Menerapkan Analisis SWOT Dan Fishbone Diagram Secara Terpadu

Analisis SWOT adalah metode strategis penyusunan suatu perencanaan dengan menganalisa 4 aspek yaitu Strengths, Weaknesses, Opportunities dan Threats sedangkan fishbone diagram merupakan alat pengendalian kualitas menggunakan hubungan sebab akibat dalam diagram berbentuk tulang ikan dan apa jadinya jika menerapkan analisis swot dan fishbone diagram ini bersama - sama secara terpadu?

Mari kita kaji lebih jauh ... tetapi sebelumnya kita ketahui dulu ulasan artikel panjang ini akan meliputi:
  1. Pemahaman dan contoh analisis SWOT
  2. Fishbone diagram terhadap 7 tools 8 steps.
  3. Analisis SWOT dan Fishbone Diagram Secara Terpadu
1. Pemahaman dan Contoh Analisis SWOT

Prinsip dasar analisis SWOT:
  • Strengths are able to take advantage of Opportunities.
  • Strengths are able to overcome Weaknesses which prevent the advantages of Opportunities.
  • Strengths are able to deal with Threats.
  • Strengths are able to overcome Weaknesses that have the potential to become Threats.
Strengths (kekuatan)
Strengths analisis SWOT adalah aspek internal perusahaan, organisasi, individu sebagai suatu keunggulan dan belum tentu dimiliki lainnya. Keunggulan ini erat kaitannya dengan sumber daya serta track record yang meningkatkan reputasi serta popularitas seperti merk dagang yang sudah dikenal baik secara umum.

Weaknesses (kelemahan)
Weaknesses analisis SWOT adalah aspek internal perusahaan, organisasi, individu sebagai kelemahan / kekurangan disebabkan dari dalam atau pengaruh luar. Weaknesses jarang menampakan dirinya kecuali melalui evaluasi ekstra supaya dapat muncul dan diakui sebagai suatu weaknesses. Tetapi weaknesses bisa mudah terlihat jika faktor penyebabnya dari luar.

Opportunities (peluang)
Opportunities analisis SWOT adalah aspek eksternal perusahaan, organisasi, individu sebagai suatu peluang / kesempatan lebih maju. Setiap opportunities harus ditindak lanjuti menjadi nyata. Opportunities paling utama adalah kepercayaan seperti kepercayaan pasar dan masyarakat menggunakan produk serta kepercayaan investor menanamkan modal.

Threats (ancaman)
Threats analisis SWOT adalah aspek eksternal perusahaan, organisasi, individu sebagai poin penyebab penurunan hasil dan kinerja. Sumber asal threats dari weaknesses yang tidak bisa diselesaikan dan faktor luar contohnya produsen pesaing, krisis global dan deregulasi pemerintah.

Pengertian analisis SWOT menurut para ahli manajemen seperti Freddy Rangkuti, Rais, Philip Kotler, Pearce, Robinson, Yusanto, Widjajakusuma, Jogiyanto, Armstrong, Harline dan Ferrel berhubungan dalam hal:
  • Perencanaan spekulasi bisnis baik bisnis baru maupun bisnis sedang berjalan
  • Perubahan manajemen
  • Perencanaan proyek
  • Pengembangan diri
menerapkan analisis SWOT

Contoh analisis SWOT perusahaan:

Strengths: perusahaan memiliki segala sumber daya, efisien dan efektif serta dukungan kekuatan modal.

Opportunities: perusahaan memiliki akses ke instansi pemerintahan sehingga berpeluang banyak menerima proyek pemerintah. Perusahaan merupakan salah satu member group pemasok perusahaan terbesar di Indonesia sehingga order bisa stabil dan meningkat.

Weaknesses: Pengukuran keberhasilan bisnis perusahaan oleh manajemen perusahaan selama ini berdasarkan Output Value, ROI Return Of Investment dan ROCE Return Of Capital Employed dikonversi pada satuan rupiah atau mata uang lain seperti dollar. Weaknesses perusahaannya dalam bentuk status mencukupkan diri pada pengukuran finansial tersebut sedangkan faktor penyebab kegagalan finansial jarang diperhitungkan.

Threats: Weaknesses dari mengabaikan faktor penyebab keberhasilan dan kegagalan finansial yang dikenal dengan istilah performance drivers tersebut berpotensi menjadi Threats sehingga akan menurunkan profit perusahaan secara keseluruhan. Performance drivers mencakup 4 persfektif: Keuangan, pelanggan, proses bisnis internal serta learning and growth.

Mari kita telaah hasil eksperimen analisis SWOT untuk penggunaan yang berbeda dari teori disebutkan di atas. Eksperimen penggunaan analisis SWOT berdasarkan praktek lapangan menghadapi masalah nyata seputar proses industri.

Analisis SWOT yang coba diuraikan disini untuk penggunaan manajemen pengendalian kualitas dan manufacture sehingga kemungkinan nantinya akan terjadi perubahan pemahaman baru terhadap pengertian analisis SWOT dari yang selama ini telah baku sebagai pengertian analisis SWOT secara umum.

Tujuan menggunakan analisis SWOT dalam manajemen pengendalian kualitas dan manufacture adalah menyempurnakan metode pengendalian kualitas dan proses pemecahan masalah di produksi sehingga hasil lebih maksimal.

Hasil sempurna pengendalian kualitas:
  • Zero defect : tidak ada cacat mutu
  • Zero complaint : tidak ada keluhan atas kualitas dari QC dan pelanggan
  • New business opportunities : peluang pertumbuhan order atas kepercayaan pelanggan
2. Fishbone Diagram Terhadap 7 Tools 8 Steps

Secara sederhana bisa digambarkan:
7 tools = alat pengendalian kualitas / QC
8 Steps = langkah perbaikan masalah kualitas / QCC

7 tools quality control:
  1. Checksheet
  2. Pareto diagram
  3. Fishbone diagram
  4. Histogram
  5. Control chart
  6. Scatter diagram
  7. Stratification
8 Step Quality Control Cyrcle:
  1. Menemukan tema permasalahan
  2. Menetapkan target
  3. Melakukan analisa kondisi yang ada
  4. Melakukan analisa sebab akibat
  5. Merencanakan penanggulangan
  6. Melaksanakan penangulangan
  7. Memeriksa hasil penanggulangan
  8. Standarisasi dan rencana berikutnya
Gugus Kendali Mutu GKM (Quality Control Cyrcle) merujuk siklus Deming meliputi Plan, Do, Check dan Act (PDCA). Update terbaru bahwa PDCA berubah menjadi PDSA (Plan, Do, Study dan Act).

Pengertian PDCA / PDSA:
  • Plan adalah meletakan kebutuhan sasaran dan proses untuk memberikan hasil sesuai spesifikasi
  • Do adalah implementasi proses
  • Check / Study adalah memantau dan mengevaluasi proses dan hasil terhadap sasaran dan spesifikasi dan melaporkan hasilnya
  • Act adalah tindak lanjut memastikan proses berikutnya lebih baik.
Lean Six Sigma menggunakan PDCA dalam aktivitas kaizen dan DMAIC / Define Measure Analyze Improve Control. Kaizen adalah perbaikan terus menerus sedangkan DMAIC adalah siklus kaizen atau siklus continuous improvement pada desain dan proses bisnis perusahaan berdasarkan performance data.

Target lean six sigma berupa continuous improvement cycle time, menghilangkan pemborosan di tempat kerja, menghilangkan varian output, kualitas stabil, improve yield, penyederhanaan situasi kerja, struktur penghematan biaya dan efektivitas organisasi bisnis.

Fishbone diagram merupakan salah satu dari 7 alat pengendali kualitas dengan cara kerja menggunakan hubungan sebab akibat dalam bentuk diagram tulang ikan / diagram Ishikawa.

Kategori penyebab utama disesuaikan obyek proses yang mempengaruhi dengan jumlah yang dapat ditentukan sesuai kebutuhan analisa.

Setiap kategori penyebab utama terdapat sub penyebab utama dengan asumsi analisa yang menjadi dasar timbulnya penyebab utama. Jumlah poin sub penyebab lebih banyak dari penyebab utama supaya mengakomodasi semua kemungkinan timbulnya penyebab utama.

Apakah fishbone diagram ini bisa mewakili terhadap tools QC lainnya? Apakah 7 tools harus dipakai semua untuk manajemen pengendalian kualitas? Apakah 8 Steps bisa diwakili juga dengan fishbone diagram ini?

Tools QC yang bertahan konsisten hanya fishbone diagram sementara tools lain tidak berlanjut. Checksheet berupa lembaran kertas pemeriksaan berakhir sebagai tumpukan arsip di departemen QC dan terkendala program penghematan kertas untuk menurunkan biaya administrasi. Hal ini menimbulkan kendala pada pengadaan lembaran kertas checksheet quality control.

Pareto diagram, histogram, control chart, scatter diagram dan stratification berakhir sebagai laporan presentasi meeting koordinasi antar departemen. Ketika meeting bubar, semua orang kembali ke pos masing - masing melanjutkan pekerjaannya dan "lupa" data tools QC yang telah disajikan.

8 steps perbaikan kualitas program QCC (Gugus Kendali Mutu) sepertinya hanya semangat di awal saja, banyak alasan menjauhi kegiatan GKM seperti sedang dikejar target, SDM kurang, tidak ada waktu dan alasan sejenis lainnya.

Fishbone diagram tetap digunakan sementara yang lain ditinggalkan. Dan faktanya seperti berikut ini:
  • Fishbone diagram bukan hanya diperlukan oleh departemen QC tetapi oleh departemen lainnya ketika menghadapi masalah dan mencari jalan keluarnya.
  • Fishbone diagram dipakai di lapangan, bukan di belakang meja meeting.
  • Fishbone diagram bisa menggunakan salah satu atau lebih tools QC lain ketika diperlukan.
  • Fishbone diagram tidak memerlukan data rumit. Karakteristik data dalam fishbone diagram adalah instan, bersumber pemikiran terkait dengan permasalahan dan hanya memerlukan waktu singkat untuk mengambil keputusan terhadap solusi permasalahan.
Catatan bahwa sejak masuknya revolusi industri jilid 4.0 semua proses memerlukan kecepatan tinggi, efisien dan efektif sesuai tuntutan proses bisnis perusahaan agar tetap bertahan.

3. Menerapkan Analisis SWOT dan Fishbone Diagram Secara Terpadu

Analisis SWOT akan menyempurnakan fishbone diagram baik ketika proses pengambilan keputusan solusi maupun setelah solusi di dapat dan menindak lanjuti agar tidak ada masalah sama terulang.

Penggunaan fishbone diagram bersifat global semua departemen dalam menyelesaikan suatu permasalahan secara cepat dan akurat.

Penerapan fishbone diagram di departemen produksi berupa analisa 6M untuk tujuan mengatasi masalah dalam proses produksi contohnya masalah output, reject dan sejenisnya.

Fishbone diagram analisa 6M sangat efektif untuk pemecahan masalah berdasarkan rumus sebab akibat dengan sumber peninjauan berasal dari unsur utama jalannya proses produksi yaitu Material, Machine, Methode, Man, Measurement dan Mother nature.

Contoh cara membuat analisis SWOT menyempurnakan proses dan hasil fishbone diagram:

Industri furniture PT. Seputar Pabrik Indonesia (samaran) sering terjadi finish goods terkena Fail oleh QC internal. Fail adalah temuan ketidaksesuaian berdasarkan standar kualitas. Jika terkena fail maka seluruh finish goods dibongkar dari packingnya untuk dilakukan pemeriksaan setiap komponen reject.

Contoh jenis reject furniture adalah scratch, peel off laminasi, peel off edging, laminasi keriput, dent, salah warna, salah bor, komponen hasil cutting kurang siku, crack, dirty, laminasi kulit jeruk, scoring, over trimming, sudut tajam, botak, touch up kurang rapi, grepes sisi komponen atau lubang bor, salah grooving, over sanding, over bufing, srapper edging, non covered edging, chipping dan bubble.

Berdasarkan data diketahui penyumbang reject terbesar berupa peel off laminasi yaitu lapisan PVC / paper kurang melekat sempurna terhadap panel kayu jenis MDF sehingga setelah beberapa hari sejak proses wrapping terdapat beberapa bagian laminasi mengelupas.

Berdasarkan fishbone diagram akhirnya disepakati bersama bahwa faktor mesin wrapping sebagai penyebab dari akibat laminasi kurang menempel sempurna di beberapa bagian komponen panel MDF.

Masalah : Peel off laminasi:
Penyebab Utama : Mesin
Sub penyebab: mesin wrapping tidak beroperasi sesuai standar
Tindakan : Perbaikan Maintenance

Dan ternyata setelah diperiksa Maintenance ditemukan ada error pembacaan temperature sehingga lem kurang mendapatkan pemanasan sesuai karakteristiknya.

Sampai disini masalah sebenarnya sudah terpecahkan.

Pertanyaannya adalah apakah dikemudian hari akan terjadi masalah sama di proses laminasi komponen berikutnya? Apakah operator mesin wrapping memahami error tersembunyi saat proses laminasi wrapping berjalan?

Sekarang mari kita gunakan analisis SWOT untuk menyempurnakan hasil yang telah diperoleh menggunakan fishbone diagram ini.

Tujuan dan target analisis SWOT: kualitas konsisten dan tidak ada reject berulang di mesin wrapping.

Strengths:
  • Speed proses mampu mencapai 30 meter per menit. Jika setiap komponen panjangnya 1 meter maka dalam 1 jam memiliki kapasitas produksi 1800 pcs. Sedangkan mesin laminasi hanya mampu mencapai speed 5 meter per menit. Saat ini menjadi tercepat di kelasnya.
  • Dirancang untuk dapat digunakan dengan lem tanpa kandungan air
  • Garansi mesin wrapping masih berjalan sehingga dapat mengajukan complaint jika terdapat kelemahan sistem instrumen. Agen penjualan mesin full support menangani after sales servis.
Weaknesses:
  • Error tidak terdefinisi alarm control instrumen Human Interface Modul mesin. Ketika error muncul tidak menghentikan jalannya operasi mesin wrapping. Posisi instrumen pembacaan temperature control terpisah dari mesin, letaknya di panel instrumen mesin sehingga ketika mesin sedang jalan sering kurang terawasi operator mesin wrapping.
  • Operator mesin tidak peka terhadap hasil sehingga reject yang terjadi tidak diketahui atau peel off laminasi ini baru terlihat setelah lem kering sehingga selama proses dianggap tidak ada reject.
Opportunities:
  • Mesin wrapping ini mampu memenuhi kebutuhan quantity output.
  • Perubahan desain mesin masih bisa dibuat agar meningkatkan kontrol operator mesin
  • Perbaikan masih gratis selama masa garansi
  • Pelanggan menghendaki proses menggunakan mesin wrapping ini ketika melakukan kunjungan karena dianggap paling unggul dan jika terjadi kendala bisa diterima secara bijak oleh pelanggan yang sudah sedikit mengetahui karakteristik mesin wrapping tersebut.
Threats:
  • Error tidak terlihat, operator mesin kurang peka kualitas produk, reject kurang terlihat karena delay waktu dan desain mesin kurang ergonomis akan menjadi threats pada timbulnya fail, reject berulang, rework, reproccessing dan kepercayaan pelanggan.

0 Comments

Posting Komentar

Admin akan berupaya membalas setiap komentar Anda kecuali dari Anonim akan dibalas berdasarkan pertimbangan tertentu. Terima kasih