SOP Seleksi Evaluasi Supplier / Sub Kontraktor
1. Tujuan
Standard Operating Procedure (SOP) ini menjelaskan aktivitas Purchasing mengenai mekanisme seleksi dan evaluasi suppier / sub kontraktor sehingga persyaratan mengenai organisasi menilai dan memilih pemasok berdasarkan kemampuannya memasok produk sesuai persyaratan organisasi. Kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian ulang harus ditetapkan.
2. Ruang Lingkup
Ruang lingkup prosedur proses seleksi dan evaluasi supplier / sub kontraktor mencakup adanya penerimaan dan pemeriksaan dokumen penawaran, serta seleksi dan evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor ditinjau aspek Mutu, Keselamatan dan Kesehatan Kerja serta Lingkungan.
3. Tanggung Jawab dan Wewenang
Direktur bertanggung jawab dan mempunyai wewenang mengesahkan prosedur operasi standar ini.
Management Representative bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan memastikan prosedur ini diterapkan Departemen Purchasing dan dilaksanakan setiap departemen.
General Division Head bertanggung jawab memastikan pelaksanaan prosedur ini telah berjalan baik dan benar.
Purchasing Department Head bertanggung jawab:
- Seleksi supplier / sub kontraktor
- Evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
- Memastikan supplier / sub kontraktor telah memenuhi persyaratan kualifikasi
- Melakukan pencarian calon supplier / sub kontraktor
- Membuat daftar supplier / sub kontraktor berdasarkan terpenuhinya persyaratan kualifikasi.
- Evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
- Kepala departemen terkait bertanggung jawab mengindentifikasi kebutuhan material / jasa serta penerimaan material / jasa dan pemilihan supplier./ sub kontraktor
Supplier adalah perusahaan pemasok barang / material.
Sub kontraktor / vendor adalah perusahaan penyedia jasa.
5. Prosedur
5.1. Seleksi Supplier / Sub Kontraktor
Masukan (Input)
Departement Purchasing menerima permintaan pembelian material / jasa dari departemen terkait dituangkan dalam purchase request.
Proses (Process)
1. Proses pencarian calon supplier / sub kontraktor
Berdasarkan purchase request mendapat persetujuan dari top manajemen, staff atau Department Head Puchasing atau Department Head lainnya untuk melakukan pencarian calon supplier / sub kontraktor.
Pencarian calon supplier / sub kontraktor dapat melalui berbagai cara antara lain yaitu: Media masa seperti koran, majalah dan tabloid, Buku Kuning (yellow pages), media online seperti internet dan saran dari rekanan
Apabila calon supplier / sub kontraktor telah didapat, purchasing dapat meminta penawaran (quotation) sesuai material / jasa yang diinginkan oleh user.
Dan bila diperlukan calon supplier / sub kontraktor dapat diminta datang ke perusahaan untuk verifikasi serta mendapatkan informasi mengenai material / jasa yang ditawarkan. Informasi ini dapat berupa brochure, sample serta hasil tanya jawab.
Selama proses tanya jawab ini bila diperlukan purchasing dapat ditemani departemen terkait. Hal ini dimaksudkan supaya semua informasi mengenai supplier / sub kontraktor sesuai harapan.
Berdasarkan informasi yang telah didapatkan, Purchasing melakukan pemilihan. Calon supplier / sub kontraktor dipilih berdasarkan kriteria (P.Q.D.S.P.R) yaitu: Harga (price), Kwalitas material atau pekerjaan (Quality), Kemampuan calon menyediakan material (Delivery), Pelayanan (Service), Waktu pembayaran (Payment) dan Track record supplier / sub kontraktor (Record).
Kriteria supplier / sub kontraktor tersebut dituangkan melalui dokumen pendukung berjudul Kriteria Supplier / Sub Kontraktor. Calon supplier / sub kontraktor wajib menandatangani Surat Sosialisasi SMMK3L
Apabila diperlukan sebelum supplier / sub kontraktor dipilih maka purchasing dan user meninjau tempat supplier / sub kontraktor. Hal ini untuk mendapatkan informasi lebih meyakinkan.
Apabila calon supplier / sub kontraktor telah ditetapkan dan telah mengajukan penawaran harga, maka staff purchasing membuatkan perbandingan supplier / sub kontraktor yang dituangkan dalam form berjudul Perbandingan Harga Barang/Jasa untuk diajukan ke Direktur.
Departemen Head Purchasing beserta Staff Purchasing Staff Administrasi Purchasing melakukan seleksi terhadap supplier / sub kontraktor setiap enam bulan sekali.
3. Pengajuan ke Top Management
Perbandingan supplier / sub kontraktor diajukan ke Director untuk dimintakan persetujuan.
Apabila hasil pengajuan ini dinyatakan tidak disetujui, maka departemen purchasing akan membuat pemilihan kembali.
Dan apabila disetujui atau terpilih, maka supplier / sub kontraktor akan dinilai yang dituangkan
dalam Form Seleksi Supplier/Sub Kontraktor yang selanjutnya akan dimasukkan ke daftar supplier dan Sub Kontraktor menggunakan form Daftar Supplier dan sub Kontraktor Berkualifikasi.
Bila supplier / sub kontraktor telah berada dalam daftar, proses berikutnya adalah pembelian atau
transaksi.
Keluaran (output)
Keluaran dari aktifitas seleksi supplier / sub kontraktor ini berupa:
- Menerima purchase request yang telah disetujui oleh Top Management.
- Pencarian calon supplier / sub kontraktor
- Pemilihan calon supplier / sub kontraktor
- Mengajukan calon supplier / sub kontraktor ke Top Management
- Memasukkan supplier / sub kontraktor terpilih ke daftar supplier dan sub kontraktor berkualifikasi.
Masukkan (input)
Departemen purchasing melakukan pembelian material / jasa. Selama proses pembelian berlangsung semua informasi mengenai supplier / sub kontraktor diamati.
Proses (process)
1. Informasi aktifitas supplier / sub kontraktor
Selama proses pembelian berlangsung yaitu mulai pengajuan quotation, tanya jawab, pengantaran material, pengerjaan jasa serta penagihan ke perusahaan diamati dan bila diperlukan dicatat pada buku khusus mengenai aktifitas supplier / sub kontraktor.
Pengamatan ini dikhususkan terhadap material yang berpengaruh terhadap mutu produk atau hasil
kerja. Namun untuk semua aktivitas pembelian jasa semua diamati, pengamatan ini dapat melalui dari
departemen terkait.
2. Proses evaluasi supplier / sub kontraktor
Evaluasi terhadap supplier material dilakukan apabila telah terjadi transaksi pembelian minimal 3 kali. Hal ini dimaksudkan untuk mendapatkan informasi maksimal.
Evaluasi terhadap sub kontraktor pengerjaan jasa dilakukan setiap sub kontraktor selama masa pekerjaan dan penilaian dilakukan pada akhir pekerjaan mencakup seluruh aspek Mutu, Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan.
Departemen Head Purchasing beserta Staff Purchasing Staff Administrasi Purchasing melakukan
evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor minimal 1 kali setahun.
Evaluasi ini dituangkan dalam form Evaluasi Supplier dan Sub Kontraktor. Evaluasi ini mengacu kepada dokumen pendukung Standard Penilaian Supplier-Sub Kontraktor.
Apabila hasil penilaian evaluasi supplier / sub kontraktor dinyatakan tidak memuaskan maka supplier / sub kontraktor dapat dikeluarkan dari daftar rekanan atau diberikan kesempatan kembali dengan catatan memperbaiki kekurangan
Hasil evaluasi supplier / sub kontraktor dinyatakan memuaskan maka supplier / sub kontraktor tetap berada di daftar rekanan.
Keluaran (output)
Hasil aktifitas kerja dari proses evaluasi supplier dan Sub Kontraktor berupa:
- Hasil pengamatan terhadap semua aktivitas dari supplier / sub kontraktor.
- Bukti evaluasi terhadap supplier / sub kontraktor
- Surat Ketetapan Supplier / Sub Kontraktor dari daftar apabila hasil evaluasi tidak memuaskan
- Prosedur Proses Pembelian
- Dokumen Pendukung Kwalifikasi Supplier dan Sub Kontraktor
- Dokumen Pendukung Standard Penilaian Seleksi dan Evaluasi Supplier
- Form Bid Tabulation
- Form Seleksi Supplier atau Sub Kontraktor
- Form Daftar Supplier dan Sub Kontraktor Berkualifikasi
- Form Evaluasi Supplier dan Sub Kontraktor
- Surat Sosialisasi SMMK3L
