3 Tugas Supervisor Produksi

Umar Al Rosid    Manajemen   

3 tugas supervisor produksi adalah melakukan fungsi pengawasan tenaga kerja, mesin produksi dan bahan baku agar mendapatkan hasil produksi sesuai target disertai fungsi pengawalan terhadap pelaksanaan metode proses terbaik hasil ketetapan manajemen dan fungsi pencegahan timbulnya reject dan rework dari faktor 6M berikut yang wajib diketahui supervisor produksi tentang cara mengatasi penurunan motivasi kerja penyebab tidak berjalannya metode terbaik proses produksi.

A. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawasan

Meliputi tugas pengawasan tenaga kerja, mesin produksi dan bahan baku (bahan baku utama dan bahan baku pendukung). Berikut perincian pelaksanaan tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawasan.

A1. Tenaga kerja:

1. Breafing awal kerja berdurasi 10 menit sekaligus mengetahui jumlah ketidak hadiran karyawan. Materi briefing terutama mengenai rencana kerja hari ini, evaluasi kerja sebelumnya dan briefing untuk membangkitkan semangat memulai kerja.
2. Mengawasi aktivitas setiap karyawan tetap produktif sampai akhir kerja.
3. Membuat alokasi tenaga kerja pada area yang mengalami kemacetan proses atau karena mesin produksi sedang rusak.

A2. Mesin produksi

1. Tugas supervisor produksi memastikan sebelum mulai pekerjaan dan sebelum mulai briefing awal kerja bahwa mesin produksi dalam kondisi siap dan sudah dipanaskan (jika terdapat sistem pemana di mesin) berikut seting parameter produksi untuk barang proses sudah sesuai serta memastikan utility tidak terdapat masalah seperti angin kompresor, listrik dan air dari cooling tower.
2. Mengawasi dan memberi contoh pelaksanaan autonomous maintenance
3. Ketika mesin produksi mengalami kerusakan sampai berhenti beroperasi atau terdapat kinerja mesin produksi dibawah standar maka tugas supervisor produksi untuk segera meminta perbaikan maintenance agar mesin produksi tersebut kembali beroperasi atau membuat alternatif penggunaan mesin produksi lainnya jika tersedia.

A3. Bahan baku

1. Mengawasi ketersediaan bahan baku utama dan bahan baku pendukung telah tersedia sebelum pekerjaan dimulai. Agar tidak terjadi masalah stock bahan baku kososng saat awal kerja maka sehari sebelumnya harus sudah disiapkan bahan baku sesuai order proses hari ini.
2. Tugas supervisor produksi agar bahan baku sudah memenuhi jumlah dan standar kualitasnya baik diketahui dari hasil QC incoming material report maupun melakukan uji standar kualitas pada setiap batcth secara sampling.

B. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pengawalan pelaksanaan metode proses terbaik

Metode proses terbaik hasil ketetapan manajemen bertujuan mendapatkan produktivitas tinggi, efektif dan efisien dan pengawalan pelaksanaan metode proses terbaik ini menjadi tugas supervisor produksi.

Metode ini berkaitan dengan sistem improvement terakhir atau dianggap terbaik yang digunakan seperti lean manufacturing berikut penerapan sistem provement lainnya

Tetapi sebagus apa pun metode jika tidak dijalankan secara benar oleh karyawan karena menurunnya motivasi kerja maka metode terbaik tersebut menjadi biasa saja.

Tugas supervisor produksi mengawal metode terbaik ini terlaksana, salah satu caranya dengan tetap menjaga motivasi kerja karyawan. Untuk itu seorang supervisor produksi wajib mengetahui terlebih dulu penyebab menurunnya motivasi kerja, diantaranya karena:

1. Tekanan terlalu tinggi
2. Kritik terlalu tajam
3. Standar terlalu tinggi
4. Kurang memahami tujuan pekerjaan
5. Disiplin berkurang
6. Menurunnya peranan kepeminpinan
7. Peralatan dan kondisi tidak memadai
8. Tidak cukup kontak dengan manajemen

B1. Tekanan terlalu tinggi

Bekerja dalam kondisi tekanan memang cukup membuat produktivitas tinggi tetapi tekanan sangat tinggi bisa menyebabkan tekanan batin. Ketahui adanya tekanan terlalu tinggi dari tanda berikut:

• Keluhan - keluhan sering muncul tentang pekerjaan
• Banyak permintaan untuk pindah pekerjaan.
• Bergerak dan berpindah - pindah secara gelisah dalam pekerjaan.
• Muncul ketegangan diantara karyawan.
• Mudah tersinggung saat penugasan baru

Cara mengatasi tekanan sangat tinggi ini membuat situasi seorang pimpinan manajemen untuk menjadi sedikit hadir di mana-mana dan mendelegasikan tugas lebih banyak dari pada turun langsung ke lapangan.

B2. Kritik terlalu tajam

Kritik bisa membangun karyawan untuk lebih maju asal kritik konstruktif. Tetapi kritik terlalu tajam dapat menghilangkan semangat bekerja tanpa diseimbangkan secukupnya dengan pujian. Ketahui adanya kritik terlalu tajam dari tanda berikut:

• Pelaksanaan pekerjaan "menurut peraturan"
• Pengelakan berbicara terhadap atasan
• Sulit mengatasi permasalahan
• Sangat mudah tersinggung dan tegang.

Cara mengatasi kritik terlalu tajam ini buatlah evaluasi sudah berapa banyak memuji atau menghargai para karyawan. Apakah Anda mencari kesempatan untuk menghargai dan menepuk punggung para karyawan disaat bekerja?

B3. Standar terlalu tinggi

Karyawan bekerja terus menerus namun belum mencapai target kerja karena target tersebut sangat tinggi, maka akhirnya menjadi frustasi dan kecewa sehingga berujung pada berkurangnya semangat bekerja. Ketahui adanya standar terlalu tinggi dari tanda berikut:

• Pernyataan sikap "apa bedanya"
• Mengabaikan kualitas standar.
• Kurangnya kemauan untuk bekerja sama.
• Reaksi berlebihan terhadap perintah atau permintaan.
• Menutup-nutupi kesalahan

Cara mengatasi standar sangat tinggi ini adalah coba lihat lagi mengenai standar pelaksanaan serta pastikan bahwa setiap karyawan mempunyai tujuan-tujuan jangka pendek dalam jangka waktu tertentu.

B4. Kurang memahami tujuan pekerjaan

Banyak karyawan belum mengetahui apa yang diharapkan dari mereka atau kalau mereka belum mempunyai standar pelaksanaan jelas maka pekerjaan akan mundur sekali.

• Kurangnya rasa hormat terhadap supervisor.
• Dalih "Belum ada pemberitahuan hal itu kepada saya..."
• Mundurnya usaha
• Berdebat mengenai prosedur
• Pertanyaan-pertanyaan tanpa ujung pangkal mengenai apa pekerjaan berikutnya.

Cara mengatasi kurangnya memahami tujuan pekerjaan ini duduk dan pertimbangkanlah setiap karyawan dan setiap pekerjaan. Pikirkan dan jelaskan buat diri sendiri apa saja standar-standar dan harapan-harapan. Selanjutnya komunikasikan standar-standar dan harapan-harapan itu kepada karyawan.

B5. Disiplin berkurang

Jika peraturan-peraturan tertentu pelaksanaannya longgar maka hasilnya sering kali menjadi suatu pandangan remeh akan kebijaksanaan dan prosedur.

• Salah memakai peralatan
• Terlalu banyak bermain-main atau mondar-mandir
• Sering berbuat kesalahan dan kelalaian
• Banyak sekali terlambat dan mangkir
• Kondisi acak-acakan

Cara mengatasi disiplin berkurang ini adalah peninjauan aturan-aturan. Jika beberapa aturan sulit dijalankan maka hilangkanlah. Usahakan agar setiap orang mengetahui lewat perkataan dan contoh bahwa peraturan akan dijalankan secara adil dan konsisten.

B6. Menurunnya peranan kepemimpinan

Para karyawan menginginkan seorang supervisor dan pimpinan yang baik dan jika supervisor tidak menjadi seorang pemimpin yang baik akan timbul permasalahan besar.

• Munculnya pemimpin-pemimpin informal
• Perdebatan mengenai hak-hak istimewa
• Pembentukan kubu
• Hilangnya sikap hormat terhadap otoritas supervisor.
• "Melupakan" instruksi, komentar dan pendapat supervisor
• Menentang perubahan.

Cara mengatasi menurunnya peranan kepemimpinan ini adalah tegakanlah kepemimpinan bukan dengan menyatakannya tetapi menunjukannya dengan contoh. Tentukan tujuan-tujuan dan pastikan bahwa tujuan itu jelas buat setiap orang kemudian teruslah dorong mereka untuk melaksanakannya.

B7. Peralatan dan kondisi tidak memadai

Para karyawan sulit menerima apa yang dianggap sebagai penghalang dan dibebankan kepada mereka karena kekikiran perusahaan terhadap kondisi kerja.

• Keluhan sering muncul
• Melihat bahwa orang di departemen lain lebih baik.
• Kekalutan dan penundaan-penundaan..
• Kurang hati-hati menjaga peralatan dan material.
• Gagal membuat penyesuaian kecil.
• Sering membutuhkan perbaikan dan konsultasi.

Cara mengatasi situasi ini adalah perhatikan keadaan peralatan dan kondisi kerja dari tingkat atas sampai bawah. Bandingkanlah situasi sama di dalam perusahaan dan di luarnya. Jika diperlukan perubahan-perubahan dan jika sudah memperjuangkannya sampai ke atasan, usahakan agar karyawan mengetahui bahwa hal ini sudah diperjuangkan.

B8. Tidak cukup kontak dengan manajemen

Jika para karyawan sedikit mempunyai hubungan dengan atasan maka mereka mulai mempunyai perasaan bahwa tidak ada orang di atas sana betul-betul memperhatikan.

• Sedikit karyawan datang menemui.
• Instruksi-instruksi manajemen tampaknya sengaja disalahartikan.
• Kabar angin dan desas-desus bermunculan.
• Orang bicara menyakitkan hati atau menertawakan kerja.
• Bawahan mengelakkan atau seperti kurang peduli.

Cara mengatasi sedikitnya kontak dengan manajemen ini adalah tunjukan suatu perhatian lebih besar terhadap masalah dan minat orang di dalam dan di luar pekerjaan. Jumpai dan lihatlah bagaimana mereka bekerja serta beri perasaan dan perhatian besar terhadap mereka.


C. Tugas supervisor produksi dalam fungsi pencegahan timbulnya reject dan rework

Penyebab terjadinya reject karena faktor 6M adalah:

1. Bahan baku utama dan bahan baku pendukung dibawah standar kualitas
2. Mesin produksi tidak normal
3. Operator salah seting
4. Pengukuran tidak akurat
5. Metode kerja kurang sesuai
6. Faktor lingkungan

Tugas supervisor produksi untuk lebih peka terhadap munculnya reject selama proses produksi melalui upaya pencegahan penyebab reject tersebut diantaranya:

1. Memastikan sample pertama (First Living Sample) awal proses sudah memenuhi standar kualitas dan opertator akan melanjutkan ke proses masal setelah sample pertama tersebut disetujui supervisor.
2. Secara acak mengambil contoh barang jadi maupun WIP untuk di cek kualitasnya
3. Kontrol form monitoring harus diisi operator mesin setiap 2 jam

Termasuk rework akibat adanya fail oleh QC outgoing material maupun eksternal fail. Jika memungkinkan, pada barang NG dicoba dilakukan perbaikan (servis) untuk memperkecil jumlah rework.