Bagaimana Pengaturan Kerja Shift dan 5 Cara Agar Selalu Kompak

Bagaimanakah bentuk pengaturan kerja sistem shift di seputar pabrik dan bagaimanakah cara agar pergantian shift selalu kompak dalam menghasilkan produk sesuai target dan mutu terjamin? Manajemen pabrik menghendaki adanya kerja sistem shift dilatar belakangi kebutuhan dalam peningkatan target produksi melalui penambahan kapasitas produksi memanfaatkan waktu kerja malam hari atau hari Sabtu dan Minggu.

Pengaturan sistem kerja shift di dalam pabrik terbagi dalam kelompok pembagian shift kerja:
Pembagian shift kerja 3 shift 3 grup
Pembagian shift kerja 3 shift 4 grup
Pembagian shift kerja 2 long shift 2 grup

A. Pembagian shift kerja 3 shift 3 grup

Pengaturan normal jam kerja adalah shift 1 jam 07.00 - 15.00, shift 2 jam jam 15.00 - 23.00 dan shift 3 jam 23.00 - 07.00 hari berikutnya. Setiap shift memiliki jam istirahat 1 jam, shift 1 jam 12.00 - 13.00, shift 2 jam 18.00 - 19.00 dan shift 3 jam 03.00 - 04.00 kecuali hari Jumat jam istirahat shift 1 jam 11.30 - 13.00.

Pembagian shift kerja ini terdiri dari 3 grup dengan nama grup A, grup B dan grup C yang mewakili setiap jam kerja shift.

Berdasarkan UU Ketenaga kerjaan No. 13 pasal 77 tahun 2003 bahwa jam kerja 1 minggu sebanyak 40 jam kerja sehingga sistem kerja shift ini berlaku untuk 6 hari kerja dengan tambahan shift pendek 5 jam tanpa jam istirahat yang jatuh hari Sabtu melengkapi jumlah jam kerja sebesar 40 jam kerja.

Dari contoh jadwal kerja 3 shift 24 jam tersebut untuk pengaturan shift pendek jatuh di hari Sabtu dengan pergantian shift yaitu shift 1 jam 07.00 - 12.30 (tambahan 30 menit pengganti jam istirahat hari Jumat), pergantian shift 2 jam 13.00 - 18.00 dan pergantian shift 3 jam 19.00 - 00.00.

Pergantian shift setiap minggu diawali shift 1 yang minggu sebelumnya berada pada posisi shift 3.

B. Pembagian shift kerja 3 shift 4 grup

Pengaturan normal jam kerja untuk pembagian shift kerja ini diterapkan pada industri yang melakukan produksi masal secara terus menerus walupun di hari Minggu maupun hari libur nasional, contoh industri lembaran platik, industri peleburan logam, industri bahan kimia, industri keramik.

Proses produksi tidak bisa dihentikan terkait karateristik mesin produksinya harus beoperasi terus menerus karena jika berhenti maka segudang masalah akan muncul.

Contohnya proses seting ulang serta memanaskan ruangan bertemperatur ribuan derajat akan memerlukan waktu minimal 2 hari bahkan lebih pada industri yang memanaskan bahan baku, atau terjadianya pembekuan bahan baku dalam instalasi pipa untuk sirkulasi proses produksi pada industri kimia dan jika terjadi pembekuan maka perlu waktu lama untuk membersihkan material beku tersebut di setiap jaringan pipa.

Gambar pembagian shift kerja 3 shift 4 group bisa dilihat seperti dibawah ini.
Ini merupakan contoh jadwal kerja 3 shift 4 group dengan aturan jam kerja setiap shift sama dengan jam kerja 3 shift 3 grup. Setiap grup akan menyelesaikan urutan pergantian shift 3 selama 2 hari, shift 2 selama 2 hari dan shift 1 selama 2 hari selanjutnya libur selama 2 hari juga kemudian masuk kerja lagi shift 3 begitu seterusnya. Pada saat libur 2 hari bisa jatuh hari apa saja setiap minggunya.

pengaturan shift
Contoh Jadwal Kerja 3 Shift 4 Group
Pada contoh jadwal kerja 3 shift 4 group diketahui bahwa hari libur tidak jatuh di hari Sabtu dan Minggu tetapi bisa di hari apa saja setelah menyelesaikan kerja selama 5 hari.

Pembagian shift kerja ini terdapat kelebihan jam kerja 2 jam kerja setiap minggu dari perhitungan jumlah jam kerja 6 hari x 7 jam kerja = 42 jam kerja seminggu. Kelebihan 2 jam kerja ini biasanya diselesaikan dengan kesepakatan antara manajemen perusahaan dengan perwakilan karyawan atau serikat, umumnya dikompensasi lembur maupun kesepakatan lainnya.

C. Pembagian shift kerja 2 shift 2 grup long shift

Pembagian shift kerja terakhir adalah 2 long shift 2 grup. Pembagian shift kerja ini jarang digunakan oleh perusahaan karena tingkat kerumitannya tinggi tetapi ada dan diterapkan di sebagian kecil industri, terutama industri padat karya. Long shift hanya terdiri dari 2 shift 2 group dengan pergantian shift setiap bulan.

Pengaturan jam kerja untuk shift 1 jam 07.00 - 18.00 dan shift 2 jam 19.00 - 06.00 hari berikutnya. Jumlah jam istirahat sebanyak 1,5 jam, shift 1 jam 12.00 - 13.00 dan jam 16.30 - jam 17.00 kecuali hari Jumat jam istirahat yaitu jam 11.30 - 13.00 sedangkan shift 2 jam 00.00 - 01.00 dan 04.30 - 05.00.

Seperti itulah pengaturan pembagian shift kerja dengan pola kerja shift dan penerapannya tergantung dengan kebutuhan perusahaan masing - masing.

Pada setiap group yang mengikuti pola kerja shift ditentukan leader shiftnya dengan tingkatan manajemen untuk leader shift yaitu:
  • Setingkat supervisor untuk leader shift dengan 3 shift 3 grup
  • Setingkat superintendent untuk leader shift dengan 3 shift 4 grup
  • Setingkat Assistant Manager untuk leader shift dengan 2 shift 2 grup long shift.
Nah..kebetulan penulis sudah mengalami 3 tingkatan dan 3 kondisi tersebut di industri berbeda - beda. Pasti sudah bisa ditebak, mana yang paling banyak tantangannya dalam pola kerja shift tersebut? Betul, Pola kerja yang paling menantang (bahasa lain dari tersulit) adalah di 2 shift dan 2 grup long shift. Baiklah kita fokuskan pembahasan ini pada pola kerja 2 shift 2 grup, dengan catatan untuk pola kerja shift lainnya tingkat tantangannya masih dibawah yang ketiga ini.

Disini perhitungan jam kerja setiap minggu sebesar 47,5 jam kerja melebihi batas ketentuan UU No.13 Ketenaga kerjaan tahun 2003 sehingga selisih 7,5 jam di kompensasi dengan perhitungan lembur atau dengan kebijakan lain dari perusahaan dengan persetujuan serikat.

Maksudnya disini ketika dihitung dengan perhitungan jam lembur normal sebesar 2 kali jam kerja mati, sehingga 7,5 jam tersebut aktualnya menjadi 14,5 jam (1 jam pertama dihitung dengan 1,5 jam).

Ada kalanya perusahaan agak keberatan dengan jumlah sebesar ini tetapi memerlukan tenaga kerjanya sehingga biasanya diadakan perundingan dengan serikat berapa besar nilai upah lemburnya ini yang bisa jadi berada dibawah normal, sekali lagi ini sudah berdasarkan kesepakatan kedua belah pihak. Perusahaan menawarkan sekian rupiah per jam dan serikat merundingkannya sampai tidak ada kesalah pahaman dan persetujuan kedua belah pihak tersebut.

Selanjutnya, seorang assistant manager atau manager akan ditunjuk untuk menjadi leader shift masing - masing grup membawahi beberapa supervisor di bagiannya. Disinilah mulai muncul perbedaan pemikiran dan langkah kerja antara shift siang dan shift malam, mungkin terjadi karena tugas utama leader shift kelompok ketiga ini adalah mengatur alur proses untuk mendapatkan hasil terbanyak dengan cacat mutu terkecil.

Kebijakan harian leader shift mempengaruhi situasi dan kondisi kerja di jajaran bawahannya. Pada titik tertentu perbedaan ini dapat memanas sehingga bukannya hasil dicapai banyak tetapi justru carry over atau cacat mutu yang dihasilkan.

Berikut ini 5 cara supaya terbentuk kerja sama kompak antara shift siang dan shift malam dan antar tim dalam grup demi menghasilkan keuntungan perusahaan .

1. Toleransi terhadap pendapat yang berbeda

Terkadang rasa egoisme tinggi dari seorang leader shift bisa membutakan mata dan hatinya. Egoismenya muncul dari pemikiran senioritas di perusahaan, level pendidikan atau kedekatan dengan atasan baik atasan langsung maupun bos perusahaan.

Sifat seperti ini sudah harus ditinggalkan jauh sebab lawan shift harus dihargai pendapatnya yang belum tentu sama. Lumrah setiap orang punya pendapat masing - masing karena berasal dari dalam pribadinya.

Akan lebih baik perbedaan pendapat ini saling dihargai dan mengedapankan toleransi terhadap perbedaan pendapat dibandingkan saling mengedepankan sikap egois. Dengan demikian pasti muncul suara seiya sekata untuk mengejar target produksi dengan cacat mutu yang diminimalkan.

Dalam hal ini tugas manager untuk menanamkan dan memastikan keberadaan toleransi perbedaan pendapat tersebut. Demikian juga jajaran di bawah leader shift yaitu para supervisor dalam satu grup mesti memiliki juga sikap toleransi terhadap perbedaan pendapat diantara rekan sekerja.

2. Bangun kepercayaan tim

Selanjutnya ketika toleransi terhadap perbedaan pendapat antar grup dan antar rekan kerja sudah tertanamkan dengan baik, bangun kepercayaan tim. Grup A harus mempercayai kepada grup B bahwa beban kerja seimbang begitu juga sebaliknya.

Contoh kasusnya adalah ketika shift siang, beban kerja sudah maksimal karena selain pengejaran terhadap target dan mutu yang tinggi, juga harus melayani banyak permintaan atau tuntutan yang datang dari departemen lain seperti Marketing dan PPIC yang menuntut on target.

Selain itu, shift siang melakukan pengejaran lainnya pada departemen support seperti ke bagian Maintenance jika mesin produksi mengalami kerusakan atau perlu modifikasi dan ke bagian gudang material utama dan material pendukung agar pasokan berjalan terus tidak terputus akibat persediaan habis.

Dari kondisi ini bangun kepercayaan bahwa pada shift malamnya seluruh tim akan berjuang semaksimal mungkin melanjutkan yang belum selesai di akhir shift siang, tidak bekerja asal walaupun pengawasan saat malam hari berkurang.

3. Pahamkan visi dan misi perusahaan

Visi dan misi perusahaan biasanya berisikan slogan tentang perusahaan menjadi yang terbaik dan nomor satu di kelasnya. Visi dan misi bisa diibaratkan sebagai bendera pemersatu agar semua berfokus ke arah sama yaitu mewujudkan perusahaan menjadi terbaik di bidangnya.

Manajemen perusahaan memiliki tanggung jawab memberikan pemahaman kepada semua karyawan baik melalui pelatihan internal, sosialisasi antar bagian maupun dengan pemasangan spanduk dan poster di area pabrik yang bisa dibaca semua karyawan.

Buat karyawan merasa bangga bahwa mereka bekerja di perusahaan terbaik sehingga secara tidak langsung memberikan motivasi agar mereka bekerja dengan sebaik - baiknya dan mematuhi peraturan perusahaan.

4. Tingkatkan komunikasi yang terarah

Sering kita mendengar adanya kemacetan dalam proses sehingga tujuan tidak bisa dicapai disebabkan oleh masalah komunikasi. Hal ini memang benar bahwa komunikasi akan membuka jalan solusi yang berhubungan dengan kendala di lapangan.

Ciptakan suasana komunikasi terarah kepada sasaran pekerjaan yang hendak dicapai bukan kepada debat kusir yang tidak ada ujungnya. Komunikasi dibuat tidak kaku dan memakai bahasa yang santun.

Media komunikasi bisa berupa langsung seperti rapat koordinasi, pertemuan pembahasan pekerjaan atau bisa komunikasi secara tidak langsung seperti pemakaian telpon, email dan media sosial.

Belakangan ini bentuk komunikasi melalui media sosial yang paling sering digunakan karena informasi bisa cepat mengalir dari jarak jauh dan dapat diketahui bersama sehingga mempercepat keputusan yang harus segera diambil untuk memecahkan permasalahan.

5. Penyegaran

Titik jenuh pekerjaan akan terjadi disuatu waktu sebagai akumulasi dari banyaknya pekerjaan pabrik yang harus diselesaikan dan setiap hari melalui hampir 11 jam berada di pabrik.

Kejenuhan bisa berakibat hilangnya konsentrasi sehingga menimbukkan perasaan emosi, kerja asal dan tidak mengeluarkan yang terbaik untuk melakukan pekerjaan ini. Kejenuhan atau kelelahan psikis dapat menyebabkan keempat cara agar selalu kompak yang disebutkan sebelumnya menjadi sia - sia.

Manajemen pabrik segera tanggap apa bila melihat gejala kejenuhan dengan proyeksi secara keseluruhan, bukan pada kejenuhan perorangan. Amati salah satu cirinya dari tingkat produktivitas yang cenderung turun atau tidak stabil. Maka segera lakukan penyegaran agar semangat kerja pulih seperti sedia kala.

Bentuk penyegaran bisa berupa penyelenggaraan wisata bersama ke tempat wisata diluar kota atau membuat suatu acara arisan bersama yang tempatnya bergiliran di rumah peserta arisan. Masih banyak lagi program penyegaran yang bisa dibuat intuk memulihkan semangat kerja karyawan.

0 Comments

Posting Komentar

Admin akan berupaya membalas setiap komentar Anda kecuali dari Anonim akan dibalas berdasarkan pertimbangan tertentu. Terima kasih