Cara Memenuhi Permintaan Pengiriman Produk Ke Pelanggan Diluar Jumlah Biasanya

Pernahkah Anda menghadapi situasi dimana pelanggan meminta pengiriman produk secara mendadak dalam jumlah besar diluar jumlah pengiriman biasanya setiap bulan? Apakah ini bisa terjadi sedangkan hal seperti ini tidak sesuai aturan main JIT (Just In Time)? Apakah pelanggan tidak berdasarkan schedule DO (Delivery Order) dalam pemenuhan PO (Purchase Order) Quantity?

Jika jawabannya Ya, maka solusi dibawah ini mampu memenuhi semua permintaan tersebut demi menjaga kepuasan pelanggan karena kondisi seperti ini pernah terjadi di tempat kami ketika melayani permintaan tak terduga dari sebuah perusahaan BUMN.

Identifikasikan jenis permintaan besar dan mendadak ini apakah long term (jangka panjang) atau short term (jangka pendek) karena solusinya akan berbeda.

cara memenuhi permintaan pengiriman

Long Term

Langkah awal cara mengatasi peningkatan kebutuhan pengiriman 'long term' ini adalah memastikan bahwa kapasitas produksi saat ini sudah benar - benar maksimal.

Seperti diketahui bahwa kapasitas produksi maksimal berbanding lurus terhadap target dan hasil, semakin besar kapasitas produksi maka output seharusnya akan semakin besar.

Kapasitas produksi dipengaruhi oleh time base, baik time base tenaga kerja, time base mesin produksi, time base manual maupun time base produk.
  • Time base tenaga kerja = jumlah jam kerja seluruh tenaga kerja dibagi interval waktu tertentu.
  • Time base mesin = waktu proses 1 produk di mesin tertentu.
  • Time base manual = Kebutuhan waktu proses oleh tenaga manusia secara langsung.
  • Time base produk = jumlah jam kerja dalam membuat 1 produk mulai bahan mentah sampai finish goods.
Contohnya, evaluasi pada time base tenaga kerja, apakah kapasitas produksi bisa diperbesar melalui penambahan jumlah tenaga kerjanya dengan memperhatikan ketersediaan mesin produksi dan sarana pendukung lainnya seperti alat angkut dan tempat kerja.

Karena kapasitas produksi bisa dinyatakan juga sebagai jam kerja pekerja untuk menyelesaikan proses produksi dikurangi kehilangan jam kerja pekerja yang absent jika kita mengangap time base lainnya sudah optimal.

Berapa output yang bisa dicapai dengan menambah jumlah tenaga kerja ini dapat diketahui melalui rumus berikut (based on author experience)
Target Produksi = Ketersediaan SDM x Jam kerja x Kapasitas produksi
  • Kapasitas produksi = Time base mesin + Time base manual
  • Ketersediaan SDM (rasio time base SDM) adalah Working hours - Absent
Selain evaluasi pada time base tenaga kerja, untuk meningkatkan kapasitas produksi bisa dilakukan pada evaluasi 3 time base lainnya.

Contohnya evaluasi time base mesin dan manual dimana keduanya dipengaruhi oleh cycle time, semakin kecil nilai cycle time akan semakin besar kapasitas produksinya.

Rumus Cycle Time (based on author experience)
Cycle time = t / unit satuan
Bagaimana jika improvement di atas masih belum memenuhi target?

Gali lagi kemungkinan masih ada beberapa masalah sehingga memerlukan improvement.
  • Mesin tidak bisa beroperasi karena rusak
  • Mesin sering error sehingga speed turun
  • Kehilangan waktu proses akibat kegiatan Autonomous maintenance, preventive maintenance dan predictive maintenance tanpa koordinasi antar departemen
  • Operator sering tidak masuk
  • Terjadinya proses Rework
  • Keterbatasan material
  • Sering terjadi kesalahan proses
  • Adanya bencana alam dan pandemi
  • gangguan utility contohnya listrik sering padam
  • Peralatan kurang memadai sehingga pemakaian bergiliran
Analisa semua kemungkinan hambatan produksi dari faktor mesin, manusia, material dan metode serta perhitungkan six big losses mana saja yang mempengaruhi. Buat perhitungan OEE agar diketahui keefektifan peralatan.

Perubahan lainnya dalam meningkatkan kapasitas produksi adalah penambahan jam kerja melalui pengaturan jam kerja shift, over time dan pemakaian semua sumber daya seperti mesin produksi yang sebelumnya tidak beroperasi.

Tetapi jika hal tersebut belum cukup memenuhi target maka sudah waktunya meluaskan pabrik.

Short Term

Cara mengatasi kebutuhan permintaan yang hanya sesaat ini tentunya berbeda dengan solusi untuk long term di atas.

Solusinyapun tergantung jenis produk karena tidak semua produk dapat diterapkan menggunakan solusi short term dibawah ini.
  1. Memastikan cycle time sudah dalam kondisi optimal untuk memperbesar time base mesin dan manual.
  2. Mencari tenaga kerja borongan di luar pabrik untuk produk yang mudah dan sederhana contohnya perakitan mainan dan pembuangan sisa benang kain.
  3. Bekerja sama dengan pesaing untuk memproduksi barang tanpa label pesaing. Tetapi hal ini beresiko dari segi kualitas dan harga yang tidak baku sehingga dapat mengurangi keuntungan usaha.
  4. Import jenis barang yang sama dari luar negeri. Jika importir adalah induk dari perusahaan, maka produk import sudah berlabel tetapi jika importir bukan merupakan induk perusahaan maka produk tanpa label.
Tetapi solusi import ini belum tentu disetujui pelanggan terutama pelanggan dari kalangan BUMN karena ada peraturan tentang TKDN (Tingkat Komposisi Dalam Negeri) yang besarnya dalam presentase sesuai ketetapan TKDN.

Jika permintaan short term ini sering berulang, pertimbangkan untuk membuat stock penyimpanan finish goods dalam jumlah tertentu berdasarkan track record permintaan short term.