertebaran lembaran kertas hingga dianggap sampah padahal isinya data penting. Paperless akan menjadikan kondisi tersebut berubah menjadi rapi dan suasana kerja menjadi lebih nyaman dan mempercepat keberhasilan penerapan 6S.