Umumnya pekerjaan ini menjadi bagian tugas QC incoming material, inventory dan security yang harus memastikan spesifikasi material yang diterima berikut quantity dan qualitynya. Setiap pabrik mungkin memiliki caranya tersendiri dalam pelaksanaan prosedur pengawasan ini. Ulasan disini hanya berdasarkan langkah yang pernah diterapkan di tempat kerja penulis sehingga kemungkinan akan berbeda tetapi pada intinya adalah bagaimana caranya agar solar industri yang kita beli ini dapat kita terima sesuai dengan yang dibeli dalam hal quality dan quantitynya.
Sementara akan kita fokuskan dulu dengan quantity atau kesesuaian volume solar industri di ulasan ini.
Memastikan kesesuaian volume solar industri yang diterima bisa dilakukan dengan cara dibawah ini:
Kendaraan pengangkut solar industri akan melewati 3 kali proses penimbangan di jembatan timbang yaitu ketika akan berangkat akan ditimbang di jembatan timbang distributor sendiri, ketika di perjalanan akan ditimbang di jembatan timbang Dishub dan ketika tiba ditujuan akan ditimbang di plant. Tujuan utama dari penimbangan ini untuk memastikan kapasitas berat tidak melebihi daya angkut kendaraan sehingga kendaraan aman selama perjalanan.
Petugas yang menangani kedatangan kendaraan solar industri di plant adalah QC incoming material.
Setiap proses penimbangan diterbitkan data penimbangan yang akan mengacu kepada proses penimbangan sebelumnya. Jadi seharusnya data penimbangan yang akan diterima QC incoming material di plant sebanyak minimal 3 data penimbangan termasuk di jembatan timbang di Plant.
Hasil penimbangan di plant adalah berat seluruh kendaraan dikurangi berat kosong kendaraan tangki solar. Berat seluruh kendaraan diperoleh dari hasil penimbangan sedangkan berat kosong kendaraan diperoleh dari data KIR kendaraan, baik dari buku KIR maupun name plate di badan kendaraan. Selisih dari pengukuran tersebut selanjutnya dikonversi kedalam liter.
Konversi Kg ke liter:
Massa jenis solar industri 820 - 870 Kg/M3 (untuk memastikan angka pastinya, lihat pada MSDS yang dikirim distributor yang bersangkutan). Kita ambil yang maksimal sebagai contoh di perhitungan ini 870 Kg/M3.
1M3 = 1000 liter maka 870 / 1000 = 0,87 Kg/Liter.
Jadi tinggal dibalik saja perhitungan di atas sehingga 1 Kg = 1Kg / 0,87 Kg/Liter sehingga didapatkan nilai 1 Kg solar industri = 1,14 liter.
Jika ketiga data ini sesuai maka kendaraan angkut solar industri lolos uji pertama dan bisa masuk plant untuk loading solar industri yang akan ditangani oleh petugas inventory dan security (mewakili General Affairs).
Bagaimana jika di Plant tidak memiliki jembatan timbang?
Tidak semua pabrik memiliki jembatan timbang. QC incoming material tetap memeriksa surat jalan dan data hasil penimbangan dari jembatan timbang distributor dan jembatan timbang Dishub. Posisi rawan tentu antara perjalanan dari jembatan timbang Dishub dan plant, berkurangkah solar industrinya? Bagaimanakah solusinya?
Alternatif 1: Purchasing harus memberitahukan sebelumnya kepada pemasok solar industri bahwa plant tidak memiliki jembatan timbang. User di plant akan mengarahkan penimbangan terakhir di jembatan timbang Dishub paling dekat dengan plant. Catatan bahwa layanan jembatan timbang Dishub biasanya tidak akan menolak kendaraan angkut ditimbang walaupun sebelumnya sudah ditimbang di jembatan timbang Dishub yang lain dalam satu perjalanan pengiriman.
Sopir kendaraan angkut harus memberitahukan ke user pada saat tiba di jembatan timbang Dishub yang ditentukan user. Selanjutnya QC incoming material akan berangkat ke jembatan timbang Dishub dan ikut menyaksikan penimbangan.
Tidak disarankan hasil timbangan di jembatan timbang Dishub yang ditunjuk user, hasil dikirimkan ke QC incoming material melalui sms, media sosial dan email. QC incoming material harus hadir menyaksikan proses penimbangan karena proses berikutnya adalah mengawal kendaraan angkut solar industri menuju plant.
Alternatif 2: QC incoming material memeriksa langsung volume solar industri di dalam tangki kendaraan angkut. Caranya dengan membuka main hole tangki solar industri dan melihat level volume di dalam tangki jika tersedia. Dengan melihat posisi level sesuai maka volume solar yang dikirim dipastikan dengan surat jalan.
Pada saat tidak ada penunjukan level volume di dalam tangki solar, maka harus dilakukan pengukuran dengan menggunakan stick level yang dimiliki user, hanya saja hasilnya tidak akan akurat karena tidak ada kalibrasi antara stick level user dengan tangki solar distributor.
Silakan dipilih alternatif di atas mana yang paling sesuai diterapkan.
QC incoming material berhak menolak pengiriman solar industri jika volume solar industri tidak sesuai dengan surat jalan.
2. Pengukuran tangki solar penyimpanan
Tugas QC incoming material sudah berakhir ketika kendaraan tangki solar industri sudah lolos dari uji berat di proses penimbangan. Tetapi QC incoming material masih memiliki tugas berikutnya yaitu memeriksa qualitas solar industri apakah memenuhi standar atau tidak dengan pemeriksaan lebih lanjut.
Loading solar industri dari tangki kendaraan ke tangki penyimpanan menjadi tugas inventory dan general affairs yang diwakili security.
Sebelum proses loading, yang harus diperhatikan pertama oleh inventory adalah level akhir solar industri di dalam tangki penyimpanan yang menggambarkan berapa volume awal solar industri di dalam tangki penyimpanan.
Selanjutnya proses loading dimulai. Security harus memastikan flow meter di kendaraan tangki (jika ada) harus dari nol dan yang dibuangnya pertama kali bukan angin.
Proses loading selesai. Inventory mengukur level akhir tangki dan menghitung berapa volume solar industri aktual yang yang terisi ke dalam tangki. Volume akhir dikurangi volume awal dan dikonversi menjadi berapa liter sebenarnya yang masuk ke dalam tangki solar penyimpanan.
Bagaimana jika volume di dalam tangki solar penyimpanan tidak sesuai dengan surat jalan?
Tindakan 1: Perintahkan sopir kendaraan untuk membuka main hole tangki solar kendaraan. Periksa di dalam tangki apakah ada benda - benda mencurigakan seperti wadah dari drum, ember dan sejenisnya yang mengendapkan solar industri di dalam tangki penyimpanan.
Periksa kontruksi bagian dalam tangki solar. Tangki BBM biasanya dibuat bersekat dibagian dalam agar pada saat pengiriman bisa mengurangi hentakan beban ketika kendaraan menikung atau di tanjakan / turunan sehingga mengurangi resiko kendaraan terguling. Pada kendaraan tangki BBM kapasitas besar sekat ini biasanya tertutup rapat dengan tujuan masing - masing main hole yang dipisahkan sekat tertutup bisa diisi jenis BBM berbeda.
Kembali ke desain sekat tangki solar industri di atas, sekat hanya berupa plat pemisah samping kiri dan kanan untuk mengurangi hentakan saat kendaraan menikung di perjalanan. bagian bawah tidak boleh ada sekat sehingga solar industri akan habis ketika loading. Jika terdapat sekat di bagian bawah maka sekat ini akan menahan sejumlah isinya tidak keluar. Maka pastikan bagian bawah / dasar tangki solar adalah rata disetiap bagian sekat.
Tindakan 2: Jika tindakan 1 tidak ditemukan kejanggalan, segera audit prosedur yang dilakukan QC incoming material sebelumnya apakah ada suatu kelalaian penanganan yang terjadi.
