Tugas Admin Payroll Perusahaan

Table of Contents

Payroll merupakan layanan pembayaran gaji yang ditawarkan oleh bank untuk perusahaan maupun individu. Payroll berbasis aplikasi dengan tingkat efisiensi dan menghemat waktu lebih banyak bagi staf HRD yang bertanggung jawab atas pembagian gaji pegawai. Tak hanya melalui layanan bank, sekarang juga telah banyak aplikasi payroll online yang bisa digunakan untuk membagi gaji karyawan dengan praktis.

Gaji karyawan tidak hanya dihitung dalam gaji pokok saja, ada banyak aspek yang harus diperhatikan. Mulai dari absensi, cuti, lembur, tunjangan, uang makan dan transportasi, setiap karyawan jatuhnya akan memiliki gaji yang berbeda-beda setiap bulannya. Pastinya akan sangat merepotkan menghitung secara manual. Dengan sistem payroll, semua akan disinkronkan secara praktis.

Oleh karena itu, setiap perusahaan juga harus memiliki admin payroll. Apa saja tugas admin payroll? Simak tugas - tugas admin payroll berikut ini.

1. Menyiapkan dan Input Data Absensi Karyawan

Data dasar seperti gaji pokok dan informasi karyawan telah diatur secara otomatis dalam aplikasi payroll. Namun, pastinya ada penyesuaian setiap bulannya tergantung jam kerja atau kehadiran karyawan di kantor. Admin payroll bertugas menyimpan data absensi karyawan setiap bulannya secara teliti dan melakukan input ketika sedang mempersiapkan gaji karyawan mendekati akhir bulan. Begitu pula dengan porsi lembur pegawai yang pastinya mendapat gaji lebih.

2. Menyimpan Berkas yang Berhubungan dengan Gaji Karyawan

Tak hanya absensi, jika ada tugas diluar lapangan, karyawan biasanya mendapat biaya akomodasi, transportasi, dan uang makan. Jangan lupa menyimpan bukti pembayaran, nota, dan berkas-berkas lainnya sebagai bukti penambahan gaji pada karyawan. Hal ini menjaga ketertiban keuangan perusahaan.

3. Menyiapkan Slip Gaji Karyawan

Slip gaji merupakan bukti penerimaan pendapatan karyawan setiap bulannya. Slip gaji memberikan rincian dari gaji karyawan, mulai dari gaji pokok, uang lembur, dan berbagai keterangan lainnya. Biasanya karyawan juga membutuhkan slip gaji untuk berbagai keperluan, seperti mengambil cicilan kendaraan, rumah, dan kebutuhan lainnya.

Dengan menggunakan sistem payroll, admin payroll dapat membuat slip gaji secara otomatis. Tinggal melakukan beberapa penyesuaian, slip gaji dengan format sesuai standar bisa langsung jadi dalam beberapa menit. Tidak seperti pembuatan slip gaji secara manual dengan Ms.Excel atau Ms.Word.

Beberapa aplikasi payroll online juga memungkinkan pegawai langsung mengakses slip gaji secara praktis melalui smartphone pribadi maupun gadget lainnya.

4. Membuat Laporan Gaji Bulanan Karyawan

Tak hanya slip gaji untuk karyawan perorangan, admin payroll juga bertanggung jawab pada perusahaan dan staf keuangan akan laporan gaji bulanan karyawan. Setiap perusahaan memiliki standar format laporan gaji keseluruhan karyawan perbulannya.

Dengan sistem aplikasi payroll online, membuat laporan gaji bulanan juga dapat dikerjakan secara otomatis dan praktis. Tidak perlu melakukan perhitungan manual, program dalam aplikasi akan memberikan laporan akhir sesuai dengan input awal admin payroll.

5. Melakukan Penyesuaian Input Karyawan Baru dan yang Keluar

Sistem penggajian dalam payroll online yang telah terdaftar memiliki subjek yang diinput secara manual. Mulai dari data pribadi, gaji pokok, dan keterangan dasar lainnya. Jika ada karyawan yang keluar, admin payroll bertugas menghapus subjek karyawan tersebut dari aplikasi. Begitu juga jika ada karyawan baru, admin bertugas melakukan input baru.

Jaminan, tunjangan, dan penyesuaian kenaikan gaji atau pemotongan gaji juga tidak boleh dilewatkan dalam mengupdate sistem payroll yang telah terdaftar bagi perusahaan.

Itu tadi beberapa tugas admin payroll dalam perusahaan, tentunya tugas Admin Payroll akan semakin terbantu jika perusahaan menggunakan “ Software Payroll “ untuk memaksimalkan proses payroll perusahaan.