5 Contoh Masalah Besar Produksi Dan Cara Ampuh Mengatasinya

Perencanaan produksi ditentukan berdasarkan kapasitas produksi, ketersediaan SDM dan kemampuan proses. Aspek yang mempengaruhi kapasitas produksi adalah time base yang berbanding lurus dengan ketersediaan SDM. Kemampuan proses adalah tentang kesiapan aspek 4M melakukan eksekusi dari perencanaan produksi.

Aspek 4M meliputi Material, Machines, Man dan Metode dan agar dapat menjalankan proses produksi maka keempat aspek ini harus siap karena saling mempengaruhi.

Namun pada pelaksanaannya meskipun di tahap perencanaan produksi sudah dimatangkan segala perhitungannya, masih ada kemungkinan timbulnya masalah sehingga menghambat proses produksi dengan hasil tidak sesuai seperti dalam perencanaan produksi di awal.

Berikut 5 contoh masalah besar produksi dan bagaimana cara ampuh dalam mengatasi masalah tersebut versi seputarpabrikcom.

1. Target produksi tidak tercapai

PPIC mengeluarkan schedule produksi berdasarkan waktu tertentu sesuai tipe order pelanggan.

Jenis order yang short time dan variasi produk maka schedule produksi dibuat setiap minggu diberi label W dan angka seperti contoh W1821 yang diartikan sebagai Week ke 21 tahun 2018.

Dalam 1 tahun maksimal sampai W01 sampai W52 yang dihitung sesuai jumlah minggu per tahun.

Parameter output target produksi adalah rupiah atau dollar bagi industri yang penjualannya ekspor ke luar negeri dengan konversi terhadap metrik yang berhasil diproduksi seperti konversi tonase, volume, nilai bagian produk dan satuan quantitas lainnya.

Masalah target produksi tidak tercapai adalah masalah paling besar yang dihadapi produksi karena akibatnya bisa mempengaruhi profit perusahaan, kepercayaan pelanggan dan stabilitas pekerjaan serta kesejahteraan karyawan.

Beberapa faktor penyebab target produksi tidak tercapai
  • Mesin produksi terjadi kerusakan dan tidak bisa dioperasikan
  • Mesin produksi mengalami penurunan speed mesin atau speed proses karena sering error
  • Autonomous maintenance, preventive maintenance dan predictive maintenance yang tidak terkoordinasi dengan baik antar departemen
  • Operator mesin produksi berhalangan
  • Rework
  • Ketersediaan material
  • Kesalahan proses
  • Gangguan alam seperti banjir dan gempa bumi
  • Ketersediaan utility seperti listrik padam
  • Ketersediaan peralatan seperti terbatasnya alat angkat dan angkut sehingga pemakaian harus menunggu giliran
Semua faktor penyebab diatas akan berdampak pada hilangnya time base.

Anda bisa juga mencari faktor penyebab target produksi tidak tercapai dengan menganalisa dari six big losses mana yang mempengaruhi selanjutnya coba hitung produktivitasnya misalnya dengan menghitung OEE.

Target produksi terpengaruh dengan time base yaitu target produksi berbanding lurus dengan kapasitas produksi dan berbanding lurus dengan time base.

Cara ampuh mengatasi masalah tidak tercapainya target produksi adalah dengan mengejar hilangnyanya time base karena faktor di atas.

Time base terdiri dari time base manual dan time base mesin.

Cermati dari beberapa faktor penyebab hilangnya time base berpengaruh ke time base mana saja.

Contohnya terjadi kerusakan mesin maka pertanyaanya adalah
Apakah proses yang dilakukan di mesin bisa dilakukan manual?
Apakah ada mesin produksi subtitusi? Apakah proses manual dikejar lebih cepat supaya bottle neck hanya di time base mesin sehingga ketika mesin hidup bisa langsung tancap gas?

Koordinasi dan pemantauan ketat pada PIC perbaikan mesin dan dapatkan gambaran perbaikan kapan selesai sehingga dapat antisipasi merencanakan lembur.

Kuncinya yaitu keseimbangan time base dan pengaturan flow process produksi.

Ketika terjadi gangguan time base maka flow proccess harus efektif dan efisien, ibaratnya strategi bagaimana memenangkan pertandingan dalam kondisi terjepit.

Target produksi tidak tercapai bisa menjadi sumber penyebab masalah produksi lainnya contohnya carry over.

2. Kuantitas produksi melebihi kapasitas produksi karena carry over

Schedule produksi weekly adalah breakdown dari total schedule produksi yang sudah disepakati antara PPIC, Marketing dan Customer.

Jadi dalam periode minimal 3 bulan berjalan, schedule produksi sudah ditetapkan dan dikonfirmasi dengan customer.

Customer mengetahui kapan delivery order dan kapan produknya diterima.

Parameter yang dilihat customer salah satunya adalah LPD atau Last Packing Date yang tercantum pada schedule produksi dan sales dan LPD ini merupakan kesepakatan bersama antara marketing dengan customer.

Selain LPD pada schedule produksi dilengkapi dengan data main plant yang memproses permintaan order, order production number, receipe order date, last packing week, last packing date, quality external date, packing finish date dan confirm packing finish date base on aktual packing produksi.

Masalah target produksi tidak tercapai akan memicu masalah pencapaian produksi melebihi dari kapasitas produksi karena terdapat 2 target yang harus selesai yaitu target utama produksi dan target penyelesaian yang tidak selesai di waktu sebelumnya atau carry over.

Kedua target produksi tidak dapat ditunda sehubungan dengan sudah ditunggu schedule DO oleh customer.

Cara ampuh mengatasi masalah jumlah target produksi melebihi kapasitasnya adalah subcount ke plant lain yang bisa melakukan proses produksi yang sama atau peminjaman SDM untuk mendayagunakan mesin produksi lainnya yang identik.

Disini proses akan memerlukan efisiensi yang tinggi dengan tingkat kegagalan produk sangat kecil.

Mengatasi masalah dengan menambah jam lembur karyawan hanya sebagai alternatif terakhir jika solusi pertama tidak dapat dilakukan.

Tips dan Trik
Ketika Anda diminta menghitung kapasitas produksi untuk perencanaan target produksi dari PPIC sebaiknya tidak memberikan data hitungan kapasitas produksi 100%. Data kapasitas produksi 100% merupakan dapurnya produksi yang bisa dirahasiakan.

Data kapasitas produksi untuk perencanaan target produksi PPIC sebaiknya 85% karena Anda tidak tahu akan ada kendala apa saja selama proses produksi.

15% ini adalah safety Anda untuk persiapan menghadapi masalah yang menghambat proses produksi seperti salah satunya quality defect sehingga perlu tambahan time base untuk melakukan rework.

3. Quality defect

Apa artinya quantitas produksi tercapai jika terlalu banyak masalah kualitas produk tidak standar.

Cacat produk bisa terjadi pada setiap bagian proses produksi bahkan sebelum proses dimulai seperti pemakaian material dibawah standar mutu akibat usaha mencari bahan lebih murah atau permainan pemasok.

Tanggung jawab QC incoming material yang independent memastikan standar mutu material dan menolak tegas material dengan standar rendah.

Ketegasan produksi tidak menerima bahan material dibawah standar mutu, tidak melakukan proses produksinya dan tidak menyalurkan WIP yang cacat produk.

Inilah cara ampuh pertama dalam mengatasi quality defect yaitu membangun kualitas sejak awal proses produksi.

Selama perjalanan proses produksi dari bahan mentah sampai menjadi finish goods ketahui titik mana yang paling banyak berpotensi menimbulkan cacat produk, apakah ketika seting mesin atau terjadi pada mesin produksi yang sudah memiliki jam terbang tinggi.

Gunakan analis 6M atau penerapan quality maintenance dalam mencegah reject berulang ketika seting mesin atau terjadi parameter error pada mesin produksi yang mengakibatkan cacat produk.

Fungsi pengawasan kualitas setiap unit kerja bahwa masalah kualitas bukan saja urusan seorang pengawas tetapi tanggung jawab bersama.

Operator produksi pun bisa menyumbang timbulnya cacat kualitas seperti saat handling proses dan handling WIP dan proses pekerjaan manual seperti proses finishing.

Ciptakan antusiasme untuk membuat produk terbaik karena mutu harus diperjuangkan berdasarkan standar mutu yang ditetapkan.

Budayakan prinsip control kualitas:

Tidak menerima barang cacat
Tidak memproduksi barang cacat
Tidak menyalurkan barang cacat

Pada industri yang menerapkan JIT kontrol kualitas akhir finish goods dipegang customer sementara pada industri yang menerapkan AQL kontrol kualitas akhir ditangani pihak ketiga kepercayaan customer.

Mencegah adanya penemuan defect finish goods oleh pihak eksternal tersebut dengan melakukan inspeksi kualitas pada finish goods secara random.

Pertimbangkan kemungkinan membentuk team atau departemen QA atau Quality Assurance untuk menjamin produk yang diterima pelanggan tidak ada masalah kualitas sehingga kepuasan pelanggan selalu terpenuhi.

Dalam pelayanan purna jual maka QA melakukan visit ke customer dan menyelesaikan masalah kualitas yang terjadi di customer secara teknik agar customer tetap puas.

Jika QA secara teknik belum dapat memenuhi harapan customer maka alternatif terakhir adalah replacement produk yang bisa diajukan ke Marketing sesuai prosedur, hanya saja perkiraan biaya replacement bisa 3 kali harga produk sebelumnya.

Kesimpulannya cara ampuh mengatasi masalah quality defect adalah dengan mencegah terjadinya cacat produk sejak awal proses sampai finish goods dengan tanggung jawab bersama.

Terlalu banyak masalah defect berbuntut pada masalah produksi lainnya yaitu produk cacat akan dianggap sampah atau waste yang harus dimusnahkan.

4. Waste

Waste atau sampah adalah produk cacat dan harus dimusnahkan, tidak boleh dijual ke karyawan atau dilempar ke pasaran bebas dengan harga miring karena suatu saat akan menimbulkan citra gagal produk.

Jika jumlah reject tinggi maka waste tinggi. Maka cara ampuh mengatasi masalah waste sama dengan mengatasi masalah quality defect.

Waste yang tingggi menyebabkan:
  • Output value tidak maksimal
  • Permintaan waste memiliki prosedur panjang melibatkan persetujuan beberapa departemen sehingga timbul pemborosan waktu tunggu material
  • Pemusnahan waste akan mengurangi time base
  • Masalah kepercayaan owner
Waste terjadi saat di finish goods dan WIP. Upaya untuk memperbaiki produk waste WIP sebenarnya bisa dilakukan hanya perlu diperhitungkan matang tentang pengurangan time base manual karena perbaikan memerlukan waktu lama.

Pertimbangkan mana yang lebih cepat dan efisien antara perbaikan waste WIP atau tunggu material.

Waste yang terjadi di finish goods segera dimusnahkan jangan dikecilkan dengan melempar penjualan ke karyawan.

Support material sebagai pendukung material utama dapat menimbulkan waste pada kondisi kelebihan pemakaian diluar standar yang ditetapkan.

Waste support material tidak mempengaruhi defect produk tetapi mempengaruhi time base yang hilang karena menunggu.

Kesimpulannya jangan membiarkan jumlah waste tinggi karena bisa mengakibatkan masalah kepercayaan baik dari owner maupun dari customer.

Jika kepercayaan customer turun atau hilang kemungkinan besar mereka akan menarik order yang berakibat pada masalah berikutnya yaitu sepi order.

5. Sepi order

masalah produksi sepi order

Sepi order dapat disebabkan oleh beberapa faktor:
  • Customer tertentu menurunkan kuantitas order karena faktor internal mereka seperti setiap akhir tahun terjadi penurunan order.
  • Customer menarik order dan melimpahkan order ke competitor
  • Customer menutup order karena pailit.
Salah satu dari alasan di atas menyebabkan target produksi menurun kecuali Marketing berhasil mendapatkan customer lain sehingga jumlah order bisa tetap stabil.

Untuk alasan customer menurunkan order dan menutup order akibat kebijakan mereka atau karena pailit merupakan urusan diluar batas produksi.

Pertanyaan besar ditujukan apabila customer menarik order dan melimpahkan ke competitor. Apa yang salah dengan proses produksi?

Ini menyangkut kepercayaan customer.
Apakah proses produksi selalu delay?
Apakah kualitas produk rendah?
Apakah harga terlalu mahal?

Jika jawabannya iya, 4 masalah besar di atas segera diperbaiki secara sempurna dengan cara ampuh yang sudah sepintas diuraikan.

Mungkin masih ada harapan untuk mengembalikan kepercyaan customer supaya menurunkan ordernya kembali.

Inilah cara ampuh untuk mengatasi masalah sepi order yaitu mengatasi permasalahan dari 4 masalah besar sebelumnya.

Dampak sepi order produksi menyebabkan PPIC melakukan reschedule produksi untuk penurunan target produksi dari standar target.

5 Comments

Restusubagja mengatakan...

Saya mau bertanya, metode yang cocok untuk penyelesaian permasalahan seperti ini : produksi susu sehari menghasilkan 18.000 liter. Sedangkan permintaan konsumen ada 2 tempat, masing masing tempat meminta 10.000 Liter / hari dalam satu hari,sedangkan hasil produksi dalam sehari sebanyak 18.000 liter

Umar mengatakan...

Salam Pak Restu Subagja, permasalahan yang Anda hadapi tentang target produksi yang tidak tercapai yang bisa menimbulkan permasalahan lainnya.

Target harian anda minus 2000 liter susu. Sebelum menanggapi lebih jauh, ada pertanyaan untuk Anda:

1. Apakah masalah ini adalah masalah baru yang biasanya Anda hasilkan 20.000 liter sehari dengan mudah ternyata sekarang tidak tercapai?

2. Apakah ini merupakan tambahan kapasitas produksi Anda yang sebelumnya 18.000 liter kemudian terjadi peningkatan menjadi 20.000 liter?

Silakan dijawab terlebih dulu karena nanti solusinya terdapat sedikit perbedaan berikut sedikit Anda paparkan apakah pabrik Anda menerapkan sistem kerja shift dan data lainnya.

Umar mengatakan...

Kunjungi https://www.seputarpabrik.com/2019/07/upaya-meningkatkan-volume-produksi-susu.html semoga membantu

Sani saputri mengatakan...

Saya ingin bertanya tentang istilah" yang di gunakan.
Seperti time base. Carry over. Dll. Itu maksutnya apa??

Umar mengatakan...

Pemahaman tentang time base, carry over dan lainnya sebenarnya sudah diulas pada beberapa artikel lainnya misalnya tentang time base bisa mengenal lebih jauh pada artikel berjudul mengukur target dan kapasitas produksi. Silakan gunakan menu pencarian di pojok kanan atas dengan memasukan kata kunci yang diinginkan