12 Panduan Taktis Manajemen Proyek - seputarpabrik.com

12 panduan taktis manajemen proyek agar terkendali sehingga proyek membuahkan hasil sesuai rencana baik proyek sipil, mekanik maupun proyek elektrik dan perpaduannya untuk pegangan production engineering, engineering department dan project management department dalam rangka peningkatan produktivitas maupun penambahan kapasitas produksi.

Latar belakang

Ketika target output meningkat karena pengaruh kenaikan permintaan pasar memunculkan kendala dalam pemenuhan target berbanding kapasitas saat ini. Selanjutnya muncul beberapa upaya peningkatan kapasitas proses secara instan diantaranya:

• Penambahan jam kerja melalui pengaturan jam kerja shift
• over time
• subcount pekerjaan
• Penambahan SDM
• Pemakaian semua sumber daya seperti mesin produksi yang sebelumnya tidak beroperasi.

Tetapi jika hal tersebut belum cukup memenuhi target maka muncul kebutuhan baru berupa pengembangan dan perluasan pabrik. Dan disinilah timbul pekerjaan proyek melibatkan beberapa vendor berikut budget besar.


12 panduan taktis manajemen proyek

1. Membentuk Tim Pelaksana Proyek

Mempertimbangkan pelaksanaan proyek akan melibatkan lintas departemen dan unit kerja serta bersifat spesifik sehingga perlu dibentuk Tim Pelaksana Proyek dan melibatkan langsung dalam proyek ini.

Daftar nama anggota tim pelaksana proyek tercantum dalam form standar catatan mutu berikut uraian kerja dari mulai persiapan sampai selesai pekerjaan proyek dan estimasi waktu menyelesaikan proyek.

Form tim pelaksana proyek beserta uraian kerja proyek diajukan sampai mendapat persetujuan direksi.

2. Rencana Anggaran Pelaksanaan

Uraian kerja proyek dibuat lebih jelas serta memasukan parameter satuan pengukurannya sehingga dapat dihitung berapa besar kebutuhan biayanya. Satuan pengukuran:

• Unit
• Volume
• Harga satuan
• Harga total.

3. Project Time Schedule

Breakdown pekerjaan proyek berdasarkan perhitungan waktu dari start date hingga selesai. Ini memudahkan dalam monitoring progres harian dan mengevaluasi terhadap munculnya kendala.

Bentuk form project time schedule:

• Curva statistik pemantauan perkembangan pencapaian kerja proyek
• Data standar update pekerjaan.

4. Inspection dan Test Plan

Memastikan kebutuhan dalam pekerjaan proyek secara aktual:

• Batasan pekerjaan
• Material dan equipment yang saling berhubungan sesuai kebutuhan proyek.

Standar inspeksi disepakati bersama pihak vendor agar pasokan material dan equipment dari vendor sesuai serta dapat memenuhinya.

Inspection dan test plan ditandai melalui survey lokasi proyek baik oleh tim pelaksana proyek maupun menyertakan vendor terpilih. (Proses pemilihan vendor diatur dalam SOP Purchasing, terpisah dari pelaksanaan proyek).

5. Laporan Biaya Pelaksanaan Proyek

Dokumen proyek untuk monitoring progress tetapi lebih ditekankan pada rincian biaya sesuai jumlah dan harga kesepakatan bersama.

6. Laporan Harian Proyek

Penjelasan progres kerja proyek secara detil tentang:

• Tenaga kerja dan keahliannya contohnya tukang gali, tukang kayu, tukang batu, welder dan helper berikut jumlahnya pada saat kerja baik siang maupun malam.
  
• Pelaksanaan dan penyelesaian kerja hari ini berikut volumenya contohnya pasang bagesting untuk tiang pondasi rack kabel sebanyak 25 meter.
  
• Penerimaan bahan jika ada pengiriman bahan dari vendor meliputi jenis barang, pengirim, jumlah dan satuan.
  
• Pemakaian bahan setiap hari meliputi jenis barang, pemakai, jumlah dan satuan contohnya pasir hari ini telah terpakai 2 meter kubik oleh vendor.
  

Laporan harian proyek memiliki nomor berdasarkan tanggal dan dapat dijadikan rekapitulasi kebutuhan aktual pekerjaan proyek dari tenaga kerja sampai jumlah pemakaian barang.

7. Project Progress Report

PM (Project Manager) pada suatu waktu akan diminta laporan project progress bisa diminta per minggu maupun secara mendadak. Laporan ini ditujukan kepada direksi. Project progress report dibuat secara global dan sederhana agar memudahkan pemahaman direksi.

Project progress report mencakup

• Nama proyek
• Item pekerjaan
• Volume, prosentase bobot pekerjaan, prosentase progres pekerjaan dan keterangan.

8. Laporan Inspeksi Proyek

Tindak lanjut laporan yang diterima direksi berupa audit dan inspeksi site plant oleh semua tim pelaksana proyek dipimpin direksi.

Laporan inspeksi proyek mengacu pada item pekerjaan, volume dan spesifikasi yang sesuai standar.

Jika ditemukan sesuatu penyimpangan seperti barang diluar spesifikasi maka diajukan compliance kepada vendor dan PM. Compliance dilakukan dalam ruangan meeting bukan pada saat inspeksi di lapangan.

Vendor wajib menjelaskan setiap compliance jika tidak bisa maka akan terkena pinalty berupa tidak ada pembayaran atas pekerjaan tersebut.

PM wajib menjelaskan setiap compliance jika tidak bisa maka akan terkena aturan perusahaan tentang penyalahgunaan wewenang.

9. Commissioning Test Report

Commissioning test report dibuat pada saat pekerjaan proyek selesai berdasarkan permintaan vendor kepada pengawas proyek.

Jika dianggap pekerjaan proyek sudah selesai maka pengawas proyek bisa memenuhi permintaan vendor tersebut dan pada saat test commissioning dilakukan harus melibatkan semuat tim pelaksana proyek.

Laporan commissioning meliputi detil setiap item pekerjaan, referensi, spesifikasi standar. Tim pelaksana proyek membuat keputusan tentang status hasil pekerjaan tersebut.

10. Berita Acara Proyek

Berita acara proyek dibuat rangkap yang salah satunya dibawa vendor sebagai bukti penagihan.

Berita acara proyek mencantumkan tanggal mulai pekerjaan proyek dan tanggal selesai proyek berikut test commissioning.

Contoh isi berita acara proyek:
Sehubungan dengan telah diselesaikannya pekerjaan PEMBANGUNAN PLANT 2 PT. SEPUTAR PABRIK INDONESIA

dengan lingkup kerja meliputi:
Uraian Kerja abcd...

Setelah dilakukan inspeksi bersama, maka dapat disimpulkan bahwa pekerjaan: .............. yang dilakukan ................(pelaksana) telah selesai dan dapat diterima dengan baik oleh .....................(customer) dengan checklist progress report terlampir.

Selanjutnya pada hari ini:
Tanggal:
Waktu :
Lokasi:

dilakukan serah terima dari ..................sebagai pelaksana kepada ...................sebagai pemilik

11. Penilaian Kinerja Vendor

Apakah vendor bisa dipertahankan untuk pekerjaan proyek berikutnya atau perlu penggantian vendor.

Penilaian kinerja vendor bisa dengan memberikan parameter baik, cukup dan kurang untuk setiap kategori penilaian serta dapat dengan parameter penilaian lainnya seperti skala angka 1 sampai 10 dan lainnya.

Contoh kategori penilaian kinerja vendor:

1. Kualitar kerja vendor termasuk sub vendor meliputi kualitas supervisi personel vendor di lapangan, kualitas tenaga kerja vendor dan kualitas housekeeping vendor.
2. Kesesuaian pelaksanaan dengan dokumen kontrak termasuk surat perintah kerja (SPK), purchase order (PO), pelaksanaan pekerjaan sesuai scope pekerjaan dan ketaatan terhadap peraturan K3L.
3. Kepatuhan terhadap jadwal proyek termasuk penyelesaian proyek, tanggapan terhadap adanya perubahan, pengiriman schedule proyek dan update status pekerjaan proyek, pengiriman gambar kerja dan photo dokumentasi, pemberitahuan kemungkinan adanya keterlambatan, ketepatan waktu dan kualitas mengejar progres pekerjaan dan perbaikan pekerjaan karena tidak sesuai.
4. Kualitas program K3L vendor meliputi kepatuhan terhadap persyaratan kerja aman dan peraturan K3L di lokasi kerja.
5. Hubungan kerja sama dan komunikasi dengan pemilik proyek dan kehadiran dalam meeting koordinasi proyek.
6. Kemampuan vendor bekerja sesuai biaya alokasi, ketepatan penawaran yang diajukan, kemampuan melakukan kontrol biaya terhadap perubahan perencanaan kerja, kemampuan ide vendor mengontrol biaya serta meningkatkan kualitas pekerjaan, usulan perubahan termasuk penambahan kerja dapat dipertanggungjawabkan.

12. Project Closing

Dokumen beserta form hasil meeting semua tim pelaksanan proyek yang menyepakati telah selesainya proyek tersebut dan ditandatangani oleh semua tim pelaksana proyek. Dokumen ini sekaligus menyatakan pembubaran tim pelaksana proyek.