Seperti biasanya setiap SOP memiliki nomor SOP sendiri contohnya nomor SOP : SOP/SPC-PCH/01 Edisi II (SPC: SeputarPabrikCom, PCH: Purchasing). Disiapkan PCH Dept. Head, Diperiksa General Service Div. Head dan Disahkan Director. Pada lembaran setiap halaman SOP bagian tengah bawah diberi keterangan "uncontrolled document if printed" ditulis warna merah.
1. Tujuan
Standard Operating Procedure (SOP) ini menjelaskan aktivitas di Departemen Purchasing mengenai mekanisme pembelian barang / jasa sehingga aliran dokumen dan pertanggung jawaban pelaksana dapat dipertanggung jawabkan. Sehingga persyaratan Sistem Manajemen Mutu Standar ISO 9001 elemen 7.4. mengenai proses pembelian sesuai persyaratan pembelian.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur proses pembelian mencakup adanya penerimaan dan pemeriksaan dokumen, pengajuan calon supplier / sub kontraktor kepada Director dan pembelian barang / jasa.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
Director bertanggang jawab mengesahkan prosedur standar operasi ini.
Quality, Environment, Health Safety (QEHS) Management Representative bertanggung jawab memastikan prosedur ini telah dilakukan, sehingga mengetahui Sistem Manajemen Mutu, Kesehatan Keselamatan Kerja dan Lingkungan berjalan secara efektif dan benar.
General Service Division Head bertanggung jawab memastikan prosedur ini berjalan baik dan benar sehingga lebih effektif dan effisien.
Purchasing Department Head bertanggung jawab:
- Pemilihan dan rekomendasi terhadap supplier / sub kontraktor
- Komunikasi dengan supplier / sub kontraktor.
- Negosiasi harga.
- Menerima permintaan pembelian dari unit kerja terkait.
- Mencatat semua permintaan dan melakukan monitoring permintaan tersebut.
- Pembelian langsung ke supplier / sub kontraktor.
- Negosiasi harga sebelum diserahkan ke department head dan Director.
4. Prosedur
4.1 Masukkan (Input)
Unit kerja terkait mengidentifikasi kebutuhan material / jasa kebutuhannya. Identifkasi ini dituangkan dalam form Purchase Request (PR). Keterangan Form harus diisi lengkap.
Keperluan khusus, antara lain seperti keperluan project, unit kerja terkait dapat memilih (selection) pemasok (supplier / sub kontraktor). Mekanisme pemilihan supplier / sub kontraktor mengacu kepada SOP Purchasing tentang Proses Pemilihan dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor.
Untuk pembelian umum, PR yang telah ditandatangani Department Head nya dan diketahui Division Head nya diajukan ke Director untuk persetujuan. Namun sebelum diajukan terlebih dahulu dilengkapi:
- Pengajuan sparepart dilengkapai laporan stok barang
- Keperluan engineering dilengkapi dokumen antara lain seperti Bill of materialnya.
- Pengajuan barang untuk dijual dilengkapi Laporan Stok Produk
4.2.1 Pengajuan dan Persetujuan Purchase Request
Purchase Request (PR) yang telah dilengkapi dokumen pendukung termasuk calon pemasok (supplier) dan ditandatangani Kepala unit kerja terkait, kemudian diajukan ke Director.
Apabila hasil pengajuan tidak disetujui, maka PR dikembalikan ke unit kerja terkait. Dan bila hasil
pengajuan disetujui, maka PR diserahkan ke Department Purchasing.
Khusus PR yang telah dilengkapi pemasok dan telah disetujui Director, maka Department purchasing langsung melaksanakan proses pembelian.
Tanggal kadaluarsa dalam PR harus diisi dan batas waktunya adalah 3 bulan setelah tanggal terima di Department Purchasing. Dan jika ada ketidakjelasan mengenai spesifikasi / detail item barang / jasa di PR, setelah batas waktu 3 bulan tersebut, PR terkait akan dikembalikan ke pihak user.
4.2.2. Pencarian dan Persetujuan Supplier / Sub Kontraktor (khusus pembelian umum)
Berdasarkan purchase Request yang telah mendapatkan persetujuan dari Direktor, Staff Purchasing mencarikan pemasok (supplier) atau sub kotraktor penyedia material atau jasa sesuai Purchase Request (PR). Mekanisme pencarian dan persetujuan supplier mengacu kepada prosedur SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor.
4.2.3. Proses Pembelian
Berdasarkan Purchase Request yang telah disetujui oleh Director dan dilengkapi dokumen pendukung antara lain seperti penawaran harga (quotation) dari supplier, staff purchasing melakukan pembelian material / jasa.
Proses pembelian ini dapat dilakukan melalui cara:
- Pembelian langsung ke lokasi supplier disertai bukti-bukti transaksi seperti kwitansi, bon pembelian dan inspeksi material yang dibeli dilakukan di lokasi supplier. Apabila diperlukan dana pembelian, maka mekanisme pengajuan dana pembelian mengacu kepada prosedur SOP Finance tentang Pembayaran dan Pengeluaran Dana.
- Department Purchasing membuatkan Purchase Order (PO) menggunakan form Purchase Order (PO), diajukan ke Director beserta dokumen pendukungnya kemudian dikirimkan ke supplier / sub kontraktor.
- Pembelian bersifat emergency di cabang perusahaan maka pembelian dapat dilakukan langsung dengan persetujuan Personel yang mendapat SK Direksi untuk otorisasi maximal pembelian Rp 1.000.000 (contoh nominal) atau nilai sesuai SK Direksi.
Berdasarkan Purchase Order dan telah disetujui oleh Director, supplier / sub kontraktor mengirimkan material / jasa
Material / jasa harus melalui pemeriksaan dan disetujui user melalui mekanisme mengacu kepada prosedur Inspection Of Incoming Material and Services Completion Report.
Apabila material datang tidak sesuai permintaan, maka material dikembalikan. Dan apabila material datang sesuai permintaan, maka purchasing dan user menerima material dan menandatangani surat jalan supplier / sub kontraktor.
Apabila user ada di kantor cabang, maka purchasing atau inspector yang menandatangani surat jalan tersebut sebagai bukti tanda terima barang.
Sedangkan untuk jasa, pemeriksaan dilakukan apabila pekerjaan telah selesai dilakukan, yaitu dengan membuatkan berita acara serah terima pekerjaan yang diterbitkan sub kontraktor dan disetujui user / departemen terkait.
4.2.5. Monitoring Permintaan
Semua permintaan yang diterima Departemen Purchasing dilakukan pemantauan (monitoring), yaitu mulai dari permintaan, hingga penyerahan material. Monitoring ini dituangkan dalam form Monitoring Permintaan Material.
4.2.6. Distribusi Dokumen
Apabila proses pembelian telah selesai dilakukan, maka staff purchasing mengumpulkan dokumen
pembelian antara lain PR, PO (bila ada), surat jalan supplier, berita acara serah terima kemudian diserahkan ke Departemen Akunting sebagai proses pembayaran
4.3. Keluaran (output)
Keluaran dari aktivitas kerja proses pembelian, meliputi:
- Menerima dokumen purchase request atas persetujuan Direktur
- Memeriksa kebenaran dokumen Purchase Request
- Seleksi supplier / sub kontraktor.
- Pembelian barang/material, baik melalui supplier maupun toko-toko
- Menerima barang dan inspeksi terhadap barang tersebut.
- Distribusi dokumen ke departemen terkait.
5. Dokumen Terkait
SOP Seleksi dan Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor
Form Purchase Request
Form Purchase Order (PO)
Form Monitoring Permintaan material
Contoh Pelaksanaan SOP Proses Pembelian Dalam Menentukan Pemasok Solar Industri
Permintaan pengadaan solar industri diajukan user dengan mengisi formulir PR (Purchase Request). Baris dan kolom PR setidaknya mencantumkan
- Nomor registrasi (index)
- Nama item diisi solar industri
- Jumlah kebutuhan solar industri
- Katagori (misal aset, entertainer)
- Penggunaan (used for)
- Plant (perusahaan group)
- Pengajuan terakhir
- Baris persetujuan.
Nomor registrasi PR dibuat user dan digunakan sebagai index arsip PR dokumen user dengan masa simpan formulir PR sekitar 5 sampai 10 tahun (waktu simpan lebih lama karena ada kaitan keuangan serta pajak). Ketika PR sudah ditangan purchasing, PR tersebut akan diregistrasi purchasing tetapi tetap mencantumkan nomor registrasi PR milik user.
Format nomor PR terbitan purchasing akan berbeda dibandingkan format nomor PR user, artinya setelah teregistrasi purchasing, PR milik user dikembalikan lagi purchasing kepada usernya agar disimpan sebagai arsip user selama masa simpan 5 sampai 10 tahun.
Perusahaan cabang / anak perusahaan berlokasi jauh dari kantor pusat maka cara pengiriman formulir PR ke purchasing pusat dapat dilakukan melalui scan PR dikirimkan lewat email perusahaan.
Selanjutnya purchasing melakukan pencarian para pemasok solar industri melalui pencarian online, daftar di katalog atau rekomendasi rekanan / pemasok. Purchasing harus mengantongi minimal 3 nama pemasok solar industri sebagai kandidat pemasok solar industri. Setiap kandidat pemasok solar industri harus memberikan Penawaran Harga kepada purchasing berikut profile company.
Para kandidat pemasok solar industri selanjutnya diundang bertemu langsung purchasing secara terpisah. Pertemuan awal antara calon pemasok solar industri dan purchasing bertujuan supaya lebih mengenal sosok kandidat pemasok solar industri. Mereka diwajibkan membawa dokumen company profile berikut brosur maupun katalog produk sebagai referensi acuan purchasing.
Cara menentukan kandidat pemasok solar industri ditempuh berdasarkan:
- Legitimasi company profile
- Survey lokasi usaha
- Kualitas solar industri
Company profile kandidat pemasok solar industri harus diperiksa secara cermat supaya mengetahui kredibilitas kandidat pamasok solar industri tersebut.
Semua perizinan operasional harus lengkap, valid serta belum kadaluarsa. Terdapat data riwayat penjualan solar industri kepada para langganan serta riwayat kepercayaan langganan untuk terus membeli solar industri kepada kandidat pemasok solar industri tersebut salah satunya dalam bentuk testimoni jika ada.
2. Survey Lokasi Usaha
Survey lokasi usaha kandidat pemasok solar industri melalui inspeksi mendadak tanpa pemberitahuan maupun perjanjian sebelumnya agar saat kunjungan secara mendadak ini tidak ada data instan maupun data telah sengaja disiapkan sebelumnya. Sejumlah pertanyaan berbentuk angket disiapkan dalam rangka memastikan lebih detil tentang kondisi calon pemasok solar industri.
3. Kualitas Solar Industri
Purchasing perlu melibatkan ahli maintenance / engineering agar mengetahui kualitas solar industri kandidat pemasok. Ada beberapa kriteria sebagai standar kualitas solar industri diantaranya tidak ada endapan, tidak berbusa, warna solar bagus yaitu berwarna orange tua serta bening dan akan tetap bening walaupun disimpan lama.
Kandungan sulfur tidak melebihi 0,3%. Apabila kandungan sulfur melebihi 0,3% maka akan menyebabkan kerusakan pada mesin.
Cara mengetahui berapa kandungan sulfur solar industri adalah dengan mengujinya di laboratorium atau bisa dilihat dari kebeningannya karena kandungan sulfur melebihi 0,3% maka kebeningan solar industri akan berubah ketika disimpan lama.
Kriteria lainnya sebagai acuan standar kualitas solar industri adalah ash content maksimal 0,0021% berdasarkan hasil pengujian laboratorium, mudah terbakar, engine bekerja lembut serta tanpa ada knocking, tetap encer pada suhu dingin dan mampu melumasi sistem pemompaan injeksi / nosel.
Uji laboratorium solar industri memang berbayar tetapi kita dapat memanfaatkan secara gratis melalui kerja sama dengan pemasok / supplier unit alat berat yang telah dibeli serta digunakan operasional.
Tetapi jika plant hanya memiliki armada alat berat dalam jumlah sedikit maka uji laboratorium biayanya di nego saja ke pemasok solar industri dengan alasan sebagai jaminan penjualan kualitas solar industri. Tetapi jangan biarkan pemasok melakukan proses uji lab solar industri tersebut sendiri, plant harus melakukannya atau mendampinginya dengan biaya dibebankan kepada pemasok solar industri.
Kini tiba saatnya purchasing menentukan pilihan kandidat pemasok solar industri untuk menjadi rekanan. Daftar nama kandidat pemasok solar industri sudah pasti telah melalui serangkaian validasi di atas.
Siapakah kandidat pemasok solar industri yang terpilih purchasing?
Sudah pasti harganya termurah diantara mereka tetapi kualitas solar industri tetap terjamin.
Dengan mendapatkan pemasok solar industri harga murah merupakan bentuk penghematan biaya pengadaan solar industri sehingga akan meningkatkan gross profit perusahaan. Purchasing segera menerbitkan PO (Purchase Order) kepada pemasok solar industri terpilih tersebut.
