SO Bahan Baku Dan Barang Jadi

Table of Contents

SO (Stock Opname) bahan baku dan barang jadi untuk mengetahui kesesuaian jumlah fisik bahan baku utama, bahan baku pendukung, WIP (Work In Progress) dan barang jadi dari mulai gudang bahan baku, proses produksi sampai gudang barang jadi, dijalankan oleh Produksi dan Gudang (gudang bahan baku dan gudang barang jadi) dengan auditor bagian Akunting /Finance dilakukan setiap akhir bulan kalender.

Akunting / Finance mencocokan hasil perhitungan fisik dengan data pembukuan akunting sebagai pelaksanaan Sistem Pengendalian Internal (SPI).

Industri apa saja yang bisa dilakukan SO bahan baku dan barang jadi?

SO bahan baku dan barang jadi bisa dilakukan pada industri penghasil barang jadi ukuran kecil seperti contoh perhitungan SO disini untuk komponen elektronik tetapi tidak menutup kemungkinan barang jadi ukuran besar pun bisa dilakukan SO bahan baku dan barang jadi ini jika kondisinya memungkinkan.

Persiapan Produksi dan Gudang (bahan baku dan barang jadi) menghadapi SO:

1. Pendataan serah terima bahan baku utama dan bahan baku pendukung antara gudang bahan baku dan produksi berbentuk batch, lot atau plant order disertai identifikasi setiap batch, lot atau plant order dengan jumlah, spesifikasi, date code dan hasil pemeriksaan kualitas bahan baku utama dan bahan baku pendukung sebagai quality incoming material report untuk proses produksi.
2. Pendataan serah terima barang jadi antara produksi dan gudang barang jadi dengan batch, lot atau plant order sama dengan ketika diserahkan dari gudang bahan baku ke produksi disertai identitas jumlah, spesifikasi, date code dan hasil pemeriksaan kualitas barang jadi oleh QC outgoing finish goods report sebagai lampiran surat jalan delivery ke pelanggan.
3. Pendataan jumlah reject, serah terima dan pertukaran antara barang reject (waste) dengan bahan baku pengganti.
4. Pencegahan kehilangan bahan baku dan finish goods baik tidak disengaja maupun disengaja oleh orang tidak bertanggung jawab.

Pelaksanaan SO bahan baku dan barang jadi

SO bahan baku dan barang jadi adalah pekerjaan perhitungan fisik terhadap persediaan bahan baku dan barang jadi untuk mengetahui kesesuaian fisik terhadap data pembukuan akunting.

SO merupakan bagian dari pekerjaan produksi dan gudang dan pekerjaan SO bisa menyita waktu lama bahkan sehari sehingga pilihan pelaksanaan SO bahan baku dan barang jadi dilakukan ketika:

1. Setelah selesai pekerjaan non shift di hari Jumat terakhir bulan kalender dan tidak aktivitas pekerjaan produksi maupun gudang.
2. Setelah selesai pekerjaan shift di akhir pekan terakhir bulan kalender pada hari Sabtu siang

Kompensasi bagi pelaksana SO bisa beberapa alternatif::

1. Ganti hari
2. Dibayar lembur atau kompensasi lainnya

Apakah semua bahan baku utama, bahan baku pendukung dan barang jadi dihitung fisiknya?

Betul. Semua bahan baku utama, bahan baku pendukung dari mulai gudang bahan baku, area persiapan produksi dan WIP serta semua barang jadi baik yang masih berada di area produksi maupun di gudang barang jadi dilakukan perhitungan fisik.

Termasuk perhitungan fisik pada reject bahan baku (utama dan pendukung), reject barang jadi, kekurangan jumlah suplay bahan baku dari pemasok, bahan baku yang dipinjam bagian lain dan barang jadi untuk display maupun permintaan pelanggan.

Ketika menemukan kesulitan cara perhitungan fisik untuk suatu barang ukurannya sangat kecil dengan jumlah jutaan, maka mengatasinya melalui penggunaan timbangan digital dengan cara konversi dari berat ke jumlah fisik barang.

Tentukan master sample berat yang masih baru (belum dibuka dari saat pengiriman pemasok) dan data identifikasi jumlahnya. Kalibrasi timbangan digital pada master sample berdasarkan jumlah di master sample. Timbang barang dan lihat jumlahnya yang tertera pada display timbangan digital.

Hasil SO bahan baku dan barang jadi

Sesuai tujuan SO ini, hasil yang diharapkan adalah kesesuaian jumlah fisik bahan baku dan barang jadi terhadap data pembukuan Akunting / Finance.

Jika ditemukan hasil perhitungan fisik kurang dari data pembukuan maka terdapat pilihan berikut:

1. Pembebanan kepada PIC produksi dan gudang mempertanggung-jawabkan kekurangan melalui sanki administrasi atas kelalaian dalam menjaga bahan baku dan barang jadi atau pemotongan upah untuk penggantian harga selisih kurang tersebut, atau
2. Akunting / Finance menerbitkan Jurnal Penyesuaian atas persetujuan direksi.

Jika ditemukan hasil perhitungan fisik lebih dari data pembukuan maka perlu dilakukan perhitungan ulang memastikan kemungkinan transaksi belum terdata diantaranya:

1. Memastikan transaksi delivery sesuai PO pelanggan
2. Memastikan hasil incoming material sesuai PO
3. Memastikan tidak ada kesalahan saat packaging yaitu tidak ada kekurangan jumlah komponen masuk packaging.

Tetapi bila setelah dipastikan tidak terdapat transaksi belum terdata maka Akunting / Finance akan membuat jumlah kelebihan ini sebagai stock awal bulan berikutnya karena tidak bisa mengajukan Jurnal Penyesuaian atas kelebihan fisik barang kecuali atas permintaan direksi.

Kenyataannya bahwa hasil SO bahan baku dan barang jadi sangat sulit menyesuaikan angka akurat sesuai data pembukuan akunting sehingga perusahaan akan mengeluarkan toleransi jumlah plus minus yang dianggap jumlah toleransi.

Serah terima bahan baku (bahan baku utama dan bahan baku pendukung) antara gudang bahan baku dengan produksi bila tidak dilakukan secara tepat akan menimbulkan masalah selisih jumlah yang ada di produksi dengan jumlah perhitungan gudang bahan baku baik selisih kurang maupun selisih lebih ditambah adanya perbedaan parameter pengukuran antara gudang bahan baku yang berpatokan pada identitas label kemasan, packing list dan surat jalan sedangkan produksi berdasarkan parameter satuan pcs, panjang dan berat.

Faktor penyebab terjadinya selisih kurang setelah serah terima bahan baku:

1. Jumlah bahan baku yang diserahkan gudang bahan baku kurang dari seharusnya
2. Kesalahan pendataan serah terima bahan baku oleh gudang bahan baku.
3. Jumlah bahan baku dari pemasok kurang dan lolos QC incoming material saat serah terima bahan baku
4. Kehilangan akibat pencurian maupun tidak sengaja terbuang.

Faktor penyebab terjadinya selisih lebih setelah serah terima bahan baku:

1. Jumlah bahan baku yang diserahkan gudang bahan baku lebih dari seharusnya
2. Kesalahan pendataan serah terima bahan baku oleh gudang bahan baku
3. Jumlah bahan baku dari pemasok lebih dan lolos QC incoming material saat serah terima bahan baku
4. Kelebihan akibat terdapat transaksi terlewatkan
5. Pengiriman jumlah barang jadi ke pelanggan kurang dan lolos QC outgoing material.

Serah terima bahan baku secara tepat dapat mencegah terjadinya selisih kurang dan selisih lebih ini.

Berikut metode serah terima bahan baku versi seputarpabrik.com meliputi:

1. Memastikan kesesuaian jumlah serah terima bahan baku
2. Memastikan kesesuaian jumlah bahan baku dari pemasok dan barang jadi ke pelanggan
3. Pengamanan
4. Keterbukaan data

1. Memastikan kesesuaian jumlah serah terima bahan baku

Gudang bahan baku menyerahkan bahan baku secara fisik berupa lot / batch / plant order berdasarkan kebutuhan schedule produksi baik harian maupun mingguan atau berdasarkan permintaan produksi untuk penggantian barang NG dan waste.

Gudang bahan baku wajib melakukan transaksi out dengan jumlah sesuai pengiriman fisik bahan baku dan menyertakan data jumlah tersebut pada form serah terima bahan baku. Form serah terima bahan baku menggunakan continuous form rangkap.

Produksi mengambil salinan form rangkap serah terima paling atas (biasanya warna putih) selanjutnya memeriksa kualitas bahan baku dengan melakukan pemeriksaan kualitas awal secara sampling (pra investasi) sekaligus menghitung jumlah bahan baku sesuai kebutuhan proses dibandingkan dengan data pada form serah terima bahan baku.

Salinan lainnya rangkap ke-2 dikembalikan ke PPIC untuk dibuatkan label identitas barang jadi sekaligus sebagai kontrol PPIC terhadap hasil dari schedule produksi yang telah disusun PPIC.

Form serah terima bahan baku berbeda dari kanban atau kartu pengantar proses produksi tetapi data quantity di kanban harus sama dengan data quantity di form serah terima bahan baku. Form serah terima bahan baku langsung diterbitkan / disetujui PPIC.

Jika terdapat kesulitan menghitung jumlah bahan baku karena bahan baku terlalu banyak, terlalu kecil atau terlalu panjang maka tentukan sebuah pola pengukuran master sample atau menggunakan peralatan penghitung otomatis.

Contoh:

Suatu bahan baku di dalam kemasan karton dengan identitas pada label menunjukan bahwa jumlahnya 2000 pcs, maka gudang bahan baku akan mendata 2000 pcs dalam pembukuannya. Tetapi belum tentu dalam kemasan tersebut jumlah sebenarnya adalah 2000 pcs. Jika ternyata kurang dari 2000 pcs maka akan terjadi selisih kurang di produksi dan menjadi tanggung jawab produksi untuk menutupi kerugian perusahaan ini.

Bagaimana memastikan bahwa jumlah dalam kemasan tersebut benar - benar 2000 pcs?

a. Hitung manual satu per satu tetapi metode ini memboroskan waktu dan biaya serta memperlambat proses produksi.

b. Gunakan timbangan digital dengan konversi antara berat bahan baku menjadi jumlah satuan. Tetapi hal ini kurang sesuai jika terdapat variasi perbedaan berat setiap pcs bahan baku karena bisa jadi hasil konversi kurang atau lebih dari aktual.

c. Gunakan counter conveyor sehingga bisa menghitung satu per satu setiap bahan baku di atas conveyor.

d. Metode lainnya yang lebih akurat dan cepat.

Jadi semua bahan baku harus benar - benar terhitung jumlahnya dengan cara apa pun untuk mendapatkan data perhitungan tersebut.

2. Memastikan kesesuaian jumlah bahan baku dari pemasok dan barang jadi ke pelanggan

Menjadi tugas QC incoming material untuk memeriksa kualitas bahan baku sekaligus memastikan jumlahnya ketika bahan baku unloading.

Bukan menjadi alasan untuk tidak melakukan pemeriksaan ini akibat kesibukan, keterbatasan man power, bahan baku jumlahnya sangat banyak dan kehendak pengirim untuk segera selesai proses unloading.

Begitupun saat barang jadi akan disimpan di gudang barang jadi atau langsung dikirim ke pelanggan, harus melalui pemeriksaan ketat oleh QC terhadap kualitas dan jumlahnya.

Jika terdapat bahan baku kurang atau lebih dari pengiriman oleh pemasok, segera ajukan komplain dengan membuat rekaman video dan report ketidaksesuaian jumlah tersebut agar segera ditindak-lanjuti pemasok.

3. Pengamanan

Untuk memastikan tidak adanya pencurian maupun ketidaksengajaan bahan baku terbuang dengan meningkatkan pengamanan diantaranya pemasangan CCTV, pemeriksaan karyawan oleh security ketika meninggalkan tempat kerja dan pengawasan proses produksi oleh pengawas.

4. Keterbukaan data

Baik gudang bahan baku maupun produksi harus saling terbuka dalam penyajian data perhitungan bahan baku. Ketika terjadi selisih lebih, produksi selain memeriksa ulang perhitungan pemakaian bahan bakunya juga dapat memeriksa pola perhitungan bahan baku yang dilakukan gudang bahan baku begitupun sebaliknya gudang bahan baku bisa memeriksa pola perhitungan pemakaian bahan baku produksi sehingga tidak ada satupun transaksi bahan baku yang terlewatkan.