2 Tahap Pemeriksaan Kuantitas Material

Pentingnya pemeriksaan kuantitas material kiriman pemasok sebelum masuk gudang sehingga harus dilakukan 2 tahap pemeriksaan kuantitas material agar tidak terjadi kekurangan bahan proses produksi meliputi tahap pertama oleh QC incoming material dengan penimbangan tanpa berdasarkan keterangan surat jalan dan tahap kedua oleh QC incoming material bersama user untuk mengolah data hasil pemeriksaan kuantitas material tahap pertama berikut perhitungan manual.

Lebih cepat dan lebih mudah melakukan pemeriksaan kualitas dibandingkan kuantitas material kiriman pemasok tetapi bukan berarti pemeriksaan kuantitas material dilewatkan dan hanya percaya pada jumlah yang tertera di surat jalan maupun packing list, pemeriksaan kuantitas material wajib dilakukan terhadap seluruh material tidak seperti pemeriksaan kualitas material berdasarkan sampling mengikuti standar AQL
  • Pemeriksaan kualitas : sampling sesuai standar AQL
  • Pemeriksaan kuantitas : 100% seluruh material.
Form pemeriksan kualitas material disebut incoming material report atau feeding inspection report sedangkan form pemeriksaan kuantitas material masih belum baku dibuat internal hanya berdasarkan persetujuan user pada surat jalan atau IOI (Inspection Of Incoming) yang memiliki sisi kelemahan yaitu diterbitkannya oleh purchasing tidak pada saat unloading material.

Bukankah seharusnya purchasing segera menerbitkan IOI tepat ketika unloading material?

Seharusnya seperti itu, tetapi pemeriksaan material oleh user biasanya lebih alot dibandingkan pemeriksaan dalam bentuk feeding incpection report atau incoming material report oleh QC yang hanya memastikan kualitas material menggunakan sampling sesuai AQL.

User memastikan kualitas berikut kuantitasnya apakah sudah sesuai PO dan proses ini membutuhkan waktu tersendiri sehingga IOI tidak bisa langsung disetujui user. Tanpa IOI, pembayaran kepada pemasok tidak bisa diproses lebih lanjut.

Tetapi tidak berarti membiarkan kondisi ini berlangsung terus menerus, perlu suatu solusi berupa metode agar QC dapat melakukan fungsinya untuk pemeriksaan kualitas dan kuantitas material secara bersamaan dan bukan user yang menjadi garda terdepan dalam pemeriksaan ini.

Pemeriksaan kuantitas material meliputi pemeriksaan kuantitas material tahap pertama oleh QC incoming material dan pemeriksaan kuantitas material tahap kedua oleh QC incoming material bersama user.

1. Pemeriksaan kuantitas material tahap pertama

Surat jalan pengiriman material melingkupi keterangan berat atau volume material berdasarkan timbangan awal di tempat pemasok dan timbangan Dishub saat perjalanan. Tetapi QC harus memastikan lagi kuantitas material ini menggunakan jembatan timbang secara langsung.

Berat bersih untuk material yang diperoleh dari pengukuran jembatan timbang selanjutnya dikonversi ke volume jika material berbentuk cairan.

Bagaimana jika tidak memiliki jembatan timbang?

QC tetap harus melakukan pemeriksaan kuantitas material ini bagaimanapun caranya, salah satunya penimbangan dilakukan di jembatan timbang Dishub terdekat dan QC menyaksikan penimbangan ini secara langsung.

Jika pemasok sendiri tidak memiliki jembatan timbang maka jangan membuat kerja sama bisnis dengan pemasok ini atau pemasok memiliki metode lain sehingga bisa melakukan pengukuran kuantitas materialnya dan dapat dipertanggung-jawabkan. Tetapi QC harus tetap melakukan penimbangan ulang di tempat.

Jadi pemeriksaan kuantitas material melalui penimbangan:
  1. Penimbangan di tempat pemasok
  2. Penimbangan jembatan timbang Dishub selama perjalanan cukup 1 kali penimbangan
  3. Penimbangan di tempat atau jembatan timbang Dishub terdekat
Sampai disini surat jalan sudah dapat ditanda-tangani dan pemeriksaan kuantitas material tahap pertama selesai

2. Pemeriksaan kuantitas material tahap kedua

2 tahap pemeriksaan kuantitas material

Berikutnya setelah penimbangan ini QC incoming material bersama user sekali lagi harus memastikan bahwa kuantitas material benar - benar sesuai jumlahnya yaitu mengolah data dari hasil pemeriksaan kuantitas tahap pertama:
  1. Perhitungan berat bersih material padat dengan jumlahnya banyak yaitu sampling berat dibandingkan master sampling dikali keseluruhan berat hasil pemeriksaan pertama dikurangi berat kemasan maupun palet yang menyertainya.
  2. Pengukuran pada tangki penyimpanan material cair, dihitung dengan cara level akhir dikurangi level awal dan dikonversikan ke berat.
Pemeriksaan kuantitas material tahap 2 ini dilakukan sesaat setelah pemeriksaan tahap pertama selesai dan diupayakan selesai pada hari yang sama.

Contoh

Unloading material 1 kontainer 40 feet berupa kemasan dalam karton terdiri dari 700 pcs raw material per karton dan 1 dus teridiri dari 10 karton. Sesuai maksud artikel ini maka kita kesampingkan data kuantitas surat jalan walaupun tercantum jumlahnya.

Hasil perhitunan di jembatan timbang Dishub terdekat dengan biaya dibebankan ke pemasok dan konversi berat ke pcs didapatkan angka 59.921 pcs (di surat jalan tertera 60.000 pcs).

Dan tidak mungkin menghitung 60.000 pcs satu per satu walaupun pemeriksaan kuantitas material mengharuskan 100% total kuantitas.

Maka caranya untuk memastikan apakah terdapat selisih antara keterangan di surat jalan dan aktual adalah persiapkan terlebih dulu master sampling berat untuk 1 dus (jika master sampling 1 karton terlalu banyak).

Bandingkan berat setiap dus dengan master sampling sehingga didapatkan nilai mendekati master sampling berat dalam batas toleransi. Jika deviasinya terlalu jauh, pisahkan dulu dus tersebut untuk selanjutnya di cek manual berapa jumlah aktualnya.

Sama halnya pemeriksaan kualitas, pemeriksaan kuantitas material pun hasilnya terbagi pada 4 kategori:
  • Qualified
  • Return of goods
  • Conformity resume records
  • Concession receipt
Jika hasil pemeriksaan tahap kedua terdapat ketidak-sesuaian PO maka user segera membuat report ke purchasing dan menahan persetujuan IOI

0 Comments