Salah satu alasan kenapa banyak perusahaan ingin mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 adalah memenuhi permintaan pelanggan (kepuasan pelanggan) supaya bisnis perusahaan tetap berlanjut.
Pembaharuan pada ISO 9001:2015 dari sebelumnya adalah:
- Lebih sederhana dan lebih mudah penerapannya seperti tidak ada pernyataan kewajiban pembuatan SOP setiap klausul karena prosedur tersebut sudah menjadi bagian manual mutu.
- Dirancang agar memudahkan pengendalian informasi terdokumentasi berupa penyatuan antara dokumen pendukung dan catatan mutu (quality records).
- Diterbitkan klausul tersendiri tentang kepemimpinan (leadership) yaitu klausul ke-5 meliputi kepemimpinan dan komitmen, fokus pelanggan, kebijakan, tanggung jawab dan wewenang.
- Cara pandang baru bahwa tindakan pencegahan berfokus kepada sumber potensi timbulnya masalah agar masalah tidak terjadi bukan fokus setelah masalah terjadi dengan cara mengidentifikasikan isu-isu internal dan eksternal agar tidak mempengaruhi kelangsungan bisnis perusahaan.
Apalagi jika perusahaan masih terbilang baru, akan terjadi 1 orang merangkap sebagai PIC beberapa bagian lainnya diluar jobdesnya.
Tetapi semua itu harus dijalani dengan komitmen mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 ini.
Bagaimana cara memulainya untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015?
Sebenarnya cara mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 tidak terlalu rumit, cukup melalui 2 langkah berikut ini:
- Menetapkan Managemen Representative
- Menyiapkan dokumen
Manajemen akan menunjuk salah satu staff manajerial sebagai MR (Management Representative) sesuai dengan klausul 5.5.2 ISO 9001.
Contohnya manager HRD ditetapkan sebagai MR.
MR sendiri memiliki tanggung jawab terhadap pelaksanaan 6 prosedur MR seperti prosedur pengendalian dokumen, prosedur pengendalian catatan mutu, prosedur pengendalian produk tidak sesuai, prosedur tindakan perbaikan, prosedur tindakan pencegahan dan prosedur audit internal.
Sebagai tokoh utama dalam upaya mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015 maka MR memiliki tugas penting diantaranya melakukan koordinasi dengan Badan Sertifikasi, mewakili manajemen selama sertifikasi dan audit surveillance, menyiapkan dokumen,, memastikan kepatuhan semua fungsi sesuai standar mutu ISO 9001:2015 dan pelatihan internal kepada jajaran manajemen maupun karyawan.
Sehinga penetapan MR harus berdasarkan kriteria sebagai berikut:
- Memiliki pengetahuan kuat tentang persyaratan ISO 9001:2015 berdasarkan reputasinya, setidaknya dibuktikan dengan telah mengikuti training pengenalan dan pemahaman klausul ISO 9001:2015 dan training audit internal. Ini bertujuan memastikan seluruh persyaratan dalam klausul ISO 9001:2015 diterapkan.
- Memiliki pengetahuan luas tentang operasi perusahaan dan sistem manajemen mutu karena penting untuk memastikan seluruh critical point dalam proses dapat dikendalikan
- Memiliki kemampuan "mendengarkan dan mempengaruhi" karena penerapan ISO 9001:2015 bukanlah pertunjukkan satu orang tapi melibatkan peran aktif seluruh jajaran manajemen ke bawah.
- Memiliki kemampuan dalam meringkas informasi dan berkomunikasi secara efektif karena seluruh masukan anggota organisasi harus ditindak lanjuti dan dianalisis serta kemudian disosialisasikan tindak lanjutnya guna memastikan perbaikan berkesinambungan.
- Memiliki kemampuan manajemen proyek dan keterampilan organisasi karena MR harus mampu bekerja dalam tim, memimpin tim, membagi tugas dengan baik dan membuat perencanaan matang bersama seluruh tim
Anggap saja semua staff manajerial setiap departemen sudah memahami tentang persyaratan ISO 9001:2015 ini. Selanjutnya setiap departemen menyiapkan dokumen termasuk MR sendiri meliputi dokumen SOP, IK (Intruksi Kerja) dan form catatan mutu.
Terutama catatan / rekaman mutu (Quality Records) sudah terisi / berjalan setidaknya minimal 3 bulan terakhir sebagai dokumen yang dipersiapkan dalam pengajuan sertifikasi.
Jika perusahaan masih sangat baru maka tentunya belum ada landasan awal penyiapan dokumen yang diperlukan. Disini perlunya perancangan konsep proses kerja departemen agar dapat menentukan SOP, IK dan form catatan mutu yang diperlukan.
Ambil contohnya departemen produksi, karena masih baru maka belum ada dokumen mutu seperti SOP, IK dan form catatan mutu.
Solusinya yaitu dengan membuat suatu konsep proses produksi terlebih dulu misalnya dengan konsep "Rencana Pengendalian Proses Produksi".
Pikirkan bagaimana mengendalikan proses produksi pada setiap unit mulai dari kedatangan bahan baku sampai pengiriman finish good. Pedoman apa saja yang diperlukan agar semua unit menyatu menjadi suatu kesatuan proses produksi yang dapat membuahkan output sesuai target tetapi tidak menelorkan reject.
Begitupun berlaku bagi departemen lainnya untuk merencanakan suatu konsep kerja secara tepat sehingga dapat menggambarkannya menjadi sebuah dokumentasi.
Ketika semua dokumen sudah siap dan komitmen sudah terbentuk, selanjutnya mengkonfirmasikan ke badan sertifikasi ISO 9001:2015 untuk audit dan mendapatkan sertifikasi ISO 9001:2015
